4 nemme værktøjer til forvaltning af museumsbegivenheder

Management af museumsbegivenheder er svært. Faktisk er det at planlægge en begivenhed på et museum en meget anderledes opgave end at planlægge en begivenhed som en koncert, en middag eller en festival.

Museer kræver, med få undtagelser, at tingene styres stramt. Der er normalt flere sikkerhedsproblemer på et museum end ved f.eks. et bryllup. Og den type begivenhed, du planlægger, er normalt for en mere sofistikeret deltager end ved en orientering om en førsteårsstuderende eller en parade. At afholde et arrangement på et museum kræver, at arrangementet skal være præcist og fri for fejl. Der er lidt plads til fejl. Selv når vi taler om et børnemuseum, rejser børn ofte med skoler og skal holde sig til stramme tidsplaner og skændes hårdt, så ingen vandrer væk. 

Men der er museumsbegivenhedsstyringsprogrammer, der vil hjælpe dig med at komme igennem disse vanskeligheder og få hele processen til at forløbe meget glattere. Vi har samlet fire software til museumsbegivenhedsplanlægning, der kan hjælpe din begivenhed til at køre perfekt.

# 1. Trello

Trello er et gratis projektplanlægningssoftware. Den bruger en meget brugervenlig grænseflade til at oprette to-do-lister for én person eller for en hel organisation. Forestil dig, at du starter planlægningen af ​​en begivenhed og brainstormer, skriver alt, hvad der skal gøres, på en klæbe seddel og derefter tildeler hver enkelt klisterlapp til en person i arrangementsplanlægningsudvalget. Det er, hvad Trello er, men det hele er online.

Brugere vil nemt være i stand til at spore de projekter, der er tildelt dem, for at flytte dem fra det ene færdiggørelsestrin til det næste, og for at se, hvordan alle andre på teamet klarer sig med deres opgaver. Projektledere kan overvåge hele operationen og se, når begivenheden samles.

# 2. Asana

Asana er en projektstyringssoftware, der er gratis at bruge (til små begivenheder) og lader dig opdele projekter i underlister og endnu dybere i underunderlister. Der er dashboards, som lader dig se, hvor meget af hver del af projektet, der er gennemført. Desuden kan du hele tiden arrangere og omarrangere museets arrangementer for at sikre, at når én ting er gjort, kan den næste ting begynde. 

Asana bryder ned til personniveau og viser hver museumsmedarbejder, hvad deres rolle vil være, og hvilke opgaver de skal udføre hvornår. 

# 3. Klik på Op

ClickUp er et museumsbegivenhedsplanlægningsværktøj, der er for de visuelle elever. Det lader dig skabe projekter, ligesom Asana og Trello gør, men så tilbyder det et utal af forskellige visninger, hvorigennem du kan analysere opgaverne, efterhånden som din museumsbegivenhed nærmer sig. Der er lister, Kanban-visninger, endda Gantt-diagrammer er tilgængelige. Selvom de er en premium-funktion til den ellers gratis software. 

Softwaren tilbyder mange visninger med en chatfunktion, der lader medlemmer af museumsteamet tale om de individuelle opgaver, mens de udfører hver enkelt. Det har også en Doc-funktion, som i det væsentlige er en wiki, der kan oprettes omkring ethvert specifikt aspekt af projektet. 

Den eneste ulempe er, at indlæringskurven med ClickUp er lidt stejl. Men når du først har fået styr på det, kan det hjælpe din museumsbegivenhed med at planlægge en hel del.

# 4. Timely

Timely er den perfekte event management software til museum og kunstgallerier. Det giver museer og gallerier mulighed for at skabe en smuk online begivenhedskalender på deres egen hjemmeside. Det automatiserer også flere opgaver, hvilket gør det nemmere at promovere begivenheder online. For eksempel at poste begivenheder på sociale medier og sende nyhedsbreve om kommende begivenheder på en automatiseret måde. 

Desuden Timely software til håndtering af museumsbegivenheder gør det muligt at indsamle svar og sælge billetter til arrangementer. Disse kan forudbestilles eller købes ved døren. Og det hele føres i samme regnskabssystem. 

Desuden kan alt tilpasses, så det ligner dit museums mærke og tonefald. Fra dit logo, mærkede farver og skrifttyper til begivenheders billetter og e-mail-notifikationer.  

Med al denne begivenhedsteknologi til din rådighed, vil du helt sikkert imponere dine lånere og donorer. Det vil også gøre det nemmere for dem at deltage i dine arrangementer. Til software til planlægning af museumsbegivenheder, Timely er et must-have. 

Kontakt os at lære mere om Timely eller  prøv gratis!