7 tips til at skrive den perfekte e-mail-påmindelse til begivenheden

Hvis du tror, ​​at dit arbejde med deltagerne er færdigt, når de har købt en billet eller tilmeldt dig dit arrangement, så tro om igen. Selvom tilmelding viser, hvor meget de virkelig ønsker at komme, kan der være mange grunde til, at de ikke kan – eller simpelthen har glemt det. Det lyder uvirkeligt, men det er faktisk rigtigt, hvor ofte folk glemmer noget så stort som en begivenhed, når de glæder sig så ivrigt til at deltage i dem. Sørg for, at dit publikum dukker op med vores 7 tips til at skrive den perfekte e-mail-påmindelse til begivenheden!

Hvad er en e-mailpåmindelse?

E-mail-påmindelser er elektroniske beskeder, som begivenhedsarrangører sender til deres publikum før en begivenhed. Denne e-mail indeholder normalt oplysninger om begivenheden, såsom dato, klokkeslæt, begivenhedsnavn, hvad man skal medbringe, og hvordan man forbereder sig. Det kan ligne en simpel praksis, men det hjælper mange deltagere med at minde om begivenheder og opmuntre dem til at deltage.

Hvorfor skrive en e-mailpåmindelse?

Selvom du bare kan se det som en god praksis, kan det være meget fordelagtigt at skrive en e-mail-påmindelse til selv. Faktum er, at det at skrive simple e-mails, med god visuel hjælp og sendt på det rigtige tidspunkt, vil hjælpe dine deltagere med at huske din begivenhed. På denne måde er det mere usandsynligt, at de går glip af noget. Derfor kan du som eventarrangør tjene flere penge og få mere positiv feedback om dit arrangement.

Desuden vil det at skrive en e-mail-påmindelse til dine begivenheder hjælpe dig med at dele alle de fantastiske og underholdende programmer, du har forberedt til dagen. 

Normalt sender begivenhedsarrangører e-mail-påmindelser gentagne gange på strategiske datoer for at sikre deres tilmeldte deltagelse. Det kan være to uger før dit arrangement, en uge, en dag og tidligere på dagen for arrangementet. Din tilgang vil bestemme hyppigheden og datoerne.

Vi har samlet nogle gode tips og værktøjer, så du kan forberede din e-mail-påmindelsesplan. Fortsæt med at læse for syv tips til, hvordan du skriver en påmindelsesmail til en begivenhed.

Sådan opretter du effektive e-mailpåmindelser til dine begivenheder

For at oprette en effektiv begivenhedspåmindelses-e-mail, som dit publikum vil være glade for at modtage, er der nogle nemme trin, du kan følge. Se nedenfor vores liste med syv tips til at skrive de perfekte e-mail-påmindelser til begivenheder!

1. Kend dit publikum

Hvis du på forhånd ved, hvordan dit publikum opfører sig, og hvad de forventer af dit arrangement, vil du vide, hvordan du nemt kan henvende dig til dem. For eksempel, hvis du organiserer en professionel konferencebegivenhed, ved du, at folk vil henvende dig mere høfligt og teknisk, og du kan gøre det samme i din e-mail-påmindelse. Dette tip går også til alder, genre og præferencer, der kan ændre, hvordan en bestemt målgruppe kan lide at kommunikere. Vær opmærksom!

2. Opret en emnelinje, der får opmærksomhed

En emnelinje er en af ​​de første ting, som folk ser, når de åbner en e-mail. Det skal fange opmærksomheden med det samme. Sørg for, at din emnelinje er kort og fængende. Et godt tip er at bruge ord som "gå ikke glip af" og "save the date" i titlen, for at minde dit publikum om, at din begivenhedsdato nærmer sig.

3. Inkluder detaljer om begivenheden

En anden god idé er at bruge e-mail-påmindelser til at fortælle folk, hvornår og hvor begivenheden finder sted. Du kan også benytte lejligheden til at oplyse andre detaljer om arrangementet, såsom billetpris, forberedelse og anvisninger på stedet. 

Glem ikke at inkludere et link til begivenhedssiden på din hjemmeside, og bede folk om at dele begivenheden med andre. Alle disse fremgangsmåder kan hjælpe dig med at samle et bredere publikum og endda bringe nye mennesker til dit arrangement.

Hvis du udsender påmindelser før begivenheden starter, skal du sørge for at bruge den rigtige tone. Folk, der modtager disse e-mails, vil sandsynligvis have travlt med andre ting, så hold dine beskeder korte og venlige.

4. Inkluder et personligt præg

Et personligt præg rækker langt, når det kommer til at minde folk om en kommende begivenhed. Hvis du skriver en e-mail-påmindelse til personer, du ikke kender, kan det være svært at blive intim, men du kan altid skrive på din egen måde og vise folk, at du har brugt tid og kræfter på at forberede påmindelsen selv. Og dette fører os til vores næste tip.

5. Brug en god opfordring til handling

Du bør også sikre dig, at din e-mail indeholder en opfordring til handling (CTA). Det betyder, at du skal fortælle folk, hvad de skal gøre efter at have læst din besked. Du skal med andre ord give dem noget at klikke på, så de kan gå direkte til begivenhedssiden.

Her er nogle gode eksempler på CTA'er til din påmindelse til begivenheds-e-mail:

• Gå ikke glip af
• Gå ikke glip af chancen
• Sidste chance
• Glem ikke
• Husk at RSVP
• Husk at købe din billet

6. Vær specifik om, hvornår du sender påmindelserne ud

Personer, der modtager påmindelsesmail om begivenheden, har en tendens til at svare eller dukke op oftere end dem, der ikke gør. Så sørg for at sende dem ud på de rigtige tidspunkter. Det er vigtigt at huske, at den bedste dato for at sende påmindelser afhænger af din tilgang, men her er en enkel tidsplanidé:

14 dage før arrangementet: begivenhedsinformation og nyheder, herunder billetinformation og hvor mange der stadig er tilgængelige.

7 dage før arrangementet: venlig e-mail-påmindelse om, at begivenheden kommer, men folk kan stadig købe billetter i sidste øjeblik og forberede sig til det.

3 dage før arrangementet: e-mail-påmindelse med begivenhedsoplysninger, tid og dato fremhævet. Du kan også give en rutevejledning til spillestedet eller adressere de ofte stillede spørgsmål i sidste øjeblik. Send en klar besked til deltagerne "Gå ikke glip af det!"

1 dag før arrangementet: informerer om, at begivenheden finder sted næste dag. Gør opmærksom på overskriften ved hjælp af ord som f.eks "Det kommer!"

Dag for arrangementet: du kan informere dine deltagere om, at arrangementet starter om et par timer, og hvordan du forbereder dig på trafik eller andre gener.

7. Læs korrektur på din påmindelse

Det er en god øvelse at genlæse dine tekster og beskeder igen for at finde ud af, hvad du kan forbedre. Desuden er det en almindelig praksis blandt indholdsforfattere og eksperter, som du kan inkludere i din daglige basis. Efter en time, eller endda en dag, hvor du skrev din påmindelsesmail til begivenheden, skal du læse den igen med et klart hoved. Det vil hjælpe dig med at inkorporere fine detaljer og detaljer, som du helt glemmer, når du er for fokuseret på opgaven.

Ved brug af Timely Automatiserede hændelsespåmindelsesskabeloner

Folk, der vil vide, hvordan man skriver påmindelses-e-mail til begivenheder, ønsker ofte at oprette en skabelon, som de kan sende til alle deres deltagere. At arbejde med e-mailskabeloner er ikke kun smart, men tilbyder også en mere skalerbar løsning for enhver virksomhed.

Selv når du ønsker at tilføje dit personlige præg og kommunikere direkte med dit publikum, er det ikke praktisk at skrive en påmindelsesmail for hver begivenhed eller deltager én efter én. Det er derfor den bedste event management systemer har foruddefinerede skabeloner, du kan bruge til at henvende dig til dit publikum med lethed.

Timely Event Management Software er det perfekte værktøj til at hjælpe dig med at organisere begivenheder og skabe mindeværdige oplevelser. Ud over alle de fantastiske begivenhedsudgivelses-, promoverings- og billetfunktionaliteter, kan den også hjælpe dig med at automatisere dit workflow for din begivenhedspåmindelse via e-mail. Du kan bruge vores begivenhed e-mail skabeloner eller lav din egen.

Tag fat i dag for at lære mere om Timely's begivenhedssoftware. Vi vil helt sikkert hjælpe dig med at tage dine begivenheder til det næste niveau.