4 værktøjer til at strømline arrangementsstyring på museum

Det er ikke nogen let opgave at planlægge et arrangement på et museum. I modsætning til koncerter, festivaler eller private middage kræver museumsarrangementer præcision, struktur og en dyb respekt for stedets formål og samlinger. Fra styring af sikkerhed og besøgsflow til koordinering af tidsplaner for grupper eller skolerundvisninger skal hver eneste detalje kontrolleres omhyggeligt. I dette indlæg vil vi udforske 4 værktøjer, der kan hjælpe dig med at strømline administrationen af ​​museumsarrangementer.

I. De bedste værktøjer til at forenkle arrangementsstyring på museum

Uanset om du er vært for en galla, et uddannelsesprogram eller en familiedag, er fejlmargenen lille – og effektivitet er nøglen. Heldigvis er moderne software til håndtering af museumsbegivenheder kan gøre denne komplekse opgave nemmere end nogensinde. Nedenfor har vi fremhævet fire effektive værktøjer, der er designet til at hjælpe dig med at organisere problemfri og succesfulde museumsbegivenheder.

1. Trello

Trello er et gratis projektplanlægningssoftwareprogram. Det bruger en meget brugervenlig grænseflade til at oprette to-do-lister for én person eller for en hel organisation. Forestil dig at starte planlægningen af ​​et arrangement og brainstorme, skrive alt, hvad der skal gøres, på en post-it og derefter tildele hver post-it til en person i eventplanlægningsudvalget. Det er, hvad Trello er, men det er alt sammen online.

Brugere vil nemt være i stand til at spore de projekter, der er tildelt dem, for at flytte dem fra det ene færdiggørelsestrin til det næste, og for at se, hvordan alle andre på teamet klarer sig med deres opgaver. Projektledere kan overvåge hele operationen og se, når begivenheden samles.

2. asana

Asana er et gratis projektstyringssoftwareprogram (til mindre arrangementer), der giver dig mulighed for at opdele projekter i underlister og endnu dybere i underunderlister. Der er dashboards, der lader dig se, hvor meget af hver del af projektet der er færdigt. Derudover kan du konstant arrangere og omarrangere museumsbegivenhederne for at sikre, at når én ting er færdig, kan den næste begynde. 

Asana bryder ned til personniveau og viser hver museumsmedarbejder, hvad deres rolle vil være, og hvilke opgaver de skal udføre hvornår. 

3. Klik påUp

Klik på Op er et værktøj til planlægning af museumsbegivenheder, der er rettet mod visuelle elever. Det giver dig mulighed for at oprette projekter, ligesom Asana og Trello gør, men det tilbyder et utal af forskellige visninger, hvorigennem du kan analysere opgaverne, efterhånden som dit museumsbegivenhed nærmer sig. Der er lister, Kanban-visninger og endda Gantt-diagrammer tilgængelige. Selvom de er en premium funktion til den ellers gratis software. 

Softwaren tilbyder mange visninger med en chatfunktion, der lader medlemmer af museumsteamet tale om de individuelle opgaver, mens de udfører hver enkelt. Det har også en Doc-funktion, som i det væsentlige er en wiki, der kan oprettes omkring ethvert specifikt aspekt af projektet. 

Den eneste ulempe er, at indlæringskurven med ClickUp er lidt stejl. Men når du først har fået styr på det, kan det hjælpe din museumsbegivenhed med at planlægge en hel del.

4. Timely

Timely er den perfekte event management software til museum og kunstgallerier. Det giver museer og gallerier mulighed for at skabe en smuk online begivenhedskalender på deres egen hjemmeside. Det automatiserer også flere opgaver, hvilket gør det nemmere at promovere begivenheder online. For eksempel at poste begivenheder på sociale medier og sende nyhedsbreve om kommende begivenheder på en automatiseret måde. 

Desuden Timely software til håndtering af museumsbegivenheder gør det muligt at indsamle svar og sælge billetter til arrangementer. Disse kan forudbestilles eller købes ved døren. Og det hele føres i samme regnskabssystem. 

Desuden kan alt tilpasses, så det ligner dit museums mærke og tonefald. Fra dit logo, mærkede farver og skrifttyper til begivenheders billetter og e-mail-notifikationer.  

Med al denne begivenhedsteknologi til din rådighed, vil du helt sikkert imponere dine lånere og donorer. Det vil også gøre det nemmere for dem at deltage i dine arrangementer. Til software til planlægning af museumsbegivenheder, Timely er et must-have. 

Kontakt os at lære mere om Timely eller  prøv gratis!