Udvælgelse af softwareleverandør til eventstyring: 7 ting at overveje

At vælge en leverandør af event management software er en vigtig beslutning. Det vil hjælpe dig med at opnå et højere niveau af automatisering, så du kan fokusere på de ting, der betyder mest - at gennemføre fantastiske begivenheder og give en problemfri oplevelse til dine deltagere. Der er et par punkter nedenfor, som er ret vigtige i dit valg af softwareleverandør til eventstyring:

1. Produkttilpasning 

Den første ting, du skal overveje, når du vælger en leverandør af software til eventstyring, er produkttilpasning. Du skal have en klar forståelse af dine smertepunkter, og hvilke softwarefunktioner der bedst kan løse dem.

Rådgivning med alle interessenter og derefter udarbejdelse af et regneark med dine funktioner, du skal have, kan hjælpe dig med at identificere dine behov. Dette dokument kan også hjælpe dig med at forberede RFP eller SOW, hvis det er et krav i din organisation. 

Når du ved, hvad dine behov for event management er, er det nemmere at søge og finde den rigtige leverandør. Du kan starte med at gennemgå dine potentielle softwareleverandører' produktbeskrivelse af event management software, på udkig efter de ønskede funktionaliteter. Derudover kan du bede dem om deres funktionslisteeller for en produkt demonstration for at bekræfte, om systemet markerer alle dine felter.

Med disse ressourcer ved hånden er det meget nemmere at vælge leverandører og beslutte, hvem der skal komme på din korte liste. 

2. Team skalerbarhed 

Hvis du vil have mere end én person i din organisation ved at bruge din event management software, så tjek hvor mange licenser der er inkluderet i deres betalingsplaner. Sørg for at tjekke dette, før du tilmelder dig en plan, da du kan blive tvunget til at betale ekstra. Mange softwareudbydere tillader ikke deling logins med teammedlemmer.

For hold på mere end to giver det mening at finde en platform med overkommelige priser pr. bruger. Nogle leverandører af eventstyringssoftware er licensbaserede og opkræver et fast abonnement pr. bruger, hvilket kan blive uoverkommeligt, efterhånden som din eventvirksomhed vokser.

Arbejd med en virksomhed, der er fleksibel i forhold til din teamstørrelse og giver dig mulighed for nemt at tilføje medlemmer efter behov med en prisstruktur, der giver mening for dig.

3. Brugervenlighed

For at forstå, om et værktøj er nemt at bruge, skal du anmode om en gratis prøveperiode og teste det på egen hånd. Det kan være en fordel at tjekke eventuelle kundeanmeldelser, helst i din branche.

Anmodning om en demo af grænsefladen for dem på front-end, så du kan være sikker på, at det er en nem teknologi for dine deltagere at adoptere.

Hvordan er platformens tilpasningsmuligheder? Tjek, om det er nemt at ændre farver, logoer, designe en brandet registreringsside, sende e-mail nyhedsbreve til kundeemner, oprette brugerdefinerede URL'er uden hjælp fra en udvikler eller webdesigner. Er billetfunktionen let at tilpasse? Det er vigtigt at lede efter en grænseflade, der leverer data i realtid, hvilket gør indtægtsprognoser og deltagercheck-in nemmere.

Løsningen på dette er at bruge Timely begivenhedsstyringssoftware. Som en one-stop-løsning gør vores event management platform dig i stand til at strømline og automatisere alle aspekter af eventadministration, så du kan sole dig i succesen med dit næste arrangement!

Uanset hvilket aspekt af begivenhedsplanlægning eller promovering du har brug for hjælp til, Timely vil have alle funktioner og støtte du har brug for for at gøre din eventvirksomhed til en succes. 

4. Sikker og kompatibel

For nogle organisationer er informationsteknologisikkerhed og lovoverholdelse også relevante overvejelser ved indkøb begivenhedsstyringssoftware. At arbejde med leverandører af event management software, der tager disse problemer alvorligt, kan helt sikkert minimere potentielle risici og ansvar.    

Normalt har store organisationer og offentlige myndigheder interne indkøbsprocedurer på plads, som omfatter en komplet gennemgang af leverandørers interne politikker. Fælles temaer omfatter it-sikkerhed, globale love om beskyttelse af personlige oplysninger og tilgængelighed. Hvis det er tilfældet, skal du fokusere på leverandører, der har sikkerhedsprotokoller, en PrivatlivspolitikOg en erklæring om webtilgængelighed. Det vil gøre din indkøbsproces lettere!

5. Træning og support

Spørg om, hvilken form for træning og støtte, der er tilgængelig for dig, når du taler med sælgeren. Hvad er deres onboarding-proces? Hvor meget støtte vil du få, når du sætter platformen op?

Tilbyder platformen en stærk kundesupport? Kontrollerer for en help center eller træningsvideoer kan være et godt sted at starte. Find ud af, om de tilbyder live virtuel træning eller privatundervisning mod et ekstra gebyr. Hvis du har begrænset hjælp fra dit team til at konfigurere din begivenhedsteknologi, skal du være særlig opmærksom på dette. 

Timely tilbyder en robust help center med video tutorials. Det er det grundlæggende at bruge grænsefladen og konfigurere din Timely Event Management Software; guide dig gennem din rejse til at blive en event manager mester! De tilbyder også avanceret træning med en-til-en sessioner for brugere.

6. Understøtter forretninger som din

Hvis event management platformen har været involveret i begivenheder, der ligner din med hensyn til branchetype og størrelse, så er de nok den rigtige til at håndtere din. Dette er et vigtigt kriterium for udvælgelse af leverandører for at sikre succes i dit valg af software til eventstyring. 

Vi anbefaler, at du laver din egen research. Opsøg for eksempel casestudier, anmeldelser og udtalelser, for at se, om andre kunder er tilfredse med deres valg af platform til eventstyring.

Vi forstår, at udvælgelsesprocessen for softwareleverandører er en vanskelig opgave. Heldigvis, Timely gør dette valg lettere ved at være en enkel, integreret og intuitiv event management software.

Timely hjælper private, offentlige og nonprofitorganisationer med at administrere begivenheder mere effektivt. Uanset din størrelse, kan vi hjælpe dig med at nå dine begivenhedsmål. Vi serverer alle mulige begivenhedsmarkeder og brancher. Ja, Timely er valget af mere end 150,000 organisationer verden over for at bringe deres arrangementer til næste niveau.

7. Pris- og faktureringsmuligheder

I din softwareleverandørudvælgelsesproces skal du overveje, hvilke prismuligheder der er tilgængelige med hensyn til funktioner eller tilføjelser, der kræves til din virksomhed.

Spørg leverandøren af ​​event management software, om prisen er beregnet ud fra funktioner, du vil bruge, antallet af deltagere eller antallet af begivenheder, du vil være vært for. Hvis du er vært for flere arrangementer i løbet af året, kan det være en fordel at undersøge en årsplan. Nogle gange kan det være mere omkostningseffektivt at tilmelde sig et helt år i stedet for en månedlig plan.

Nogle løsninger tilbyder en personlig oplevelse i henhold til din virksomheds specifikke krav til eventstyring. Hvis du leder efter skræddersyede pakker, Timely tilbyder virksomhedskunder tilpassede softwareløsninger til eventstyring og priser. Opret, importer og promover masser af begivenheder, og administrer begivenheder mere effektivt. 

Den rigtige leverandør af Event Management-software

Sammenfattende er den bedste leverandør af event management software den, som produktet tjekker de fleste af dine kasser, kan vokse med dig og er nem at bruge. . Også den, der er sikker og kompatibel, tilbyder træning og support, har arbejdet med virksomheder som din og passer inden for dit budget.

Timely er den valgte leverandør af mere end 150,000 begivenhedsskabere verden over. Vores fleksible event management software fungerer perfekt med alle slags begivenheder, inklusive virtuelle, personlige og hybride begivenheder. Med vores system kan du centralisere alle dine begivenhedstilbud til en smuk begivenhedsliste eller kalender og nemt tilpasse dine begivenhedslandingssider. Derudover kan du automatisere din begivenhedspromovering ved at dele dem som et nyhedsbrev eller automatisk udgive dem på sociale medier. Du kan også acceptere registreringer og sælge billetter online fra din egen hjemmeside, uden mellemled.

Kontakt os at lære mere om Timely eller prøv gratis!