2024 Event Accessibility Guide: Planlægning af tilgængelige begivenheder

Det vurderer Verdenssundhedsorganisationen (WHO). 1.3 milliarder mennesker oplever en eller anden form for handicap. Dette repræsenterer 16 % af verdens befolkning, der lever med en eller anden form for handicap. At tale om tilgængelighed til arrangementer handler ikke kun om rummelighed, det handler om at sikre lige mulighed for deltagelse og nydelse for alle. I denne vejledning om tilgængelighed til begivenheder vil vi diskutere aktuelle bedste praksisser og retningslinjer for planlægning af tilgængelige begivenheder.

I. Hvorfor er tilgængelighed til begivenheder vigtig?

Begivenheder er en fantastisk måde at forbinde, uanset om de er professionelle, uddannelsesmæssige eller sociale. Men uden ordentlig planlægning kan de utilsigtet udelukke andre, især dem med handicap.

At være vært for tilgængelige arrangementer giver ikke kun handicappede lige muligheder for at deltage i begivenheden, men minimerer også deres behov for at anmode om særlige arrangementer. Hertil kommer Amerikanere med handicaplov (ADA) kræver, at alle offentlige arrangementer, konferencer og møder er tilgængelige. Så det er obligatorisk for begivenhedsplanlæggere, der er vært for disse typer begivenheder, at have ADA-overholdelse for begivenheder. 

For korrekt at sikre, at alle er og føler sig inkluderet, bør begivenhedsarrangører proaktivt planlægge begivenheder fri for alle barrierer. Og dette inkluderer alle fysiske, kommunikationsmæssige, teknologiske og andre barrierer.

II. Bedste praksis for planlægning af tilgængelige begivenheder i 2024

At organisere en tilgængelig begivenhed, der byder alle velkommen, kan virke skræmmende i starten, men at følge nogle nemme retningslinjer for tilgængelighed for begivenheder vil sikre en smidig proces. For at hjælpe dig i denne bestræbelse er her en liste over bedste praksis for at organisere en begivenhed, der henvender sig til alle deltagere.

1. Tænk fremad, når du planlægger en tilgængelig begivenhed

Det kan være svært at tænke på, hvordan man gør arrangementer mere tilgængelige, når man har en million andre ting på hjerte under planlægningsprocessen. Vent ikke til sidste øjeblik. Start så tidligt som muligt for at sikre, at alle aspekter af dit arrangement er tilgængelige.

Det er bestemt ikke altid intuitivt at planlægge tilgængelige begivenheder. At overveje alle de potentielle barrierer ved en begivenhed, og hvordan man håndterer dem på forhånd, er en god praksis. Der er ingen ensartet løsning, så husk, at tilgængelighed påvirker forskellige aspekter, fra planlægning af tilgængelighed af begivenheder og promovering til udførelse.

Stil dig selv spørgsmål som:

• Hvem er dit publikum? Hvilken type evner mangler en person, der kommer til dit arrangement?
• Er der potentielle barrierer, der forhindrer tilgængelighed af arrangementer for mennesker med handicap? Kan disse minimeres eller elimineres?
• Har stedet ADA-overholdelse for arrangementer? Kan nogen i kørestol gå frit rundt? Er der ramper eller elevatorer på stedet? Er der automatiske døre, som alle kan få adgang til? Er der stille rum eller rum?
• Er den virtuelle begivenhedsplatform tilgængelig med en skærmlæser? Tilbyder den tilgængelighedsfunktioner som tastaturnavigation, klare overskrifter og alternativ tekst til billeder?
• Overvejede du at levere fødevarer, der ikke indeholder almindelige allergener, såsom jordnødder eller jordnøddeolier? Tilbyder cateringfirmaet en alternativ menu til personer med madrestriktioner?

Det er blot nogle få ideer til at få dig til at tænke. Hvis du forbereder dig på forhånd og tænker over så mange muligheder som muligt, er det sværere for noget at gå galt. Prøv at tage noter, hver gang du tænker på noget, og studer, hvad du kan gøre. På denne måde vil du gøre dine arrangementer mere inkluderende og sjove for alle.

2. Henvend folk ordentligt

For at sikre tilgængelighed til begivenheder er det vigtigt at kende dit publikum, og endnu vigtigere, hvordan du kommunikerer med dem. Mens du henvender dig til målgrupper med handicap, skal du sørge for at vide, hvordan du refererer til dem korrekt. For eksempel kan udtrykket "handicappet" være uhøfligt, og det bruges ikke i øjeblikket. Prøv i stedet at bruge "en person med handicap". 

3. Sørg for, at du har en tilgængelig begivenhedswebsted

Nogle mennesker med syns- eller bevægelseshandicap kan have svært ved at søge og finde information online. Standarder for webtilgængelighed sigte på at skabe online-miljøer, hvor alle har lige adgang. For at overholde disse standarder skal al elektronisk teknologi og informationsteknologi være tilgængelig for mennesker med handicap. 

Hvis dit websted mangler tilgængelighed, bliver det meget ubehageligt for personer med supportbehov at navigere og lære om din organisation og de arrangementer, du tilbyder. For at bekræfte, om dit websted er tilgængeligt, kan du bruge en webtilgængelighedskontrol. Der er mange tilgængelige gratis online.

Derefter kan du bruge enkle værktøjer til at forbedre din hjemmesides tilgængelighed. For eksempel chats og videochat, tastaturinput, talte hilsner og live assistance. Med en tilgængelig hjemmeside kan du helt sikkert gøre dit arrangement inkluderende fra starten. 

4. Tilføj tilgængelighed i promovering og registrering af begivenheder

At lære om, hvad der sker, og tilmelde sig begivenheder, kan være en udfordring for personer med handicap at klare på egen hånd. Heldigvis er der flere tilgængelige teknologiske værktøjer, som kan hjælpe med at gøre din begivenheds opdagelse og registreringsproces for, hvordan du gør begivenheder mere tilgængelige. Timely softwareløsninger til begivenhederer for eksempel designet til at være tilgængelige for alle. 

Med Timely begivenhedsstyringssoftware, kan du nemt skabe smukke begivenhedskalendervisninger og begivenhedslandingssider for at fremvise dine begivenheder. Desuden kan du tilbyde begivenhedsregistrering og billetsalg direkte fra din hjemmeside. 

Dit publikum kan interagere med din kalender og søge efter begivenheder ved kun at bruge tastaturinput. De kan endda tilmelde sig begivenheder eller købe billetter uden brug af en mus. Hver funktionalitet er fuldt tilgængelig for mennesker med handicap. 

For at lære mere om de foranstaltninger, vi træffer for at understøtte tilgængelighed, kan du tjekke vores Erklæring om webtilgængelighed til arrangementer. Du kan også besøge vores demo kalender side at se vores tilgængelige software i praksis.

5. Maksimer kommunikationsmulighederne

Alt efter hvilken type arrangement du er planlægning, skal du muligvis forberede nogle specifikke tilgængelige kommunikationsmaterialer på forhånd. Der er mange overvejelser, du kan tage, når du udvikler dit arrangementsmateriale, for eksempel:

• Sørg for, at skrifttyper er læsbare ved at undgå dekorative skrifttyper og sikre, at de er størrelse 14 eller større. Undgå at bruge kursiv eller alle store bogstaver.
• Tjek for farvekontrast. Undgå mørke baggrunde med mørke print, samt lyse baggrunde med lyse print.
• Sørg for, at alle videoer er undertekster, og at undertekster er nøjagtige.
• Tilbyd alternative formater, såsom braille, stor skrift og sort/hvid.
• Sørg for, at alle tegn og symboler er oversat til sprog, som publikum forstår.
• Sørg for, at begivenheden finder sted i et miljø med masser af lys for at gøre kommunikationen lettere for folk, der læser på læbe.

6. Facilitere og opmuntre anmodninger om tilgængelighed for begivenheder

Mens planlægning og Fremme dit arrangement, stil spørgsmål til mennesker med handicap, som kunne være interesseret i at deltage. Giv dit publikum plads til at tale om deres præferencer. Du kan stille direkte spørgsmål eller give dem mulighed for at kommentere deres behov, hvis der er nogen.

Alternativt kan du opfordre deltagerne til at indsende formelle anmodninger om tilgængelighed til begivenheden samtidig med billetregistrering eller køb. For eksempel kan du levere en integreret spørgeskema til eventbooking og spørg om præferencer for dem, der deltager. 

Ved at stille spørgsmål og være åben for at tilbyde rimelige arrangementer, viser du personer med handicap, at dit arrangement er tilgængeligt og inkluderende.

7. Giv mobilitetsredskaber og hjælpeværktøjer

Der er mange værktøjer til tilgængelighed til begivenheder designet til at hjælpe mennesker med handicap. At gøre dem tilgængelige og synlige hjælper alle med at føle sig mere komfortable ved dit arrangement. For eksempel vil det at have et TTY-telefonnummer, en live-tekstforfatter eller endda nok plads til mobilitetsudstyr give dine deltagere en følelse af sikkerhed og tilhørsforhold, som de aldrig vil glemme.

8. Træn dit personale til tilgængelige arrangementer

Mange mennesker er ikke sikre på, hvordan (og hvornår) de kan hjælpe en person med handicap. Et veluddannet personale kan gøre hele forskellen, mens de planlægger tilgængelige arrangementer.

Du kan tilbyde kurser for at træne dit personale i tilgængelighed til begivenheder og forberede dem til at håndtere både rutine- og nødsituationer. Personalet skal forstå betydningen af ​​handicapkultur, som den relaterer til forskellige samfund, samt hvad det vil sige at være både synlig i sin identitet og samtidig rumme et spektrum af handicap.

9. Gør dig tilgængelig til enhver tid

At vide, hvordan man er tilgængelig uden at være påtrængende er nøglen til succes for en tilgængelig begivenhed. Mens mennesker med handicap er helt i stand til at gøre ting selv, kan de have brug for din hjælp af og til. Når det sker, så stil dig selv til rådighed hjerteligt, men vær ikke alt for hjælpsom.

10. Sæt dig selv i en anden persons sted

At sætte dig selv i dit publikums sted betyder at have empati for dem. Prøv at gå rundt på dit arrangementssted med lukkede øjne eller brug mobilitetsudstyr for at få oplevelsen. Sæt dig helt for enden af ​​dit mødelokale og tjek, om du kan se og forstå personen på scenen. Enhver indsats, du gør for at forstå dine deltageres forskelle, fører til en mere inkluderende og tilgængelig begivenhed for alle.

Kontakt os for at lære mere om tilgængelighed til begivenheder, og hvordan du og dit publikum kan drage fordel af Timely tilgængelig begivenhedsteknologi.