Casestudie: Jewish Federation of Southern Arizona

Opdag hvordan Timely hjalp den jødiske føderation i det sydlige Arizona med at styre deres kalenderressourcer bedre og holde deres samfund informeret og engageret. 

KLIENTPROFIL

Jødisk Føderation i det sydlige Arizona (JFSA) og Jewish Community Foundation i det sydlige Arizona (JCF), er to forskellige organisationer, der arbejder hen imod lignende mål i byen Tucson i den amerikanske stat Arizona. Det har de været Timely kunder siden 2019.

JFSA anses for at være det jødiske samfund i det sydlige Arizonas centrale planlægnings-, indkaldelses-, visions- og fundraising-organisation. De arbejder for at opfylde samfundets væsentlige behov og hjælpe med at styrke den jødiske livsstil for nuværende og kommende generationer.

På den anden side arbejder JCF med en mangfoldig befolkning af individer og familier for at give dem mulighed for at omfavne sager og organisationer, de holder af. Ved at gøre det fremmer JCF samfundsvækst og hjælper med at opbygge den langsigtede kapacitet hos lokale velgørende agenturer.

Begge organisationer har det jødiske samfund i tankerne og gennemgår i øjeblikket en proces med at gå sammen og blive én organisation. Sammen har de tre centraliserede kalenderressourcer, som alle administreres af Maya Horowitz, Director of Marketing, Communications & Events hos Jewish Federation of Southern Arizona.

Til dette casestudie vil du opdage, hvordan de to jødiske organisationer bruger Timely event management software til kirker og religiøse organisationer at administrere alle deres kalendere og begivenheder mere effektivt.

UDFORDRINGER

Den første af de tre kalendere er en ressource for fagfolk fra jødiske agenturer, synagoger og organisationer. "Denne kalender kaldes planlægningskalenderen og indeholder grundlæggende oplysninger om kommende begivenheder samt overordnede fællesskabsoplysninger, såsom ferier, University of Arizona sportsspil og skoleferier", tilføjede Maya.

Planlægningskalenderen bruges til at hjælpe med at bestemme tidspunktet for kommende begivenheder og til at gemme datoer for at undgå modstridende begivenheder i fællesskabet. "I betragtning af overlapningen i vores publikum er det vigtigt, at vi koordinerer", forklarede Maya.

Den anden ressource er en offentligt annonceret fællesskabskalender, der indeholder kommende begivenheder af interesse. Fællesskabsmedlemmer kan henvise til denne kalender for at finde måder at forbinde med det jødiske liv.

Som den sidste ressource kan fællesskabsmedlemmer vælge at modtage en nyhedsmail, der sendes ugentligt. Den indeholder kommende begivenheder med information om begivenheder, der sker i nærheden.

At skulle administrere tre forskellige kalendere var ved at blive en vanskelig opgave for Maya og hendes team. På trods af det betydelige overlap i indholdet talte deres ressourcer ikke til hinanden og resulterede i spild af personaletid. Det var også svært at promovere begivenheder fra alle tre kilder. "Denne ineffektivitet bidrog til tab af personaletid og huller i indholdet", sagde Maya.

En anden stor udfordring for organisationerne var indsendelse af begivenhed behandle. JFSA og JCF plejede at modtage begivenhedsindsendelser via e-mail, hvilket betød mere arbejde for ledelsespersonalet. Hvis der var en fejl, eller manglende information, var det organisationens ansvar at rette fejl og korrespondere med begivenhedsindsenderen for at rette det.

Deres mål omfattede:

LØSNING

RESULTATER

"I vores egen forskning havde vi kun fundet løsninger, hvor community- og nyhedsflash-kalendere kunne synkroniseres. De inkluderede ikke muligheden for også at inkludere planlægningskalenderen. Vi tænkte, at vi måske skulle have to separate løsninger.", sagde Maya. 

Med det formål at nå alle deres mål for event management bad Maya deres webudvikler om at søge efter en teknologisk løsning, og han fandt Timely. 

Timely's løsninger gav det, de havde brug for, og nu kræver administrationen af ​​tre kalendere minimalt tilsyn. For eksempel daglige administrative kontroller for begivenheder overlapper planlægningskalenderen, daglige administrative kontroller for ufuldstændige begivenheder på fællesskabskalenderen og ugentlig programmering af nyhedsflashen.

Med Timely's Event Management Software til kirker og religiøse organisationer, JFSA og JCF event management team overvåger og hjælper nu kun indsendere i tilfælde af konflikter. Indsendere af begivenheder er nu ansvarlige for deres eget indhold. De kan tagge begivenheder som 'Fællesskab', hvilket vil muliggøre en synkronisering med fællesskabskalenderen

For at hjælpe deres fællesskab og skabe en problemfri oplevelse for deres brugere, introducerede de jødiske organisationer en trin-for-trin guide til, hvordan de indsender og bruger deres kalendere. De tilbyder også træning for organisationer, agenturer og synagoger, som alle fik status som afsender til planlægningskalenderen.

En anden Timely event management værktøj, der har hjulpet organisationerne med event promotion er det automatiserede ugentlige nyhedsbrev. I tilfælde af JFSA og JCF sendes nyhedsbrevet til e-mail-abonnenter og indeholder alle de kommende begivenheder i den næste måned, hentet direkte fra fællesskabskalenderen. "Vi bruger det også som et sponsorfrynsegode og tilføjer et nyt sponsorlogo hver uge", afsluttede Maya.

Ialt, Timely har hjulpet Jewish Federation of Southern Arizona og Jewish Community Foundation of Southern Arizona på flere måder, herunder:

Jewish Federation of Southern Arizonas fantastiske begivenhedskalendere! 

"Før implementering Time.ly, vores kalenderressourcer talte ikke sammen på trods af det betydelige overlap i indholdet. Denne ineffektivitet bidrog til tab af personaletid og huller i indhold."

Maya Horowitz, direktør for marketing, kommunikation og begivenheder hos Jewish Federation of Southern Arizona og Jewish Community Foundation of Southern Arizona, USA