Casestudie: University of Health Sciences and Pharmacy (UHSP)
Se hvordan Timely strømlinet event management for University of Health Sciences & Pharmacy (UHSP) i St. Louis. Vores løsning forbedrede arbejdsgange og samfundsengagement for 300 månedlige campusbegivenheder, administrerede 100 bookbare pladser og 150 aktive afsendere.
KLIENTPROFIL
University of Health Sciences and Pharmacy (UHSP), grundlagt i 1864, er en fornem privat institution i St. Louis, Missouri. UHSP har en lang historie med at forberede studerende på succesfulde karrierer inden for farmaci, sundhedsvidenskab og sundhedsledelse.
Ud over akademikere er UHSP et dynamisk knudepunkt for ca 300 månedlige begivenheder arrangeret af over 150 arrangører. Disse begivenheder, herunder symposier, karrieremesser, forskningskonferencer og uddannelsesmæssige sammenkomster, samler studerende, fakulteter, alumner og sundhedsprofessionelle.
Universitetet tilbyder mere end 100 ledige pladser at støtte disse aktiviteter. Klasseværelser, biblioteker, spisesale, motionsrum, laboratorier og opholdshuse fungerer som mødesteder for akademiske og ekstraordinære arrangementer.
For at lære, hvordan UHSP styrer dette dynamiske begivenhedslandskab, har vi talt med Jessie Sauerwein, University Event Manager. Dette indlæg vil undersøge, hvordan UHSP bruger Timely's Venue Management Software at strømline arbejdsgange, forbedre samarbejdet og maksimere engagement på tværs af campus.
Om Jessie Sauerwein – UHSP's Event Maestro
UDFORDRINGER
Med deres tidligere system nærmer sig udfasning, havde UHSP brug for en moderne, skalerbar løsning til at strømline begivenhedsplanlægning, klasseværelsestildelinger og pladsreservationer på tværs af campus.
I betragtning af universitetets størrelse skulle det nye system være brugervenligt og i stand til at håndtere adskillige begivenhedsrum og håndtere komplekse, tilbagevendende bookinger til klasser og særlige begivenheder. Systemet skulle også forhindre planlægningskonflikter ved automatisk at markere lokaler som utilgængelige.
Udover planlægning ønskede universitetet en strømlinet arbejdsgang med tilpasselige optagelsesformularer, manuelle godkendelser og automatiserede e-mailmeddelelser for at holde alle informeret. Evnen til at anmode om ressourcer og tjenester, såsom AV-udstyr og catering, under bookingprocessen var også vigtig.
Universitetets tidligere arrangements- og spillestedssystemer var ikke integreret, og det gamle system manglede visuel appel og brugervenlige funktioner. Dette gjorde det vanskeligt for fakultetet og personalet at indsende begivenheder, og for deltagerne at finde dem på grund af manglende filtrerings- og søgemuligheder.
Derudover skulle begivenhedsnyhedsbreve oprettes manuelt, og billetbegivenheder blev administreret gennem separat software. Dette usammenhængende system førte til forvirring i universitetssamfundet og betydelig tid brugt på at adressere forespørgsler.
Kort sagt før vedtagelse Timely's software stod UHSP over for adskillige udfordringer med at styre sine begivenheder, herunder:
"Vi undersøgte flere andre muligheder, men Timely skilte sig ud for dets overkommelighed, slanke design og problemfri integration af nyhedsbrevet, den offentlige kalender og brugervenlige begivenhedsindsendelsesproces og godkendelsesworkflow."
Jessica Sauerwein, University Event Manager, UHSP
LØSNING
Sikre problemfri softwareovergang
Med hjælp fra Timely's Professionelt serviceteam, UHSP implementerede og lancerede systemet på tre måneder, inklusive kontokonfiguration, datamigrering og brugertræning, hvilket sikrede en glidende overgang og fuld implementering.
Centraliser mødested og ressourcestyring
Tilpasselige bookingværktøjer gav UHSP et klart, organiseret overblik over alle tilgængelige pladser og ressourcer. Den strømlinede anmodning om leje af lokaler og godkendelsesprocessen eliminerede dobbeltbookinger og forbedret pladsudnyttelse.
Forbedre kommunikation
Med mere end 150 begivenhedsarrangører og interessenter, Timely forenklet koordinering på tværs af afdelinger. Automatiserede notifikationer og en intuitiv platform reducerede fejlkommunikation og forbedret hændelseslogistik.
Øg begivenhedsdeltagelsen
Et centraliseret event-hub forbedrede promovering og synlighed. Timely's interaktive kalender, automatisering og rregistreringsværktøjer gjort arrangementer nemmere at finde og deltage i, hvilket styrkede campusengagementet.
Tjek UHSPs fantastiske pladsreservationsportal!
RESULTATER
Siden adoption Timely's Event og Venue Management Software, UHSP har revolutioneret pladsadministration, eventplanlægning og promovering – hvilket gør processer mere effektive og problemfrie.
Smart automatisering, intuitive værktøjer og dedikeret support sikre, at enhver begivenhed, fra foredrag til påbegyndelse, er organiseret, effektiv og problemfri.
Det strømlinede processen for indsendelse af begivenheder giver fakultet og personale mulighed for at indsende anmodninger om pladsreservation korrekt, hvilket reducerer fejl og forespørgsler. Med et mere intuitivt system, begivenhedsgodkendelser er nu hurtigere og mere pålidelige. UHSP har også forbedret ressourcestyring ved at bruge tilpassede felter til at spore hændelsesrelaterede ressourcer mere effektivt.
Campus-dækkende engagement er vokset med en visuelt tiltalende kalender med billeder, forbedring af begivenhedens synlighed og deltagelse. Automatiserede nyhedsbreve og begivenhedsnotifikationer har reduceret den manuelle arbejdsbyrde betydeligt, hvilket frigør tid for begivenhedsarrangører. Integrerede billetværktøjer forenkle registrering og tilstedeværelsessporing til større begivenheder som påbegyndelser.
Jessie fremhæver:"Timely's moderne design og funktionalitet var en game-changer for UHSP, hvilket forbedrede pladsudnyttelsen, begivenhedskommunikation og engagement på hele campus."
Som en betroet partner, Timely giver en robust alt-i-én-løsning der strømliner event- og spillestedsdrift, samtidig med at aktiveringsindsatsen på campus øges. Med et intuitivt, automatiseret system har UHSP transformeret, hvordan begivenheder administreres, promoveres og opleves på tværs af campus.
Nøglegevinster for UHSP inkluderer:
"Timely har ændret den måde, vi administrerer arrangementer og spillesteder på. Det frigjorde vores tid og gav os mulighed for at fokusere på det, der betyder mest – at opbygge fællesskab og yde enestående service.”
Jessica Sauerwein, University Event Manager, UHSP
Har måske også
Tilmeld dig vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og modtag relevante tips til eventstyring, opdateringer om eventbranchen og meget mere.
Vi værdsætter dit privatliv og vil kun bruge kontakt dig om vores nyeste indhold, opdateringer og tilbud. Du kan til enhver tid afmelde disse meddelelser. For mere information, tjek vores Privatlivspolitik.