Casestudie: University of Health Sciences and Pharmacy (UHSP)

University of Health Sciences and Pharmacy (UHSP), grundlagt i 1864, er en fornem privat institution i St. Louis, Missouri. UHSP har en lang historie med at forberede studerende på succesfulde karrierer inden for farmaci, sundhedsvidenskab og sundhedsledelse.

Ud over akademikere er UHSP et dynamisk knudepunkt for ca 300 månedlige begivenheder arrangeret af over 150 arrangører. Disse begivenheder, herunder symposier, karrieremesser, forskningskonferencer og uddannelsesmæssige sammenkomster, samler studerende, fakulteter, alumner og sundhedsprofessionelle.

Universitetet tilbyder mere end 100 ledige pladser at støtte disse aktiviteter. Klasseværelser, biblioteker, spisesale, motionsrum, laboratorier og opholdshuse fungerer som mødesteder for akademiske og ekstraordinære arrangementer.

For at lære, hvordan UHSP styrer dette dynamiske begivenhedslandskab, har vi talt med Jessie Sauerwein, University Event Manager. Dette indlæg vil undersøge, hvordan UHSP bruger Timely's Venue Management Software at strømline arbejdsgange, forbedre samarbejdet og maksimere engagement på tværs af campus.

Med deres tidligere system nærmer sig udfasning, havde UHSP brug for en moderne, skalerbar løsning til at strømline begivenhedsplanlægning, klasseværelsestildelinger og pladsreservationer på tværs af campus.

I betragtning af universitetets størrelse skulle det nye system være brugervenligt og i stand til at håndtere adskillige begivenhedsrum og håndtere komplekse, tilbagevendende bookinger til klasser og særlige begivenheder. Systemet skulle også forhindre planlægningskonflikter ved automatisk at markere lokaler som utilgængelige.

Udover planlægning ønskede universitetet en strømlinet arbejdsgang med tilpasselige optagelsesformularer, manuelle godkendelser og automatiserede e-mailmeddelelser for at holde alle informeret. Evnen til at anmode om ressourcer og tjenester, såsom AV-udstyr og catering, under bookingprocessen var også vigtig.

Universitetets tidligere arrangements- og spillestedssystemer var ikke integreret, og det gamle system manglede visuel appel og brugervenlige funktioner. Dette gjorde det vanskeligt for fakultetet og personalet at indsende begivenheder, og for deltagerne at finde dem på grund af manglende filtrerings- og søgemuligheder.

Derudover skulle begivenhedsnyhedsbreve oprettes manuelt, og billetbegivenheder blev administreret gennem separat software. Dette usammenhængende system førte til forvirring i universitetssamfundet og betydelig tid brugt på at adressere forespørgsler.