Den avancerede guide til begivenhedsplanlægningsprocessen

At planlægge et arrangement kan være en skræmmende opgave, men hvis du deler begivenhedsplanlægningsprocessen ned i trin, kan det tage en masse af bekymringerne væk. Er der en procesmodel for begivenhedsplanlægning, der skal følges? Se vores avancerede guide til begivenhedsplanlægningsprocessen nedenfor og find ud af det.

Trin 1: Bestem mål og mål

Vi vil alle have vores begivenheder for at blive en succes, uanset hvilken slags begivenhed de er. Det kan være alt fra en koncert til en kasinoaften til en produktlancering til en fjerde juli-fejring ved byens pool. De skal af sted uden problemer.

Men det første spørgsmål, vi skal stille os selv, er: hvad definerer "succes"? Hvad ønsker vi at opnå?

Hvis du ikke ved, hvad du går efter, vil det være svært at få fat i det. Det første, du skal gøre, når du planlægger et arrangement, er at sætte dig ned og beslutte, hvad du præcist prøver at gøre. Det kan virke indlysende: du ønsker at arrangere en fjerde juli-begivenhed ved byens pool. Men hvad skal der til for at det bliver en succes? Er pointen, at lokalbefolkningen kan møde deres byledere? Eller måske forsøger du at bringe bypoolen tilbage til sin fordums herlighed efter en massiv to-årig restaurering? Måske vil du ære veteraner?

Målet kunne være alt det og meget mere. Men at bestemme "hvorfor", før du går i gang med at lede efter "hvad", er afgørende for at planlægge et godt arrangement.

Trin 2: Bliv organiseret

Nu kommer den svære del. Du ved, hvad du vil gøre: Lad os sige, at dit mål for fejringen af ​​den fjerde juli er at øge antallet af svømmebassiner med 25 %. Hvordan kommer du til det punkt? Du skal bruge to ting for at hjælpe dig: mennesker og penge.

Budgettet for arrangementet kan være givet til dig af en anden, eller du skal muligvis lave en resultatrapport for at bestemme præcis, hvor mange penge der kan bruges på at få et overskud i svømmebassinmedlemskaber. 

Men du har også brug for folk til at hjælpe dig. De kan være kollegaer, der har fået til opgave at arbejde sammen med dig, eller personer, du selv vælger, eller de kan være frivillige fra lokalsamfundet, der ønsker at være involveret. 

Uanset hvem det er, skal du opbygge et team af mennesker, som hver især vil være nyttige på deres egen måde. Nogle af de roller, du muligvis har brug for, er projektleder, venue manager, planlægger, kreativ designer, marketing, sponsor og leverandørkoordinator og mere. Det er ikke før du har et hold på plads, at du kan få gang i et arrangement.

Trin 3: Udvikl marketing- og kommunikationskampagne

Størstedelen af ​​dette vil falde på skuldrene af dit marketing- og kreative team (hvis du har dem), men med dette trin skal du finde ud af, hvordan du vil sprede budskabet om begivenheden i den fjerde juli. Vil du bruge flyers? Billboards? Gårdsskilte? Alle disse ting er effektive, men hvem skal designe dem, hvem skal trykke dem, og hvem skal placere dem? Det er alle spørgsmål, som du bliver nødt til at besvare. 

Branding kommer ind i dette i stor stil, især hvis vi taler om forretningsarrangementer og ikke bysvømmehaller. Men pointen er, at du ønsker et konsekvent budskab på tværs af alle dine kommunikationskanaler. Dette kan betyde lignende logoer og skrifttyper. Det kan betyde slogans. Det kan betyde et tema for begivenheden - din fjerde juli-begivenhed kan have et rodeotema, et pionertema eller et uafhængighedskrigstema. Uanset hvad det er, skal du tage beslutningen og derefter holde fast i den.

Trin 4: Planlæg programmet

Du skal vide alt, hvad der kommer til at ske, hvornår det sker, og hvem der har ansvaret for det. Dette er et godt job for din projektleder. Din fjerde juli-begivenhed kan starte med en solopgangspandekagemorgenmad på parkeringspladsen ved swimmingpoolen - hvem skal stille borde og stole op? Hvem skal lave pandekagerne? Hvem skal håndtere affald? Så kan dit arrangement have en ceremoniel klipning af bånd for at genåbne den nyrenoverede pool - hvem skal klippe båndet? Skal du bruge en mikrofon, og hvordan får den strøm? Hvem skal stå hvor, og hvordan vil mængden blive kontrolleret?

Du kan se, med hver eneste del af din begivenhed bliver du nødt til at vide, hvem der gør hvad hvornår.

Trin 5: Koordiner sponsorer, leverandører og højttalere

Måske vil du senere på dagen bringe madvogne ind til swimmingpoolens parkeringsplads? Eller skal borgmesteren holde en ceremoni i parken foran, hvor de vil ære veteraner? Måske vil lokale radiostationer være på stedet og levere musik? Måske vil lokale virksomheder have doneret til formålet og vil have en stand, hvor de kan vise deres produkter frem?

Du bliver nødt til at koordinere alt dette, for at dit arrangement bliver en succes.

Trin 6: Find de rigtige tekniske værktøjer

Timely er en fuld-service event management software, der kan tage meget af hovedpinen væk. Med Timely Eventkalender software, du udgiver, promoverer og distribuerer begivenheder med lethed, så flere kender til dem. Desuden med Timely Begivenhedsbooking og Eventbilletter software, du kan indsamle svar eller sælge billetter til begivenheder direkte fra din hjemmeside.

Og det kan gøre det hele med et brugerdefineret domæne og brandet kommunikation, der får dit fællesskabsbegivenhed til at se langt mere professionelt ud end din bys hjemmeside.

Trin 7: Udfør på planen

Den fjerde juli er ankommet. Det er tid til pandekagemorgenmaden, maraton, båndklipningen, paraden, de patriotiske talere og alt det andet. Men fordi du har gjort alt benarbejdet og har fulgt alle trinene i din begivenhedsplanlægningsproces, vil det gå fejlfrit.

Trin 8: Evaluer og optag

Når det er overstået, er du ikke færdig! I løbet af de sidste mange måneders planlægning af den fjerde juli har du lige lært en masse om, hvordan dit samfund kører - om budgetter og sponsorer og frivillige og kommunikation. Du er nødt til at evaluere, hvad der gik rigtigt, hvad der gik galt, og du skal registrere disse oplysninger, så næste gang nogen i dine sko skal afholde en fællesskabsbegivenhed, skal de ikke genindlære al den viden, du har fået.

Med Timelys integrerede rapporterings- og analyseværktøjer, kan du evaluere dit event-ROI og planlægge bedre begivenheder i fremtiden.

Bed om et møde så vi kan hjælpe med dine behov for eventplanlægning i dag!