Trin-for-trin-vejledningen til at opbygge din universitetskalender

Seriøs indsats og ressourcer går i planlægning, planlægning, organisering og styring af universitetsbegivenheder. Som om event management ikke var krævende nok, er der også behov for at oprette din universitetskalender. 

I denne artikel vil vi tale om, hvorfor du har brug for en kalender for universitetsbegivenheder, hvordan du laver en liste over campusbegivenheder, og hvad du skal gøre med en, når du har den. Vi ønsker, at du skal være i stand til at maksimere dit potentiale med din begivenhedskalender, og disse er de gennemprøvede trin til at få dig på rette vej til at have en mere organiseret tidsplan, en mere engageret elevgruppe og være mere forberedt til begivenhederne, når de ske.

1. Hvorfor har du brug for en universitetskalender?

På ethvert givet tidspunkt sker der så meget i en uddannelsesinstitution, at event management for skoler, gymnasier og universiteter kan være en separat funktion i sig selv! Det behøver dog ikke at være det, hvis du har en enkelt, one-stop universitetsbegivenhedskalender – en enestående platform for studerende, professorer og alle relevante parter til at lede efter den mest opdaterede information vedrørende hver begivenhed på dit universitet, college eller afdeling.

1.1. Planlægning af begivenheder

At have en universitetskalender for begivenheder kan hjælpe dig med at planlægge ressourcer og steder for begivenheden uden at planlægge konflikter. Hvis du på forhånd ved, hvilke begivenheder der finder sted på campus omkring det tidspunkt, du overvejer at afholde dit arrangement, kan du helt sikkert undgå flere problemer med eventplanlægning langs vejen.

Der er så meget mere, du kan opnå med et online katalog over begivenheder. Et kritisk krav til dit arrangement bliver en succes er at sikre, at begivenheder ikke overlapper hinanden. Og frem for alt kan du hjælpe eleverne med at planlægge og budgettere deres tid og penge til arrangementer, der er af interesse for dem. 

Desuden, hvis du allerede har en online begivenhedsliste, kan den hjælpe dig med at forberede næste semesters eller næste års universitets begivenhedskalender. Når du ved præcis, hvornår dit tidligere arrangement var planlagt, hvordan det interagerede med andre begivenheder på begivenhedskalenderen, hvor meget planlægning og forberedelse, der gik i det (inklusive budget, opsætning osv.), så er du langt bedre til at planlægge det næste. begivenhed. Det hele er markedsundersøgelser.

1.2. Event Outreach

Outreach er nøglen i enhver event-marketingbestræbelse, og vi ved alle af hårdt tilkæmpet erfaring, at det første skridt i outreach er at sprede ordet. For at kunne sprede budskabet om en universitetsbegivenhed skal du have alle de relevante oplysninger placeret ét sted, som ikke kun er fuldstændigt udfyldt og afgrænset, men du skal have disse oplysninger let tilgængelige for dine studerende. Outreach er meningsløst, hvis markedsføringsmaterialet - i dette tilfælde universitetets begivenhedskalender - er svært at finde eller svært at bruge.

Men det er ikke alt! Oprettelse af en begivenhedskalender sikrer en god rækkevidde til det påtænkte publikum, hvilket igen vil øge deltagelsen, hvad enten det er til personlige eller virtuelle begivenheder.

1.3. Begivenhedsdeltagelse

Udover effektivt at offentliggøre vigtige datoer, særlige begivenheder og fremhævede kurser, kan en velbygget og opdateret universitetskalender hjælpe dig med at øge begivenhedsdeltagelse.

Du kan integrere din kalender med Timely's event booking system, og ved på forhånd, hvem der kommer til dit arrangement ved at indsamle tilmeldinger eller sælge billetter online. Derudover kan du sende tilpassede e-mails og meddelelser til dine begivenhedsdeltagere for at minde dem om begivenheden.

1.4. Når som helst hvor som helst

Så det er nemt at se, hvorfor det ville være så nyttigt at oprette en universitetskalender for dig, dine studerende, dit fakultet og personale og for alle med tilknytning til universitetet. Men at oprette en kalender med begivenheder online er endnu vigtigere - hvis den ikke er online, kan den lige så godt ikke eksistere længere. 

Faktisk giver en online begivenhedskalender eleverne mulighed for at spore kommende begivenheder 24/7 og fra enhver enhed. Det er meget mere praktisk og effektivt end trykte versioner.

2. Hvordan opretter man en universitetskalender?

Men hvordan laver man en begivenhedskalender online, og hvad indebærer det? Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du kan bygge en universitetskalender med Timely's begivenhedsstyringssoftware.  

Oprettelse af en begivenhedskalender online med Timely's begivenhedskalender software det er nemt. Det er en ekstremt enkel og brugervenlig webbaseret applikation, der ikke kræver nogen teknisk viden eller færdigheder. Den er klar til brug lige fra begyndelsen. Sådan kan du gøre det:

2.1. Integrer kalenderkode på dit websted

Alt du behøver for at have en begivenhedskalender online er muligheden for indlejre en kalenderkode på din hjemmeside. Det er et nemt trin, og vi har gjort det brugervenligt nok til, at hjælp udefra ikke burde være nødvendig. Et par klik, og du har oprettet en universitetskalender! Men hvis du har brug for hjælp, kan din universitets IT-afdeling el Timely's kundesuccesteam kan hjælpe.

2.2. Tilpas din kalender

Med en Timely konto, kan du nemt oprette en iøjnefaldende universitetskalender med begivenheder ved tilpasning af kalenderdesignet. Du kan tilføje dit logo, ændre skrifttyper og farvetemaet. Du kan endda tilføje dit universitets maskot, hvilket yderligere øger identitetsfølelsen med dine studerende og medarbejdere.

2. 3. Tilføj en begivenhedsindsendelsesformular 

Med vores universitetsbegivenhedskalendersoftware tilføjer du en formular til indsendelse af begivenheder det er nemt. Det vil give fællesskabet mulighed for at indsende alle typer begivenheder, det være sig personligt, online eller hybrid begivenhed. Derudover kan de indsende begivenheder, der er gratis eller betalt.

Hele processen for godkendelse af indsendelse af begivenheder kan automatiseres. Derfor kan du spare tid, mens du udfylder din kalender med relevante begivenheder for dit publikum.

2.4. Collect RSVPs og sælg billetter

Du kan integrere din Timely universitetets begivenhedskalender med vores begivenhedsregistrering og software til billetter til begivenheder løsninger. Dette giver dig mulighed for at indsamle RSVP og sælge billetter direkte fra online-kalenderen uden nogen mellemmænd. Derfor kan du nemt begynde at tjene penge på dine begivenheder uden yderligere trin.

2.5. Administrer brugertilladelser og alle andre aspekter 

Administrer brugertilladelser og alle andre elementer fra en enkelt softwareløsning. På denne måde kan kun de autoriserede brugere fra hver afdeling tilføje begivenheder eller foretage ændringer i universitetets begivenhedskalender. 

3. Din universitetskalender er nu klar til brug

Når du er færdig med at oprette din begivenhedskalender, er den klar til brug. Du kan derefter begynde at oprette eller importere alle typer begivenheder og endda fremhæve dem for maksimal synlighed.

3.1. Demo Universitetskalender

Tag et kig på vores universitetsbegivenhedskalender demo for at se, hvordan det vil se ud på din hjemmeside.

3.2. Succeshistorie

Hvis du er nysgerrig, kan du tjekke en casestudie med University of Bristol. Casestudiet viser hvordan Timely hjalp universitetet med at relancere deres onlinekalender, mens de øgede begivenhedsoversigter, engagement og deltagelse.

4. Flere begivenhedssoftwareløsninger til uddannelsesinstitutioner

Vi har forskellige andre værdifulde softwareløsninger til begivenheder forum gymnasier og universiteter. For eksempel vores rumplanlægningssoftware, som giver dig mulighed for at tage booking og udlejning af lokale online.

Hvis du har brug for hjælp til at opsætte din universitetskalender, vil vores personale med glæde hjælpe dig! Planlæg et bedre arrangement med Time.ly dag!