4 Tools zur Optimierung des Museums-Eventmanagements

Die Planung einer Museumsveranstaltung ist keine Kleinigkeit. Im Gegensatz zu Konzerten, Festivals oder privaten Abendessen erfordern Museumsveranstaltungen Präzision, Struktur und großen Respekt für den Zweck und die Sammlungen des Veranstaltungsortes. Von der Verwaltung der Sicherheit und des Besucherstroms bis hin zur Koordination von Terminen für Gruppen oder Schulführungen muss jedes Detail sorgfältig kontrolliert werden. In diesem Beitrag stellen wir vier Tools vor, die Ihnen helfen können, das Veranstaltungsmanagement in Museen zu optimieren.

I. Top-Tools zur Vereinfachung des Museums-Eventmanagements

Ob Sie eine Gala, ein Bildungsprogramm oder einen Familientag veranstalten, die Fehlerquote ist gering – und Effizienz ist entscheidend. Glücklicherweise bieten moderne Software für Museumsveranstaltungsmanagement kann diese komplexe Aufgabe einfacher denn je machen. Im Folgenden haben wir vier leistungsstarke Tools hervorgehoben, die Ihnen bei der Organisation reibungsloser und erfolgreicher Museumsveranstaltungen helfen.

1. Trello

Trello ist eine kostenlose Projektplanungssoftware. Sie nutzt eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Erstellen von To-do-Listen für eine Person oder eine ganze Organisation. Stellen Sie sich vor, Sie beginnen mit der Planung einer Veranstaltung, führen ein Brainstorming durch, schreiben alles, was erledigt werden muss, auf einen Haftzettel und weisen jeden Haftzettel anschließend einer Person im Veranstaltungsplanungskomitee zu. Genau das bietet Trello – nur online.

Benutzer können die ihnen zugewiesenen Projekte problemlos verfolgen, sie von einer Abschlussphase zur nächsten verschieben und sehen, wie alle anderen im Team ihre Aufgaben erledigen. Projektmanager können den gesamten Vorgang überwachen und beobachten, wie die Veranstaltung zustande kommt.

2. Asana

Asana ist eine kostenlose Projektmanagement-Software (für kleine Veranstaltungen), mit der Sie Projekte in Unterlisten und noch tiefer in Unterlisten aufteilen können. Dashboards zeigen Ihnen, wie weit die einzelnen Projektteile bereits abgeschlossen sind. Darüber hinaus können Sie die Museumsveranstaltungen ständig neu organisieren und so sicherstellen, dass nach Abschluss einer Aufgabe mit der nächsten begonnen werden kann. 

Asana gliedert sich auf die Personenebene und zeigt jedem Museumsmitarbeiter, welche Rolle er spielen wird und welche Aufgaben er wann erledigen muss. 

3. Klicken Sie auf

Klicken Sie auf ist ein Tool zur Planung von Museumsveranstaltungen, das sich an visuelle Lerner richtet. Es ermöglicht Ihnen, Projekte zu erstellen, ähnlich wie Asana und Trello, bietet aber eine Vielzahl verschiedener Ansichten, mit denen Sie die Aufgaben im Rahmen Ihrer Museumsveranstaltung analysieren können. Es gibt Listen, Kanban-Ansichten und sogar Gantt-Diagramme. Obwohl sie ein premium Funktion für die ansonsten kostenlose Software. 

Die Software bietet viele Ansichten, darunter eine Chat-Funktion, mit der Museumsteammitglieder bei der Erledigung der einzelnen Aufgaben über die einzelnen Aufgaben sprechen können. Es verfügt außerdem über eine Doc-Funktion, bei der es sich im Wesentlichen um ein Wiki handelt, das rund um jeden spezifischen Aspekt des Projekts erstellt werden kann. 

Der einzige Nachteil ist, dass die Lernkurve bei ClickUp etwas steil ist. Sobald Sie jedoch den Dreh raus haben, kann es bei der Planung Ihrer Museumsveranstaltungen eine große Hilfe sein.

4. Timely

Timely ist das perfekte Event-Management-Software für Museen und Kunstgalerien. Es ermöglicht Museen und Galerien, ein wunderschönes zu schaffen Online-Veranstaltungskalender auf ihrer eigenen Website. Außerdem werden mehrere Aufgaben automatisiert, wodurch es einfacher wird, Veranstaltungen online zu bewerben. Zum Beispiel das Veröffentlichen von Veranstaltungen in sozialen Medien und das automatisierte Versenden von Newslettern zu bevorstehenden Veranstaltungen. 

Zudem hat auch Frau Timely Software für Museumsveranstaltungsmanagement ermöglicht es Ihnen, Sammeln Sie RSVPs und Verkauf von Eintrittskarten für Veranstaltungen. Diese können vorreserviert oder an der Abendkasse erworben werden. Und alles wird im selben Buchhaltungssystem verwaltet. 

Darüber hinaus kann alles so angepasst werden, dass es genau der Marke und dem Tonfall Ihres Museums entspricht. Von Ihrem Logo über Markenfarben und Schriftarten bis hin zu Veranstaltungstickets und E-Mail-Benachrichtigungen.  

Wenn Sie über die gesamte Veranstaltungstechnik verfügen, werden Sie Ihre Gäste und Spender mit Sicherheit beeindrucken. Es erleichtert ihnen auch die Teilnahme an Ihren Veranstaltungen. Für Software zur Planung von Museumsveranstaltungen, Timely ist ein Muss. 

Kontaktieren Sie uns zu erfahren Sie mehr über Timely oder versuchen Sie es kostenlos!