4 einfache Tools für das Museumsveranstaltungsmanagement

Das Management von Museumsveranstaltungen ist schwierig. Tatsächlich ist die Planung einer Veranstaltung in einem Museum eine ganz andere Aufgabe als die Planung einer Veranstaltung wie eines Konzerts, eines Abendessens oder eines Festivals.

Mit wenigen Ausnahmen verlangen Museen eine strenge Verwaltung. In einem Museum gibt es normalerweise mehr Sicherheitsbedenken als beispielsweise bei einer Hochzeit. Und die Art der Veranstaltung, die Sie planen, richtet sich in der Regel an anspruchsvollere Teilnehmer als eine Orientierungsveranstaltung für Studienanfänger oder eine Parade. Die Durchführung einer Veranstaltung in einem Museum erfordert, dass die Veranstaltung präzise und fehlerfrei ist. Es gibt wenig Spielraum für Fehler. Auch wenn es sich um ein Kindermuseum handelt, sind die Kinder oft mit der Schule unterwegs und müssen sich an strenge Zeitpläne halten und eng umkämpft werden, damit niemand abwandert. 

Es gibt jedoch Veranstaltungsmanagementprogramme für Museen, die Ihnen dabei helfen, diese Schwierigkeiten zu überwinden und den gesamten Prozess viel reibungsloser zu gestalten. Wir haben vier Softwareprogramme für die Planung von Museumsveranstaltungen zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Veranstaltung perfekt durchführen können.

# 1. Trello

Trello ist eine kostenlose Projektplanungssoftware. Es verwendet eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche, um To-Do-Listen für eine Person oder für eine ganze Organisation zu erstellen. Stellen Sie sich vor, Sie beginnen mit der Planung einer Veranstaltung und einem Brainstorming, schreiben alles, was erledigt werden muss, auf einen Zettel und weisen dann jeden Zettel einer Person im Veranstaltungsplanungsausschuss zu. Das ist Trello, aber alles online.

Benutzer können die ihnen zugewiesenen Projekte problemlos verfolgen, sie von einer Abschlussphase zur nächsten verschieben und sehen, wie alle anderen im Team ihre Aufgaben erledigen. Projektmanager können den gesamten Vorgang überwachen und beobachten, wie die Veranstaltung zustande kommt.

# 2. Asana

Asana ist eine Projektmanagement-Software, die kostenlos (für kleine Veranstaltungen) verwendet werden kann und mit der Sie Projekte in Unterlisten und noch tiefer in Unterunterlisten aufteilen können. Es gibt Dashboards, die Ihnen zeigen, wie viel von jedem Teil des Projekts abgeschlossen ist. Darüber hinaus können Sie die Museumsveranstaltungen ständig neu arrangieren, um sicherzustellen, dass, wenn eine Sache erledigt ist, die nächste beginnen kann. 

Asana gliedert sich auf die Personenebene und zeigt jedem Museumsmitarbeiter, welche Rolle er spielen wird und welche Aufgaben er wann erledigen muss. 

# 3. Klicken Sie auf

ClickUp ist ein Tool zur Planung von Museumsveranstaltungen, das sich an visuelle Lernende richtet. Sie können damit Projekte erstellen, ähnlich wie Asana und Trello, aber dann bietet es eine Vielzahl verschiedener Ansichten, mit denen Sie die Aufgaben analysieren können, während Ihre Museumsveranstaltung bevorsteht. Es stehen Listen, Kanban-Ansichten und sogar Gantt-Diagramme zur Verfügung. Allerdings handelt es sich hierbei um ein Premium-Feature der ansonsten kostenlosen Software. 

Die Software bietet viele Ansichten, darunter eine Chat-Funktion, mit der Museumsteammitglieder bei der Erledigung der einzelnen Aufgaben über die einzelnen Aufgaben sprechen können. Es verfügt außerdem über eine Doc-Funktion, bei der es sich im Wesentlichen um ein Wiki handelt, das rund um jeden spezifischen Aspekt des Projekts erstellt werden kann. 

Der einzige Nachteil ist, dass die Lernkurve bei ClickUp etwas steil ist. Sobald Sie jedoch den Dreh raus haben, kann es bei der Planung Ihrer Museumsveranstaltungen eine große Hilfe sein.

# 4. Timely

Timely ist das perfekte Event-Management-Software für Museen und Kunstgalerien. Es ermöglicht Museen und Galerien, ein wunderschönes zu schaffen Online-Veranstaltungskalender auf ihrer eigenen Website. Außerdem werden mehrere Aufgaben automatisiert, wodurch es einfacher wird, Veranstaltungen online zu bewerben. Zum Beispiel das Veröffentlichen von Veranstaltungen in sozialen Medien und das automatisierte Versenden von Newslettern zu bevorstehenden Veranstaltungen. 

Zudem hat auch Frau Timely Software für Museumsveranstaltungsmanagement ermöglicht es Ihnen, Sammeln Sie RSVPs und Verkauf von Eintrittskarten für Veranstaltungen. Diese können vorreserviert oder an der Abendkasse erworben werden. Und alles wird im selben Buchhaltungssystem verwaltet. 

Darüber hinaus kann alles so angepasst werden, dass es genau der Marke und dem Tonfall Ihres Museums entspricht. Von Ihrem Logo über Markenfarben und Schriftarten bis hin zu Veranstaltungstickets und E-Mail-Benachrichtigungen.  

Wenn Sie über die gesamte Veranstaltungstechnik verfügen, werden Sie Ihre Gäste und Spender mit Sicherheit beeindrucken. Es erleichtert ihnen auch die Teilnahme an Ihren Veranstaltungen. Für Software zur Planung von Museumsveranstaltungen, Timely ist ein Muss. 

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