6 häufige Probleme und Lösungen bei der Veranstaltungsplanung

Probleme bei der Veranstaltungsplanung sind eine natürliche Folge der Veranstaltungsplanung. Es wird immer Probleme geben, manche klein und manche groß. Die Frage besteht darin, herauszufinden, was Sie tun können, um die großen Probleme abzumildern und die kleinen Probleme zu beseitigen, und schließlich werden Sie Ereignisse wie ein Profi verwalten. 

Hier sind einige der größten Probleme und Lösungen bei der Veranstaltungsplanung, die wir gesehen haben, da wir an der Spitze aktueller Themen im Veranstaltungsmanagement stehen. 

#1. Zu hohe Ausgaben sind ein großes Problem bei der Veranstaltungsplanung: Hier erfahren Sie, wie Sie damit umgehen

Die Budgetierung einer Veranstaltung, die Sie planen, ist möglicherweise die größte Herausforderung, der Sie sich stellen müssen. Es scheint, dass fast jede Veranstaltung, mit Ausnahme der größten Veranstaltungen, die für große berufliche Zusammenkünfte geplant sind, Schwierigkeiten haben wird, den nötigen Geldbetrag aufzubringen, um all die Dinge zu tun, die sie tun möchten. Es wird ein ständiger Kampf sein, hier ein paar Cent zu ergattern, damit man sich dort ein wenig verwöhnen kann. 

Es gibt viele Geldverwaltungstools, mit denen Sie Probleme bei der Veranstaltungsplanung vermeiden können. Wir empfehlen jedoch zwei Dinge: Erstens empfehlen wir, dass Sie eine Person in Ihrem Ausschuss haben – vorzugsweise eine Person und mindestens einen oder zwei Assistenten (bzw (je nachdem, wie groß die Veranstaltung ist, mehr), der allein für das Budget verantwortlich ist. Sie verwalten das Geld, sie halten den Geldbeutel in der Hand und alle Ausgaben laufen über sie.

Die zweite Methode, die wir empfehlen, ist die Verwendung einer Event-Management-Software, die es Ihnen erleichtert, Geld von Ihren Teilnehmern anzunehmen, und das empfehlen wir Timelyist Event-Ticketing-Software und Event-Buchungssoftware. Diese Softwareplattformen werden mit allen synchronisiert Timelyist die Software von , und sie nehmen Ihnen den Stress beim Ticketverkauf, der Registrierung, der Buchung von Veranstaltungsorten und der Bereitstellung Ihres gesamten eingehenden Geldes dort ab, wo es sein sollte.

#2. Den Überblick über Ihren Planungszeitplan (und seine Änderungen) nicht zu behalten, ist ein Problem bei der Veranstaltungsplanung: Hier ist eine Lösung

Der Zeitplan für die Veranstaltungsplanung wird etwas sein, das Sie (angeblich in Stein gemeißelt) festlegen und das sich dann für immer ändert, wenn Probleme, Terminänderungen und Krisen auftauchen und Sie sich daran machen, Brände zu löschen. Das ist das Problem der Veranstaltungsplanung: Der Planungszeitplan ist nie so in Stein gemeißelt, wie Sie es sich wünschen. 

Die Lösung dafür ist TimelyDie Veranstaltungskalender-Software von ist Experte für die Lösung von Problemen in der Event-Management-Branche durch übersichtliche und benutzerfreundliche Schnittstellen, die Ihr Projekt vorantreiben und einen Meilenstein nach dem anderen erreichen, je näher der Zeitpunkt der Veranstaltung rückt. Sie können Kalenderbenachrichtigungen wie „Letzter Tag zur Registrierung!“ festlegen. und „Letzter Tag für Frühbucherpreise!“ um die Leute zu ermutigen, auf den Kalender zu achten und sicherzustellen, dass sie keine wichtigen Termine verpassen – damit sie nicht zu Problemen bei der Veranstaltungsplanung werden.

#3. Das Fehlen von Backup-Plänen ist ein Problem bei der Veranstaltungsplanung: Was Sie tun müssen, um vorbereitet zu sein

Egal, ob das Problem darin besteht, dass Sie auf den Beginn einer Outdoor-Veranstaltung warten und dann plötzlich ein Gewitter aufzieht, das alle in die Flucht schlägt, oder ob das Problem darin besteht, dass Sie einen Ballsaal gebucht haben, der einfach nicht groß genug ist, um alle unterzubringen Für die Teilnehmer, die sich am Abend vor der Veranstaltung angemeldet haben, benötigen Sie Backup-Pläne, um Probleme bei der Veranstaltungsplanung zu vermeiden. 

Vorbereitet zu sein bedeutet, dass Sie alle Eventualitäten durchdacht haben (und Sie können sicher sein, dass Sie ETWAS vergessen werden) und dass Sie alternative Pläne haben, um den Veränderungen Rechnung zu tragen. Möglicherweise können Sie bei einer Veranstaltung im Freien nichts gegen Blitze unternehmen, aber Sie können mit Plastikponchos darauf vorbereitet sein, die Menschen bei Regen relativ trocken zu halten. Möglicherweise verfügen Sie nicht über die richtige Größe des Ballsaals, aber Sie hätten in Ihrem Vertrag mit dem Hotel festlegen können, dass Sie ihn bei Bedarf erweitern dürfen.

#4. Kein professionelles Personal zu haben ist ein Problem bei der Veranstaltungsplanung: Wie bekommt man es?

Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie planen, ist die Verwendung eines professionellen Veranstaltungsplanungspersonals möglicherweise nicht nur praktisch, sondern kann auch eine Notwendigkeit sein. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, das regelmäßig Veranstaltungen durchführt, kann es durchaus sein, dass es ein Eventplanungsteam gibt, das sich tagein, tagaus damit beschäftigt. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, können Sie sicher sein, dass es freiberuflich tätige Veranstaltungsplaner gibt, die dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft. 

Betrachten Sie diese Menschen als die Hochzeitsplaner Ihrer Veranstaltung. Sie brauchen sie vielleicht nie mehr als einmal, aber wenn Sie sie brauchen, sind sie unglaublich hilfreich bei der Erledigung von Aufgaben, weil sie mehr wissen als Sie – und das jeden Tag.

#5. Das Fehlen einer strukturierten Event-Management-Software stellt ein Problem bei der Eventplanung dar: Hier ist eine Lösung

Es gibt viele Event-Management-Software, die dafür konzipiert ist, dass Probleme bei der Veranstaltungsplanung der Vergangenheit angehören. Das größte Problem bei den meisten davon ist jedoch, dass sie nicht integriert sind und nur eine Lösung für ein Problem bieten. Möglicherweise gibt es eine Ticketing-Software – die als Ticketing-Software wirklich gut funktioniert –, die sich aber nicht in Ihr Kalendersystem und Ihr Buchungssystem integrieren lässt. Eine All-in-one-Event-Management-Software ist die Lösung für Ihre Event-Planungsprobleme. (Hinweis: Wir empfehlen Timely.)

#6. Nicht über die kleinen Dinge nachzudenken ist ein Problem bei der Veranstaltungsplanung: So erinnern Sie sich daran

In den frühen Veranstaltungsplanungsbesprechungen müssen Sie alle Mitglieder Ihres Teams, vom vertraglich vereinbarten professionellen Veranstaltungsplaner bis hin zum ehrenamtlichen Mitarbeiterbetreuer, dazu bringen, sich in einen Raum zu begeben und über alles nachzudenken, was getan werden muss. Wird es genügend Tische und Stühle geben? Wer wird die Tische und Stühle aufstellen und wie lange wird das dauern? Wird es zwischen den Sitzungen Zeit (und Raum) für Mini-Networking-Veranstaltungen geben? Wie werden sie erleichtert? Wie kommen alle an ihr Essen? Wer wird die Entertainer streiten?

All diese Dinge sind unerlässlich, und wenn Sie einen Eventplanungsprofi im Team haben, können Sie über Dinge nachdenken, an die Sie vorher nicht gedacht haben. Der eigentliche Schlüssel besteht jedoch darin, alle zusammenzubringen und die Probleme bei der Veranstaltungsplanung zu besprechen und dabei nichts unversucht zu lassen . Schreiben Sie alles auf und weisen Sie dann jedem einzelnen Punkt jemanden zu. Machen Sie die Leute zur Rechenschaft und gehen Sie dann nach.

Fazit

Dies sind nur einige der Probleme bei der Veranstaltungsplanung, auf die Sie bei den aktuellen Themen bei Veranstaltungen stoßen können. Aktuelle Themen im Eventmanagement sind ein heißes Thema, das in jeder Organisation, ob groß oder klein, diskutiert wird, und Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung den hohen Standards entspricht, die Ihre Gäste erwarten. 

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