Fallstudie: Universität für Gesundheitswissenschaften und Pharmazie (UHSP)
Sehen Sie, wie Timely Optimiertes Veranstaltungsmanagement für die University of Health Sciences & Pharmacy (UHSP) in St. Louis. Unsere Lösung verbesserte die Arbeitsabläufe und das Community-Engagement für 300 monatliche Campus-Veranstaltungen und verwaltete 100 buchbare Plätze und 150 aktive Einreicher.
KUNDENPROFIL
Die Universität für Gesundheitswissenschaften und Pharmazie (UHSP)Die 1864 gegründete UHSP ist eine renommierte private Hochschule in St. Louis, Missouri. Die UHSP bereitet Studierende seit langem auf erfolgreiche Karrieren in den Bereichen Pharmazie, Gesundheitswissenschaften und Führung im Gesundheitswesen vor.
Über die akademische Ausbildung hinaus ist UHSP ein dynamischer Knotenpunkt für ca. 300 monatliche Veranstaltungen von über 150 Veranstaltern. Diese Veranstaltungen, darunter Symposien, Karrieremessen, Forschungskonferenzen und Bildungsveranstaltungen, bringen Studenten, Lehrkräfte, Alumni und medizinisches Fachpersonal zusammen.
Die Universität bietet mehr als 100 buchbare Plätze um diese Aktivitäten zu unterstützen. Klassenzimmer, Bibliotheken, Speisesäle, Turnhallen, Labore und Wohnheime dienen als Veranstaltungsorte für akademische und außerschulische Veranstaltungen.
Um zu erfahren, wie UHSP diese dynamische Veranstaltungslandschaft bewältigt, sprachen wir mit Jessie Sauerwein, Universitäts-Eventmanager. Dieser Beitrag untersucht, wie UHSP verwendet Timely's Venue-Management-Software um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und das Engagement auf dem gesamten Campus zu maximieren.
Über Jessie Sauerwein – UHSPs Event-Maestro
HERAUSFORDERUNGEN
Da das bisherige System kurz vor der Abkündigung stand, benötigte UHSP eine moderne, skalierbare Lösung, um die Veranstaltungsplanung, die Unterrichtsraumzuweisung und die Veranstaltungsortbuchungen auf dem gesamten Campus zu optimieren.
Angesichts der Größe der Universität musste das neue System benutzerfreundlich sein und die Verwaltung zahlreicher Veranstaltungsräume sowie die Abwicklung komplexer, wiederkehrender Buchungen für Lehrveranstaltungen und besondere Veranstaltungen ermöglichen. Darüber hinaus musste das System Terminkonflikte vermeiden, indem es Räume automatisch als nicht verfügbar kennzeichnete.
Neben der Terminplanung wünschte sich die Universität einen optimierten Workflow mit anpassbaren Aufnahmeformularen, manuellen Genehmigungen und automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Wichtig war auch die Möglichkeit, während des Buchungsvorgangs Ressourcen und Dienstleistungen wie AV-Geräte und Catering anzufordern.
Die bisherigen Veranstaltungs- und Veranstaltungsortsysteme der Universität waren nicht integriert, und dem alten System fehlte es an ansprechender Optik und benutzerfreundlichen Funktionen. Dies erschwerte es Lehrkräften und Mitarbeitern, Veranstaltungen einzureichen, und Teilnehmern, diese aufgrund fehlender Filter- und Suchfunktionen zu finden.
Darüber hinaus mussten Veranstaltungsnewsletter manuell erstellt und Ticketveranstaltungen über separate Software verwaltet werden. Dieses unzusammenhängende System führte zu Verwirrung innerhalb der Universitätsgemeinschaft und einem erheblichen Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Anfragen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass vor der Annahme TimelyDurch die Nutzung der Software von stand UHSP bei der Verwaltung seiner Veranstaltungen vor zahlreichen Herausforderungen, darunter:
„Wir haben mehrere andere Optionen geprüft, aber Timely zeichnete sich durch seine Erschwinglichkeit, sein elegantes Design und die nahtlose Integration des Newsletters, des öffentlichen Kalenders sowie des benutzerfreundlichen Einreichungsprozesses und Genehmigungsworkflows für Veranstaltungen aus.“
