So legen Sie Preise und Preispakete für Veranstaltungsplaner fest

Sie haben es satt, zu raten, wie viel Sie für Ihre Eventplanung verlangen sollen? Damit sind Sie nicht allein. Die Preisgestaltung Ihrer Dienstleistungen sollte kein Glücksspiel sein. Mit dem richtigen Ansatz können Sie klare, leicht verständliche Tarife und Preispakete für Eventplaner erstellen, die nicht nur Ihren Gewinn sichern, sondern Ihnen auch helfen, mehr Kunden zu gewinnen. 

In diesem ultimativen Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Preise sicher festlegen können. Dabei werden Ihnen folgende Punkte erläutert:

1. Was sind die Honorarmodelle für Veranstaltungsplaner?
2. So recherchieren Sie lokale Preise für Veranstaltungsplanung
3. So berechnen Sie Ihre Grundkosten (ohne Unterberechnung)
4. Wie man Preispakete für die Veranstaltungsplanung erstellt, die Kunden wirklich verstehen
5. Beispielpreisspannen für Eventplanerpakete
6. So präsentieren Sie Preise, damit Kunden es sagen "Ja"
7. FAQs zu den Honoraren für Veranstaltungsplaner
8. Und wie man es benutzt Timely die Planung in die Tat umsetzen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Preisgestaltung funktioniert für Sie (nicht gegen Sie), dies ist Ihr Fahrplan.

I. Was sind die Tarife und Honorarmodelle für Eventplaner?

Es gibt keine einheitliche Methode, die Kosten für die Veranstaltungsplanung zu berechnen. Gängige Optionen sind:

• Pauschalgebühr – ein Preis für das gesamte Projekt
• Stundensatz – Abrechnung nach tatsächlichem Zeitaufwand
• Prozentsatz des Gesamtbudgets – üblich bei großen oder komplexen Veranstaltungen
• Gebühr pro Person – nützlich für Workshops oder kostenpflichtige Veranstaltungen
• Vorschuss zzgl. Projektgebühr – sichert laufende Einnahmen

Viele Planer kombinieren Modelle, beispielsweise eine Pauschale für die Planung plus Stundensätze für Mehraufwand vor Ort. So bleibt der Umfang klar, Überraschungen werden vermieden und Sie erhalten eine faire Bezahlung, wenn die Veranstaltung komplexer wird.

II. So recherchieren Sie lokale Preise für die Veranstaltungsplanung

Schauen Sie sich zunächst Ihre Nische (Unternehmen, gemeinnützige Organisationen, soziale Einrichtungen) und Ihre Stadt an, um zu wissen, wie viel ein Eventplaner an Ihrem Standort verlangen sollte. Vergleichen Sie die Preise der Konkurrenz und die Leistungen, die in ihren Basispaketen enthalten sind, mit den Zusatzleistungen wie Design, Lieferantensuche, Anreise, Probenzeit und zusätzlichem Personal. 

Überprüfen Sie anschließend Ihre Ergebnisse anhand Ihrer eigenen Kostenstruktur für die Veranstaltungsplanung, damit Sie nicht zu niedrige Preise verlangen, nur um „dem Markt zu entsprechen“. Schließlich hilft Ihnen eine klare Markenpositionierung dabei, einen Wettlauf nach unten zu vermeiden und unterstützt eine nachhaltige Preisgestaltung im Veranstaltungsmanagement.

III. So berechnen Sie Ihre Basiskosten

Verwenden Sie eine einfache Kosten-Plus-Formel, um Ihre Mindestgebühr:

(Geschätzte Stunden × abrechenbarer Stundensatz) + Direkte Kosten + Gemeinkostenzuweisung + Gewinnziel = Angebot

Ihr abrechenbarer Stundensatz sollte Gehaltsvorstellungen, Gemeinkosten und Marge abdecken. Liegt der von Ihnen ermittelte Betrag unter Ihrem Mindestbetrag, reduzieren Sie den Umfang oder wechseln Sie zu einem höherwertigen Paket. Dies ist die sauberste Methode, die Stundensätze von Veranstaltungsplanern zu verwalten und sicherzustellen, dass Ihre Gebühren die tatsächliche Arbeit, Planung, Lieferantenmanagement, Logistik und Koordination vor Ort widerspiegeln.

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IV. So erstellen Sie sinnvolle Preispakete für die Veranstaltungsplanung

Pauschalangebote für Eventplaner erleichtern den Einkauf und lenken die Gespräche von der Arbeitszeit ab. Eine einfache dreistufige Struktur funktioniert gut:

• Koordination am Tag der Veranstaltung Der Fokus liegt auf der Fertigstellung des Zeitplans, der Bestätigung der Anbieter, der Probe und der Verwaltung vor Ort. Es ist ideal, wenn Kunden Unterstützung mit einer begrenzten Gebühr für den Veranstaltungskoordinator und klar definierten Arbeitszeiten wünschen.
• Teilplanung Bietet Unterstützung bei der Vorauswahl und Buchung von Anbietern, Budgetverfolgung und regelmäßige Check-ins. Darüber hinaus können die Gebühren für Veranstaltungsplaner pauschal oder hybrid sein (pauschal plus Stundensatz für Überschreitungen).
• Full-Service-Planung umfasst Konzeption, Abschluss, Strategie, Design, Beschaffung, Logistik, Probe und Nachanalyse der Veranstaltung. Bei komplexen Veranstaltungen verwenden viele Planer eine Pauschale plus einen Prozentsatz des Budgets, sodass die Preise für das Eventmanagement mit dem Umfang skalieren.

V. Preise für Eventplaner-Pakete: Beispiel-Stufen

Behandeln Sie diese als Richtungsanker und passen Sie sie an Ihren Markt, Ihre Nische und Ihre Komplexität an:

• Koordination am Tag der Veranstaltung: 1,200–3,000 USD
• Teilplanung: 3,000–7,500 USD
• Full-Service-Planung: 7,500–20,000 USD und mehr (oft pauschal + Prozentsatz bei größeren Budgets)

Diese Preisbeispiele für Eventplanerpakete helfen Kunden dabei, zu erkennen, wie viel ein Planer auf jeder Ebene verlangen sollte, und geben Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, Ihre Preise für Eventplaner an die tatsächlichen Leistungen anzupassen.

VI. So präsentieren Sie Preise, damit Kunden „Ja“ sagen

Markieren Sie zunächst die Ergebnisse. Zum Beispiel Zeitersparnis, minimierte Risiken und ein außergewöhnliches Gästeerlebnis. Dann präsentieren Sie Ihre einzigartige Fähigkeiten im Eventmanagement und warum Sie der richtige Planer für diese Aufgabe sind. Präsentieren Sie abschließend die Paketdetails klar und überzeugend.

• Seien Sie transparent bezüglich der Zahlungsbedingungen (z. B. 25–50 % Anzahlung, Meilensteinzahlungen, Restbetrag vor der Veranstaltung).
• Veröffentlichen Sie klare FAQs zu Überstunden, zusätzlichem Personal, Änderungen und Stornierungen.

Wenn die Kunden den Wert hinter den Preisen Ihres Eventplaners verstehen, verlagert sich die Frage von „Wie viel?“ zu „Passt das?“

Bonus-Tipp: Wünschen Sie sich eine stärkere Kundenvereinbarung? Lesen Sie unseren Leitfaden zu So erstellen Sie die perfekte Vertragsvorlage für Veranstaltungsplaner.

VII. Häufig gestellte Fragen zu den Honoraren für Veranstaltungsplaner

1. Wie viel sollte ein Eventplaner pro Stunde verlangen?

Die Preispakete für die Veranstaltungsplanung variieren je nach Standort und Erfahrung. Nutzen Sie Ihre Kostenaufschlagsgrenze, damit die Gebühren für Veranstaltungsplaner Arbeitskosten, Gemeinkosten und Gewinn decken. Wenn Firmenprogramme Teil Ihrer growth Planen Sie, lesen Sie unsere Leitfaden für erfolgreiche Firmeneventplaner um die Preisgestaltung an die Beschaffungszyklen anzupassen.

2. Was ist ein angemessener Prozentsatz des Budgets?

Bei High-Touch-Produktionen ist ein Bereich von 10–20 % üblich. premium Stufe. Kombinieren Sie es mit einer flachen Basis, damit die Preise Ihres Eventplaners mit der Komplexität skalieren.

3. Benötige ich eine Mindestgebühr?

Ja. Veröffentlichen Sie einen Mindestbetrag (z. B. „Pakete ab X $“) und legen Sie Überstunden-/Zusatzkosten fest, damit Ihre Kosten für die Veranstaltungsplanung am Veranstaltungstag nicht in die Höhe schnellen.

VIII. Stärken Sie Ihre Events mit Timely: Von der Planung bis zur Feier

Sobald die Honorare für den Veranstaltungsplaner festgelegt sind und Sie einen Vertrag zur Veranstaltungsplanung abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, die Leistung zu erbringen – und zwar einwandfrei. Timely Event-Management-Software bietet Planern die Werkzeuge, um jeden Schritt der Ausführung zu optimieren. Egal, ob Sie eine einzelne Veranstaltung verwalten oder mehrere Buchungen gleichzeitig durchführen, Timely ermöglicht Ihnen die Übersicht über alles von einer benutzerfreundlichen Plattform aus.

Du kannst dich Veranstaltungen fördern, Anmeldungen sammeln, Tickets verkaufen und Überwachen Sie die Anwesenheit in Echtzeit, alles ohne Werkzeugwechsel. Integrierte Kommunikationsfunktionen machen es einfach, Erinnerungen senden vor der Veranstaltung und Follow-ups danach. Von Marketing bis Logistik, Timely hilft Ihnen, organisiert, professionell und im Zeitplan zu bleiben.

Bei der Auswahl von Systemen zur Unterstützung der Veranstaltungsplanung und -durchführung ist die unabhängige Anerkennung wichtig. TimelyDie Event-Management-Software von wurde von Capterra mit dem Preis für die beste Benutzerfreundlichkeit und von GetApp mit dem Preis für die beste Funktionalität und Funktionen ausgezeichnet, beides basierend auf dem Feedback echter Softwarebenutzer.
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