Auswahl eines Event-Management-Software-Anbieters: 7 Dinge, die Sie beachten sollten

Die Wahl eines Anbieters von Event-Management-Software ist eine wichtige Entscheidung. Es wird Ihnen dabei helfen, einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen, sodass Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die am wichtigsten sind – die Durchführung großartiger Veranstaltungen und die Bereitstellung eines reibungslosen Erlebnisses für Ihre Teilnehmer. Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die bei der Auswahl Ihres Event-Management-Softwareanbieters ziemlich wichtig sind:

1. Produktpassung 

Das erste, was Sie bei der Auswahl eines Anbieters von Event-Management-Software berücksichtigen müssen, ist die Eignung des Produkts. Sie müssen ein klares Verständnis Ihrer Schwachstellen haben und wissen, welche Softwarefunktionen diese am besten lösen können.

Die Konsultation aller Beteiligten und die anschließende Erstellung einer Tabelle mit den wichtigsten Funktionen können Ihnen dabei helfen, Ihren Bedarf zu ermitteln. Dieses Dokument kann Ihnen auch bei der Vorbereitung der RFP oder SOW helfen, wenn dies in Ihrer Organisation erforderlich ist. 

Sobald Sie wissen, was Ihre Eventmanagement-Anforderungen sind, ist es einfacher, den richtigen Anbieter zu suchen und zu finden. Sie können mit der Überprüfung Ihrer potenziellen Softwarelieferanten beginnen. Produktbeschreibung der Event-Management-Software, auf der Suche nach den gewünschten Funktionalitäten. Darüber hinaus können Sie sie nach ihrem fragen Funktionsliste, oder für a Produktdemonstration um zu bestätigen, ob das System alle Ihre Kästchen überprüft.

Mit diesen Ressourcen ist es viel einfacher, Anbieter auszuwählen und zu entscheiden, wer es in Ihre engere Auswahl schafft. 

2. Skalierbarkeit des Teams 

Wenn Sie möchten, dass mehr als eine Person in Ihrer Organisation Ihre Event-Management-Software nutzt, prüfen Sie, wie viele Lizenzen in ihren Zahlungsplänen enthalten sind. Stellen Sie sicher, dass Sie dies überprüfen, bevor Sie sich für einen Plan anmelden, da Sie möglicherweise gezwungen sind, zusätzlich zu zahlen. Viele Softwareanbieter erlauben keine Weitergabe logins mit Teammitgliedern.

Für Teams mit mehr als zwei Personen ist es sinnvoll, eine Plattform mit erschwinglichen Preisen pro Benutzer zu finden. Einige Anbieter von Event-Management-Software basieren auf Lizenzen und verlangen ein festes Abonnement pro Benutzer, was mit dem Wachstum Ihres Event-Geschäfts unerschwinglich werden kann.

Arbeiten Sie mit einem Unternehmen zusammen, das für Ihre Teamgröße flexibel ist und es Ihnen ermöglicht, bei Bedarf problemlos Mitglieder hinzuzufügen, und das mit einer für Sie sinnvollen Preisstruktur.

3 Benutzerfreundlichkeit

Um herauszufinden, ob ein Tool einfach zu verwenden ist, fordern Sie eine kostenlose Testversion an und testen Sie es selbst. Es kann von Vorteil sein, alle Kundenbewertungen zu prüfen, vorzugsweise in Ihrer Branche.

Anfrage für eine Demo der Schnittstelle für diejenigen im Front-End, damit Sie sicher sein können, dass es sich um eine einfache Technologie handelt, die Ihre Teilnehmer übernehmen können.

Wie ist die Anpassbarkeit der Plattform? Prüfen Sie, ob es einfach ist, ohne die Hilfe eines Entwicklers oder Webdesigners Farben und Logos zu ändern, eine Registrierungsseite mit Markenlogo zu entwerfen, E-Mail-Newsletter an potenzielle Kunden zu senden und benutzerdefinierte URLs zu erstellen. Ist die Ticketing-Funktion leicht anpassbar? Es ist wichtig, nach einer Schnittstelle zu suchen, die Echtzeitdaten bereitstellt und so Umsatzprognosen und das Einchecken von Teilnehmern erleichtert.

Die Lösung hierfür ist die Verwendung Timely Event-Management-Software. Als Komplettlösung ermöglicht Ihnen unsere Event-Management-Plattform die Rationalisierung und Automatisierung aller Aspekte der Event-Verwaltung, sodass Sie sich über den Erfolg Ihrer nächsten Veranstaltung freuen können!

Unabhängig davon, bei welchem ​​Aspekt der Veranstaltungsplanung oder -förderung Sie Hilfe benötigen, Timely wird alles haben Funktionen und Unterstützung, die Sie benötigen, um Ihr Veranstaltungsunternehmen zum Erfolg zu führen. 

4. Sicher und konform

Für einige Organisationen sind auch die Sicherheit der Informationstechnologie und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften relevante Überlegungen bei der Beschaffung Event-Management-Software. Sicherlich kann die Zusammenarbeit mit Anbietern von Eventmanagement-Software, die diese Probleme ernst nehmen, potenzielle Risiken und Haftungsrisiken minimieren.    

In der Regel verfügen große Organisationen und Regierungsbehörden über interne Beschaffungsverfahren, die eine vollständige Überprüfung der internen Richtlinien der Anbieter umfassen. Häufige Themen sind IT-Sicherheit, globale Datenschutzgesetze und Barrierefreiheit. Wenn dies der Fall ist, konzentrieren Sie sich auf Lieferanten, die über Sicherheitsprotokolle verfügen DatenschutzbestimmungenUnd eine Erklärung zur Web-Zugänglichkeit. Es wird Ihren Beschaffungsprozess einfacher machen!

5. Schulung und Support

Erkundigen Sie sich im Gespräch mit dem Verkäufer, welche Art von Schulung und Support Ihnen zur Verfügung stehen. Wie läuft ihr Onboarding-Prozess ab? Wie viel Unterstützung erhalten Sie beim Aufbau der Plattform?

Bietet die Plattform einen starken Kundensupport? Suche nach einem help center oder Schulungsvideos können ein guter Anfang sein. Entdecken Sie, ob sie gegen Aufpreis virtuelle Live-Schulungen oder Privatstunden anbieten. Wenn Sie bei der Konfiguration Ihrer Veranstaltungstechnik nur begrenzte Unterstützung von Ihrem Team erhalten, müssen Sie hierauf besonders achten. 

Timely bietet eine robuste help center mit Video-Tutorials. Es beginnt mit den Grundlagen der Verwendung der Benutzeroberfläche und der Einrichtung Ihrer Timely Event-Management-Software; Wir begleiten Sie auf Ihrem Weg zum Eventmanager-Meister! Sie bieten auch fortgeschrittene Schulungen mit Einzelsitzungen für Benutzer an.

6. Unterstützt Unternehmen wie Ihres

Wenn die Event-Management-Plattform an Veranstaltungen beteiligt war, die Ihren Branchentyp und -größe ähneln, dann ist sie wahrscheinlich die Richtige für die Abwicklung Ihres Events. Dies ist ein wichtiges Kriterium für die Auswahl von Anbietern, um den Erfolg Ihrer Event-Management-Software sicherzustellen. 

Wir empfehlen Ihnen, selbst zu recherchieren. Suchen Sie zum Beispiel nach Fallstudien, Bewertungen und Erfahrungsberichte, um zu sehen, ob andere Kunden mit der Auswahl ihrer Event-Management-Plattform zufrieden sind.

Wir verstehen, dass der Auswahlprozess für Softwareanbieter eine schwierige Aufgabe ist. Glücklicherweise, Timely erleichtert diese Auswahl, da es sich um eine einfache, integrierte und intuitive Event-Management-Software handelt.

Timely hilft privaten, öffentlichen und gemeinnützigen Organisationen, Veranstaltungen effizienter zu verwalten. Unabhängig von Ihrer Größe können wir Ihnen helfen, Ihre Veranstaltungsziele zu erreichen. Wir servieren alles Mögliche Eventmärkte und -branchen. Tatsächlich, Timely ist die Wahl von mehr als 150,000 Organisationen weltweit, um ihre Veranstaltungen auf die nächste Stufe zu bringen.

7. Preis- und Abrechnungsoptionen

Bei der Auswahl Ihres Softwareanbieters müssen Sie berücksichtigen, welche Preisoptionen in Bezug auf die für Ihr Unternehmen erforderlichen Funktionen oder Add-Ons verfügbar sind.

Fragen Sie den Anbieter der Event-Management-Software, ob der Preis auf der Grundlage der von Ihnen gewünschten Funktionen, der Anzahl der Teilnehmer oder der Anzahl der von Ihnen veranstalteten Veranstaltungen berechnet wird. Wenn Sie das ganze Jahr über mehrere Veranstaltungen veranstalten, kann es von Vorteil sein, einen Jahresplan zu erstellen. Manchmal kann es kostengünstiger sein, sich für ein ganzes Jahr statt für einen monatlichen Plan anzumelden.

Einige Lösungen bieten ein personalisiertes Erlebnis entsprechend den spezifischen Event-Management-Anforderungen Ihres Unternehmens. Wenn Sie auf der Suche nach maßgeschneiderten Paketen sind, Timely bietet Unternehmenskunden maßgeschneiderte Event-Management-Softwarelösungen und Preise. Erstellen, importieren und bewerben Sie zahlreiche Veranstaltungen und verwalten Sie Veranstaltungen effizienter. 

Der richtige Anbieter von Event-Management-Software

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der beste Anbieter von Event-Management-Software derjenige ist, dessen Produkt die meisten Ihrer Anforderungen erfüllt, mit Ihnen wachsen kann und einfach zu bedienen ist. . Außerdem muss es sicher und konform sein, Schulungen und Support bieten, mit Unternehmen wie Ihrem zusammengearbeitet haben und in Ihr Budget passen.

Timely ist der ausgewählte Anbieter von mehr als 150,000 Event-Erstellern weltweit. Unsere flexible Event-Management-Software funktioniert perfekt mit allen Arten von Veranstaltungen, einschließlich virtuellen, persönlichen und hybriden Veranstaltungen. Mit unserem System können Sie alle Ihre Veranstaltungsangebote in einer schönen Veranstaltungsliste oder einem Kalender zentralisieren und Ihre Veranstaltungs-Landingpages ganz einfach anpassen. Darüber hinaus können Sie Ihre Event-Werbung automatisieren, indem Sie sie als Newsletter teilen oder automatisch in sozialen Medien veröffentlichen. Sie können Anmeldungen auch online über Ihre eigene Website entgegennehmen und Tickets ohne Zwischenhändler verkaufen.

Kontakt zu erfahren Sie mehr über Timely, oder auch versuchen Sie es kostenlos!