Der erweiterte Leitfaden zum Veranstaltungsplanungsprozess

Die Planung einer Veranstaltung kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber wenn Sie den Veranstaltungsplanungsprozess in mehrere Schritte unterteilen, können Sie sich viele Sorgen nehmen. Gibt es ein Prozessmodell für die Veranstaltungsplanung, dem man folgen kann? Schauen Sie sich unten unseren erweiterten Leitfaden zum Veranstaltungsplanungsprozess an und finden Sie es heraus.

Schritt 1: Bestimmen Sie Ziele und Vorgaben

Wir alle wollen unsere Veranstaltungen erfolgreich zu gestalten, egal um welche Art von Veranstaltung es sich handelt. Es kann alles sein, von einem Konzert über einen Casino-Abend bis hin zu einer Produkteinführung und einer Feier zum XNUMX. Juli im Stadtbad. Sie müssen reibungslos ablaufen.

Aber die erste Frage, die wir uns stellen müssen, ist: Was definiert „Erfolg“? Was wollen wir erreichen?

Wenn Sie nicht wissen, wonach Sie greifen, wird es schwierig sein, es zu erreichen. Das erste, was Sie bei der Planung einer Veranstaltung tun müssen, ist, sich hinzusetzen und zu entscheiden, was genau Sie tun möchten. Es mag offensichtlich erscheinen: Sie möchten eine Veranstaltung zum XNUMX. Juli im Stadtbad veranstalten. Doch was braucht es, damit das gelingt? Ist es sinnvoll, dass die Einheimischen ihre Stadtoberhäupter treffen können? Oder versuchen Sie vielleicht, das Stadtbad nach einer zweijährigen umfassenden Restaurierung wieder in seinen alten Glanz zu versetzen? Vielleicht möchten Sie Veteranen ehren?

Das alles und noch viel mehr könnte das Ziel sein. Für die Planung einer guten Veranstaltung ist es jedoch wichtig, das „Warum“ zu ermitteln, bevor Sie sich auf die Suche nach dem „Was“ machen.

Schritt 2: Organisieren Sie sich

Jetzt kommt der schwierige Teil. Sie wissen, was Sie tun möchten: Nehmen wir an, Ihr Ziel für die Feierlichkeiten zum 25. Juli besteht darin, die Zahl der Schwimmbadmitgliedschaften um XNUMX % zu erhöhen. Wie kommt man an diesen Punkt? Sie werden zwei Dinge brauchen, die Ihnen helfen: Menschen und Geld.

Das Budget für die Veranstaltung wurde Ihnen möglicherweise von jemand anderem gegeben, oder Sie müssen die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, um genau zu bestimmen, wie viel Geld ausgegeben werden kann, um mit Schwimmbadmitgliedschaften einen Gewinn zu erzielen. 

Aber Sie brauchen auch Menschen, die Ihnen helfen. Dabei kann es sich um Kollegen handeln, die mit Ihnen zusammenarbeiten sollen, um Personen, die Sie persönlich auswählen, oder um Freiwillige aus der Gemeinde, die sich engagieren möchten. 

Egal wer es ist, Sie müssen ein Team aus Leuten aufbauen, von denen jeder auf seine Weise nützlich sein wird. Einige der Rollen, die Sie möglicherweise benötigen, sind Projektmanager, Veranstaltungsortmanager, Planer, kreativer Designer, Marketing, Sponsor- und Lieferantenkoordinator und mehr. Erst wenn Sie ein Team zusammengestellt haben, können Sie eine Veranstaltung in Gang bringen.

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Marketing- und Kommunikationskampagne

Der Großteil davon wird auf die Schultern Ihres Marketing- und Kreativteams (falls vorhanden) fallen, aber mit diesem Schritt müssen Sie herausfinden, wie Sie die Veranstaltung am XNUMX. Juli bekannt machen. Werden Sie Flyer verwenden? Werbetafeln? Hofschilder? All diese Dinge sind effektiv, aber wer wird sie entwerfen, wer wird sie drucken und wer wird sie platzieren? Das sind alles Fragen, die Sie beantworten müssen. 

Das Branding spielt dabei eine große Rolle, insbesondere wenn es um Geschäftsveranstaltungen und nicht um städtische Schwimmbäder geht. Der Punkt ist jedoch, dass Sie eine konsistente Botschaft über alle Ihre Kommunikationskanäle hinweg wünschen. Dies könnte ähnliche Logos und Schriftarten bedeuten. Es könnte Slogans bedeuten. Es könnte sich um ein Thema für die Veranstaltung handeln – Ihre Veranstaltung am XNUMX. Juli könnte ein Rodeo-Thema, ein Pionier-Thema oder ein Thema des Unabhängigkeitskrieges haben. Was auch immer es ist, Sie müssen eine Entscheidung treffen und dann dabei bleiben.

Schritt 4: Planen Sie das Programm

Sie müssen alles wissen, was passieren wird, wann es passiert und wer dafür verantwortlich ist. Das ist eine tolle Aufgabe für Ihren Projektmanager. Ihre Veranstaltung am XNUMX. Juli beginnt möglicherweise mit einem Pfannkuchenfrühstück bei Sonnenaufgang auf dem Parkplatz des Schwimmbads – wer stellt die Tische und Stühle auf? Wer kocht die Pfannkuchen? Wer kümmert sich um den Müll? Dann findet bei Ihrer Veranstaltung möglicherweise eine feierliche Banddurchtrennung zur Wiedereröffnung des neu renovierten Pools statt – wer wird das Band durchschneiden? Benötigen Sie ein Mikrofon und wie wird es mit Strom versorgt? Wer wird wo stehen und wie wird die Menge kontrolliert?

Denn bei jedem einzelnen Teil Ihrer Veranstaltung müssen Sie wissen, wer wann was tut.

Schritt 5: Koordinieren Sie die Sponsoren, Anbieter und Redner

Vielleicht bringen Sie später am Tag Imbisswagen zum Schwimmbadparkplatz? Oder wird der Bürgermeister im Park davor eine Zeremonie abhalten, bei der er Veteranen ehrt? Vielleicht sind lokale Radiosender vor Ort und sorgen für Musik? Vielleicht haben lokale Unternehmen für den guten Zweck gespendet und möchten einen Stand haben, an dem sie ihre Produkte präsentieren können?

Damit Ihre Veranstaltung erfolgreich ist, müssen Sie all dies koordinieren.

Schritt 6: Finden Sie die richtigen technischen Tools

Timely ist eine Full-Service-Event-Management-Software, die Ihnen viele Kopfschmerzen nehmen kann. Mit Timely Veranstaltungskalender-SoftwareMit ihm können Sie ganz einfach Veranstaltungen veröffentlichen, bewerben und verbreiten, damit mehr Menschen davon erfahren. Darüber hinaus mit Timely Event Buchung und Event-Ticketing Software können Sie RSVPs sammeln oder Veranstaltungstickets direkt von Ihrer Website aus verkaufen.

Und das alles mit einer benutzerdefinierten Domain und Markenkommunikation, die Ihre Gemeinschaftsveranstaltung weitaus professioneller aussehen lässt als die Website Ihrer Stadt.

Schritt 7: Den Plan ausführen

Der vierte Juli ist da. Es ist Zeit für das Pfannkuchenfrühstück, den Marathon, das Durchschneiden des Bandes, die Parade, die patriotischen Redner und alles andere. Da Sie jedoch die gesamte Vorarbeit erledigt und alle Schritte Ihres Veranstaltungsplanungsprozesses befolgt haben, wird alles reibungslos ablaufen.

Schritt 8: Bewerten und aufzeichnen

Sobald es vorbei ist, sind Sie noch nicht fertig! In den letzten Monaten der Planung für den XNUMX. Juli haben Sie gerade viel darüber gelernt, wie Ihre Gemeinde funktioniert – über Budgets, Sponsoren, Freiwillige und Kommunikation. Sie müssen bewerten, was richtig und was schief gelaufen ist, und Sie müssen diese Informationen aufzeichnen, damit jemand in Ihrer Lage das nächste Mal, wenn er eine Gemeinschaftsveranstaltung veranstalten muss, nicht das gesamte von Ihnen erworbene Wissen erneut erlernen muss.

Mit TimelyMit den integrierten Berichts- und Analysetools von können Sie den ROI Ihrer Veranstaltung auswerten und bessere Veranstaltungen für die Zukunft planen.

Fordern Sie ein Treffen an Damit wir Ihnen noch heute bei der Planung Ihrer Veranstaltung behilflich sein können!