Vaiheittainen opas yliopiston tapahtumakalenterin rakentamiseen

Yliopistotapahtumien ajoittamiseen, suunnitteluun, organisointiin ja johtamiseen käytetään paljon työtä ja resursseja. Ihan kuin tapahtumahallinta ei ollut tarpeeksi vaativa, tarvitaan myös yliopiston tapahtumakalenterin luominen. 

Tässä artikkelissa aiomme puhua siitä, miksi tarvitset yliopiston tapahtumakalenterin, kuinka tehdä kampuksen tapahtumaluettelo ja mitä tehdä kalenterin kanssa, kun sinulla on se. Haluamme, että pystyt maksimoimaan potentiaalisi tapahtumakalenterillasi, ja nämä ovat todistettuja vaiheita, joiden avulla pääset oikealle tielle järjestetympään aikatauluun, sitoutunempaan opiskelijakuntaan ja valmistautumaan paremmin tapahtumiin, kun he tapahtua.

1. Miksi tarvitset yliopiston tapahtumakalenterin?

Joka ajankohtana oppilaitoksessa tapahtuu niin paljon, että tapahtumien hallinta kouluille, korkeakouluille ja yliopistoille voi olla erillinen toiminto itsessään! Sen ei kuitenkaan tarvitse olla, jos sinulla on yksi, yhden luukun yliopiston tapahtumakalenteri – yksittäinen alusta opiskelijoille, professoreille ja kaikille asiaankuuluville osapuolille, jotka voivat etsiä uusinta tietoa jokaisesta yliopistosi tai korkeakoulusi tapahtumasta. , tai osasto.

1.1. Tapahtumien suunnittelu

Yliopiston tapahtumakalenterin avulla voit suunnitella resursseja ja tapahtumapaikkoja ilman aikatauluristiriitoja. Tietäen etukäteen mitä tapahtumia kampuksella tapahtuu suunnilleen samaan aikaan, kun ajattelet tapahtumasi isännöintiä, voit varmasti välttää useita tapahtumasuunnitteluongelmia matkan varrella.

Voit saavuttaa paljon enemmän verkkotapahtumaluettelon avulla. Kriittinen vaatimus tapahtumasi onnistumiseen on varmistaa, etteivät tapahtumat mene päällekkäin. Ja ennen kaikkea voit auttaa opiskelijoita suunnittelemaan ja budjetoimaan aikansa ja rahansa heitä kiinnostaviin tapahtumiin. 

Lisäksi, jos sinulla on jo verkkotapahtumalistaus, se voi auttaa sinua laatimaan seuraavan lukukauden tai ensi vuoden yliopiston tapahtumakalenterin. Kun tiedät tarkalleen, milloin edellinen tapahtumasi suunniteltiin, kuinka se oli vuorovaikutuksessa muiden tapahtumakalenterin tapahtumien kanssa, kuinka paljon suunnittelua ja valmistelua siihen käytettiin (mukaan lukien budjetti, järjestelyt jne), olet paljon paremmassa asemassa seuraavan suunnittelussa. tapahtuma. Se kaikki on markkinatutkimusta.

1.2. Tapahtuman tiedotus

Yhteistyö on avainasemassa kaikissa tapahtumien markkinoinnissa, ja me kaikki tiedämme kovalla kokemuksella, että ensimmäinen askel tavoittamisessa on sanan levittäminen. Voidaksesi levittää sanaa yliopistotapahtumasta, sinulla on oltava kaikki asiaankuuluvat tiedot yhdessä paikassa, joka ei ole vain täysin täytetty ja rajattu, mutta sinun on oltava opiskelijasi helposti saatavilla. Yhteydenotto on turhaa, jos markkinointimateriaalia - tässä tapauksessa yliopiston tapahtumakalenteria - on vaikea löytää tai vaikea käyttää.

Mutta ei siinä vielä kaikki! Tapahtumakalenterin luominen auttaa pitkälle varmistamaan, että kohdeyleisö tavoittaa riittävästi, mikä puolestaan ​​lisää osallistumista, olipa kyseessä sitten henkilökohtaiset tai virtuaaliset tapahtumat.

1.3. Tapahtumaan osallistuminen

Tärkeiden päivämäärien, erikoistapahtumien ja kurssien tehokkaan julkistamisen lisäksi hyvin laadittu ja päivitetty yliopistotapahtumakalenteri voi auttaa sinua kasvattamaan tapahtumaan osallistuminen.

Voit integroida kalenterisi Timely's tapahtumien varausjärjestelmäja tiedä etukäteen kuka on tulossa tapahtumaasi keräämällä ilmoittautumisia tai myymällä lippuja verkossa. Lisäksi voit lähettää tapahtuman osallistujille mukautettuja sähköposteja ja ilmoituksia muistuttamaan heitä tapahtumasta.

1.4. Milloin tahansa ja missä tahansa

Joten on helppo ymmärtää, miksi yliopiston tapahtumakalenterin luominen olisi niin hyödyllistä sinulle, opiskelijoillesi, tiedekunnallesi ja henkilökunnallesi sekä kaikille yliopistoon liittyville ihmisille. Tapahtumakalenterin luominen verkossa on kuitenkin vielä tärkeämpää – jos se ei ole verkossa, sitä ei ehkä ole enää olemassa. 

Itse asiassa online-tapahtumakalenterin avulla opiskelijat voivat seurata tulevia tapahtumia 24/7 ja millä tahansa laitteella. Se on paljon kätevämpi ja tehokkaampi kuin painetut versiot.

2. Kuinka luoda yliopiston tapahtumakalenteri?

Mutta miten tapahtumakalenteri luodaan verkossa ja mitä se sisältää? Tässä on vaiheittainen opas yliopiston tapahtumakalenterin rakentamiseen Timely'S tapahtumien hallintaohjelmisto.  

Tapahtumakalenterin luominen verkossa Timely's tapahtumakalenteriohjelmisto on helppoa. Se on erittäin yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen verkkopohjainen sovellus, joka ei vaadi teknisiä tietoja tai taitoja. Se on käyttövalmis heti sanasta lähtien. Näin voit toimia:

2.1. Upota kalenterikoodi verkkosivustollesi

Tapahtumakalenterin saamiseksi verkossa tarvitset vain kyvyn upota kalenterikoodi verkkosivustollasi. Se on helppo vaihe, ja olemme tehneet siitä tarpeeksi käyttäjäystävällisen, jotta ulkopuolista apua ei pitäisi tarvita. Muutama klikkaus ja olet luonut yliopiston tapahtumakalenterin! Jos kuitenkin tarvitset apua, yliopistosi IT-osasto tai TimelyAsiakasmenestystiimi voi auttaa.

2.2. Mukauta kalenteriasi

Kanssa Timely tilillä voit helposti luoda silmiinpistävän yliopiston tapahtumakalenterin kalenterin suunnittelun mukauttaminen. Voit lisätä logosi, vaihtaa fontteja ja väriteemaa. Voit jopa lisätä yliopistosi maskotin, mikä vahvistaa entisestään opiskelijoiden ja henkilökunnan identiteettiä.

2. 3. Lisää tapahtuman lähetyslomake 

Yliopiston tapahtumakalenteriohjelmistollamme lisäämällä tapahtuman ilmoittautumislomake on helppoa. Sen avulla yhteisö voi lähettää kaikentyyppisiä tapahtumia, olipa kyse sitten henkilökohtaisesta, online- tai hybriditapahtumasta. Lisäksi he voivat lähettää tapahtumia, jotka ovat ilmaisia ​​tai maksullisia.

Kaikki tapahtuman lähettämisen hyväksymisprosessi voidaan automatisoida. Näin voit säästää aikaa, kun täytät kalenterisi yleisöllesi sopivilla tapahtumilla.

2.4. Ckerää vastaukset ja myy liput

Voit integroida omasi Timely yliopiston tapahtumakalenteri meidän kanssamme tapahtuman rekisteröinti ja tapahtumalippuohjelmisto ratkaisuja. Näin voit kerätä RSVP:tä ja myydä lippuja suoraan verkkokalenterista ilman välittäjiä. Siksi voit helposti aloittaa tapahtumiesi kaupallistamisen ilman lisätoimenpiteitä.

2.5. Hallinnoi käyttäjien käyttöoikeuksia ja kaikkia muita näkökohtia 

Hallinnoi käyttäjien käyttöoikeuksia ja kaikki muut elementit yhdestä ohjelmistoratkaisusta. Näin vain kunkin laitoksen valtuutetut käyttäjät voivat lisätä tapahtumia tai tehdä muutoksia yliopiston tapahtumakalenteriin. 

3. Yliopiston tapahtumakalenteri on nyt valmis käytettäväksi

Kun olet luonut tapahtumakalenterin, se on valmis käytettäväksi. Tämän jälkeen voit alkaa luoda tai tuoda kaikenlaisia ​​tapahtumia ja jopa korostaa niitä parhaan näkyvyyden saavuttamiseksi.

3.1. Demo yliopiston kalenteri

Tutustu meidän yliopiston tapahtumakalenterin demo nähdäksesi, miltä se näyttäisi verkkosivustollasi.

3.2. Menestystarina

Jos olet utelias, voit tarkistaa a tapaustutkimus mukana Bristolin yliopisto. Tapaustutkimus osoittaa, miten Timely auttoi yliopistoa käynnistämään uudelleen verkkokalenterin ja lisännyt samalla tapahtumaluetteloita, sitoutumista ja osallistumista.

4. Lisää tapahtumaohjelmistoratkaisuja oppilaitoksille

Meillä on monia muita arvokkaita tapahtumaohjelmistoratkaisut varten korkeakoulut ja yliopistot. Esimerkiksi meidän huoneaikatauluohjelmisto, jonka avulla voit ottaa paikanvaraukset ja vuokraukset verkossa.

Jos tarvitset apua yliopiston tapahtumakalenterin laatimisessa, henkilökuntamme auttaa sinua mielellään! Suunnittele kanssasi parempi tapahtuma Time.ly tänään!