Tapahtumasuunnitteluprosessin edistynyt opas

Tapahtuman suunnittelu voi olla pelottava tehtävä, mutta jos jaat tapahtuman suunnitteluprosessin vaiheisiin, se voi viedä paljon huolta. Onko tapahtumasuunnitteluprosessimallia noudatettava? Tutustu tapahtumasuunnitteluprosessin edistyneeseen oppaaseemme alla ja ota selvää.

Vaihe 1: Määritä tavoitteet ja tavoitteet

Me kaikki haluamme tapahtumien onnistumiseksiriippumatta siitä, millainen tapahtuma on kyseessä. Se voi olla mitä tahansa konsertista kasinoiltaan tuotelanseerauksiin ja neljännen heinäkuun juhlaan kaupungin uimahallissa. Niiden on lähdettävä ilman ongelmia.

Mutta ensimmäinen kysymys, joka meidän on kysyttävä itseltämme, on: mikä määrittelee "menestyksen"? Mitä haluamme saavuttaa?

Jos et tiedä mitä tavoittelet, on vaikea tarttua siihen. Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä tapahtumaa suunnitellessasi, on istua alas ja päättää, mitä tarkalleen yrität tehdä. Se voi tuntua itsestään selvältä: haluat järjestää heinäkuun neljännen tapahtuman kaupungin uimahallissa. Mutta mitä tarvitset menestyäkseen? Onko tarkoitus, että paikalliset voivat tavata kaupunkinsa johtajat? Tai ehkä yrität tuoda kaupungin uima-altaan takaisin entiseen loistoonsa kaksivuotisen massiivisen kunnostuksen jälkeen? Ehkä haluat kunnioittaa veteraaneja?

Tavoitteena voisi olla kaikki tämä ja paljon muuta. Mutta "miksi":n määrittäminen ennen kuin lähdet etsimään "mitä" on olennaista hyvän tapahtuman suunnittelussa.

Vaihe 2: Järjestä

Nyt tulee vaikea osa. Tiedät mitä haluat tehdä: oletetaan, että tavoitteesi 25. heinäkuuta -juhlissa on kasvattaa uimahallin jäsenmäärää XNUMX %. Miten pääset siihen pisteeseen? Tarvitset kaksi asiaa auttamaan sinua: ihmisiä ja rahaa.

Tapahtuman budjetin on voinut antaa sinulle joku muu, tai sinun on ehkä tehtävä tulosraportti määrittääksesi tarkalleen, kuinka paljon rahaa voidaan käyttää saadaksesi voittoa uima-allasjäsenyydestä. 

Mutta tarvitset myös ihmisiä auttamaan sinua. He voivat olla työtovereita, jotka on määrätty työskentelemään kanssasi, tai henkilöitä, jotka valitset itse, tai he voivat olla yhteisön vapaaehtoisia, jotka haluavat olla mukana. 

Riippumatta siitä, kuka se on, sinun on rakennettava joukko ihmisiä, joista jokainen on hyödyllinen omalla tavallaan. Joitakin rooleja, joita saatat tarvita, ovat projektipäällikkö, tapahtumapaikan johtaja, aikatauluttaja, luova suunnittelija, markkinointi, sponsori ja toimittajakoordinaattori ja paljon muuta. Vasta kun sinulla on tiimi paikallaan, voit saada tapahtuman käyntiin.

Vaihe 3: Kehitä markkinointi- ja viestintäkampanja

Suurin osa tästä jää markkinointi- ja luovan tiimisi (jos sinulla on) harteille, mutta tässä vaiheessa sinun on selvitettävä, kuinka aiot levittää sanaa Fourth of July -tapahtumasta. Käytätkö lentolehtisiä? Mainostaulut? Pihakyltit? Kaikki nämä asiat ovat tehokkaita, mutta kuka suunnittelee ne, kuka tulostaa ja kuka sijoittaa ne? Nämä kaikki ovat kysymyksiä, joihin sinun on vastattava. 

Brändäys tulee tähän suurella tavalla, varsinkin jos puhumme liiketapahtumista emmekä kaupunkien uima-altaista. Mutta pointti on, että haluat johdonmukaisen viestin kaikilla viestintäkanavillasi. Tämä saattaa tarkoittaa samanlaisia ​​logoja ja fontteja. Se voi tarkoittaa iskulauseita. Se voi tarkoittaa tapahtuman teemaa – Neljännen heinäkuun tapahtumallasi voi olla rodeo-teema, pioneeriteema tai Vallankumoussota-teema. Mikä tahansa se on, sinun on päätettävä ja pysyttävä siinä.

Vaihe 4: Suunnittele ohjelma

Sinun on tiedettävä kaikki mitä tulee tapahtumaan, milloin se tapahtuu ja kuka on siitä vastuussa. Tämä on loistava työ projektipäälliköllesi. Heinäkuun neljännen tapahtumasi voi alkaa auringonnousun pannukakkuaamiaisella uima-altaan parkkipaikalla – kuka kattaa pöydät ja tuolit? Kuka tekee pannukakkuja? Kuka hoitaa roskakorit? Sitten tapahtumassasi voi olla seremoniallinen nauhanleikkaus, jolla uusittu uima-allas avataan uudelleen – kuka leikkaa nauhan? Tarvitsetko mikrofonin ja miten se saa virtaa? Kuka seisoo missä ja miten väkijoukkoa ohjataan?

Näet, jokaisen tapahtumasi kohdalla sinun tulee tietää kuka tekee mitä milloinkin.

Vaihe 5: Koordinoi sponsorit, toimittajat ja puhujat

Ehkä myöhemmin päivällä tuot ruoka-autot uima-altaan parkkipaikalle? Vai aikooko pormestari pitää seremonian edessä olevassa puistossa, jossa he kunnioittavat veteraaneja? Ehkä paikalliset radioasemat tarjoavat musiikkia paikan päällä? Ehkä paikalliset yritykset ovat lahjoittaneet asian hyväksi ja haluavat saada osaston, jossa he voivat esitellä tuotteitaan?

Sinun on koordinoitava kaikki tämä, jotta tapahtumasi onnistuisi.

Vaihe 6: Etsi oikeat tekniset työkalut

Timely on täyden palvelun tapahtumanhallintaohjelmisto, joka voi poistaa suuren osan päänsärystä. Kanssa Timely Tapahtumakalenteriohjelmisto, julkaiset, mainostat ja jaat tapahtumia helposti, jotta useammat ihmiset tietävät niistä. Lisäksi kanssa Timely Tapahtuman varaus ja Tapahtumien lippuja ohjelmistoja, joilla voit kerätä vastauspyyntöjä tai myydä tapahtumalippuja suoraan verkkosivustoltasi.

Ja se voi tehdä kaiken mukautetun verkkotunnuksen ja merkkiviestinnän avulla, mikä saa yhteisötapahtumasi näyttämään paljon ammattimaisemmalta kuin kaupunkisi verkkosivusto.

Vaihe 7: Suorita suunnitelma

Heinäkuun neljäs on koittanut. On pannukakkuaamiaisen, maratonin, nauhan leikkaamisen, paraatin, isänmaallisten puhujien ja kaiken muun aika. Mutta koska olet tehnyt kaiken jalkatyön ja seurannut tapahtumasuunnitteluprosessisi kaikkia vaiheita, se sujuu virheettömästi.

Vaihe 8: Arvioi ja tallenna

Kun se on ohi, et ole valmis! Viimeisten kuukausien aikana, kun olet suunnitellut 4. heinäkuuta, olet juuri oppinut paljon siitä, kuinka yhteisösi toimii - budjeteista ja sponsoreista, vapaaehtoisista ja viestinnästä. Sinun on arvioitava, mikä meni oikein, mikä meni pieleen, ja sinun on tallennettava nämä tiedot, jotta seuraavan kerran, kun jonkun sinun on järjestettävä yhteisötapahtuma, hänen ei tarvitse opetella uudelleen kaikkea saamaasi tietoa.

Kanssa TimelyIntegroitujen raportointi- ja analytiikkatyökalujen avulla voit arvioida tapahtumasi sijoitetun pääoman tuottoprosenttia ja suunnitella parempia tapahtumia tulevaisuudessa.

Pyydä tapaaminen jotta voimme auttaa tapahtumasuunnittelussasi jo tänään!