COVID 19:ään liittyvät tapahtumasuunnitteluongelmat ja mitä niille tehdä

COVID 19 muutti kiistattomasti tapaa, jolla maailma toimii. Yleisestä toimistoilmapiiristä, tapaan, jolla ajattelemme ruokailua, tapaa, jolla suunnittelemme tapahtumia. Varmasti covid 19 -tapahtumasuunnitteluongelmat ovat paljastaneet tiettyjä haavoittuvuuksia tapahtumasuunnittelualalla. Se ei kuitenkaan ole estänyt tapahtumasuunnittelijoita ja -järjestäjiä mukautumasta ja saamasta työtä valmiiksi.

Tapahtumasuunnittelu Covid 19 -pandemian aikana

Lähes kaikilla toimialoilla ihmisten piti oppia sopeutumaan pandemiaan ja silti toimimaan parhaan kykynsä mukaan. Se on ollut vaikeaa ja muuttanut tapaa, jolla ryhmätapaamisia suunnitellaan ja pidetään jatkossa.

Nämä tapahtumanhallinta-alan ongelmat ovat luonnollisesti luoneet esteitä suunnitteluprosessille. Tapahtumasuunnittelijat ovat kuitenkin oppineet hyppäämään tai ohittamaan nämä esteet. Ja he jatkavat tapahtumasuunnitteluprosessia eteenpäin. 

Tapahtumasuunnittelutyökalujen ansiosta voit myös hyödyntää näitä vaikeita aikoja ja muuttaa tapahtumasuunnitteluongelmia ratkaisuiksi. Tutustu joihinkin yleisiin COVID 19 -virukseen liittyviin tapahtumasuunnitteluhaasteisiin ja joihinkin ratkaisuihin, jotka pitävät tapahtumasuunnitteluprosessisi liikkeessä pandemian aikana ja sen jälkeen.

Tapahtumien ei tarvitse olla suoria

Yksi asia, jonka olemme oppineet viimeisen vuoden aikana, on se, että tapahtumien ei tarvitse olla livenä ollakseen hyviä. Joissain tiloissa live-tapahtuman järjestäminen voi silti olla mahdollista, joko siksi, että vieraille ja henkilökunnalle on riittävästi tilaa tuntea olonsa mukavaksi ja vastuullisesti etäällä, mutta sen ei tarvitse olla niin. 

Virtuaalitapahtumat voivat olla mahtavia! Olemme nähneet kaiken työkokouksista konsertteihin tehtynä virtuaalisesti. Ja olemme oppineet, että osallistujille voi olla suuria etuja riippumatta siitä, onko COVID 19 ongelma vai ei. Jotkut ihmiset ovat oppineet rakastamaan tapahtumien katsomista mukavasti kotonaan tapahtumaan matkustamisen sijaan. Jotkut työpaikat ovat nyt osittain tai kokonaan etäisiä. Ja he voivat silti pitää upeita kokouksia, jos he muuttavat tapahtumasuunnitteluongelmat ratkaisuiksi. 

Esimerkiksi tapahtumasuunnitteluohjelmisto voi auttaa sinua kokoamaan osat tapahtumaasi varten. Olipa kyseessä henkilökohtainen, virtuaalinen tai hybridi. Ja kun tämä tapahtumasuunnittelutyökalu on käden ulottuvilla, voit silti olla tehokas suunnittelussasi. Voit pitää kaikki samalla sivulla, kun on kyse ilmoittautumisesta, puhumisesta tai esittelystä, aikatauluista, taukoajoista. Voit jopa jakaa asiakirjoja tai kohteita etukäteen varmistaen, että kaikki ovat valmistautuneita ja voivat osallistua helposti.

Livenä mutta turvassa

Kun tapahtumasuunnittelussa on haasteita ja haluat järjestää henkilökohtaisen tapahtuman, on asioita, jotka on otettava huomioon. Tapahtumasi osallistujat haluavat olla turvassa. Riippumatta siitä, onko tapahtumasuunnittelun haaste pandemia vai riehuva yleisö tai epäluotettava sää. Osallistujat haluavat tietää, että kun he menevät tapahtumaan, he ovat turvassa. Kyse on tilanteesta parhaan hyödyn saamisesta ja hauskan ympäristön luomisesta olosuhteista riippumatta. 

Oikein tapahtumien hallintaohjelmisto mahdollistaa tapahtuman sujumisen ongelmitta tapahtumasuunnitteluhaasteiden aikana, koska vaikeita tilanteita varten on suojat jo valmiina. 

Ottaa tapahtumakalenteri verkkosivustollasi kaikki tapahtumasi ja niiden tiedot voivat auttaa. Itse asiassa osallistujat tietävät etukäteen, mitä he voivat odottaa tapahtumalta. Esimerkiksi mitä heidän pitäisi pukea päälle tai jos heidän on oltava sosiaalisesti etäisyyden päässä. Tapahtumien hallintaohjelmisto Järjestäjät voivat antaa kaikki nämä tiedot osallistujien saataville ennen kuin he pääsevät paikalle. Kaikki sujuu hyvin, jos suunnitellaan oikein.

Tärkeintä on, että tapahtumasuunnittelutyökalut ovat tehneet sen niin, että viestintälinjasi voivat pysyä avoimina ja tapahtumasuunnittelun haasteesi voivat pysyä vain sellaisina, toisin kuin tiesulkuja. Olethan tottunut tapahtumasuunnittelun haasteisiin, COVID 19 on yksinkertaisesti tarjonnut uuden sarjan.

Suunnittele tähän mennessä paras tapahtumasi

COVID 19 on epäilemättä aiheuttanut ongelmia tapahtumanhallinta-alalla. Tapahtumien suunnitteluun liittyvät ongelmat ovat kuitenkin kaukana tapahtumien sulkemisesta kokonaan. Tapahtumia tapahtuu jatkossakin, vaikka niiden on tapahduttava hieman eri tavalla. 

Olipa kyseessä yksinkertainen säätö, joka edellyttää osallistujiasi ennakkoilmoittautuminen tapahtumiisi, tai ostaa lippuja kautta tapahtumalippuohjelmisto Lipputulojen avaamisen sijaan on olemassa työkaluja, joita voit muokata ja saada toimimaan puolestasi.
Voit silti järjestää parhaan tapahtumasi tähän mennessä. Pyydä tapaaminen lisätietoja TimelyTapahtumanhallintaohjelmisto.