7 vinkkiä täydellisen sähköpostimuistutuksen kirjoittamiseen tapahtumaa varten

Jos uskot, että työsi osallistujien kanssa on tehty, kun he ovat ostaneet lipun tai rekisteröityneet tapahtumaasi, mieti uudelleen. Vaikka rekisteröityminen osoittaa, kuinka paljon he todella haluavat tulla, voi olla monia syitä, miksi he eivät voi - tai yksinkertaisesti unohtaneet. Tämä kuulostaa epätodelliselta, mutta on itse asiassa totta, kuinka usein ihmiset unohtavat jotain niin suurta kuin tapahtuma, kun he odottavat niin innolla osallistumistaan ​​niihin. Varmista, että yleisösi saapuu paikalle 7 vinkkillämme täydellisen sähköpostimuistutuksen kirjoittamiseen tapahtumaan!

Mikä on sähköpostimuistutus?

Sähköpostimuistutukset ovat sähköisiä viestejä, joita tapahtuman järjestäjät lähettävät yleisölleen ennen tapahtumaa. Tämä sähköposti sisältää yleensä tietoja tapahtumasta, kuten päivämäärä, aika, tapahtuman nimi, mitä ottaa mukaan ja miten valmistautua. Se voi näyttää yksinkertaiselta käytännöltä, mutta se auttaa monia osallistujia muistuttamaan tapahtumista ja rohkaisemaan heitä osallistumaan.

Miksi kirjoittaa sähköpostimuistutus?

Vaikka voit pitää sitä vain hyvänä käytäntönä, sähköpostimuistutuksen kirjoittaminen jopa voi olla erittäin hyödyllistä. Tosiasia on, että yksinkertaisten sähköpostien kirjoittaminen hyvällä visuaalisella apuvälineellä ja oikeaan aikaan lähetettynä auttaa osallistujia muistamaan tapahtumasi. Tällä tavalla he eivät todennäköisesti jää ilman. Näin voit tapahtumajärjestäjänä ansaita enemmän rahaa ja saada enemmän positiivista palautetta tapahtumastasi.

Lisäksi sähköpostimuistutuksen kirjoittaminen tapahtumistasi auttaa sinua jakamaan kaikki upeat ja viihdyttävät ohjelmat, jotka olet valmistanut päivää varten. 

Yleensä tapahtuman järjestäjät lähettävät sähköpostimuistutuksia toistuvasti strategisina päivinä varmistaakseen ilmoittautuneidensa läsnäolon. Se voi olla kaksi viikkoa ennen tapahtumaasi, yksi viikko, yksi päivä ja aikaisemmin tapahtumapäivänä. Lähestymistapasi määrittää tiheyden ja päivämäärät.

Olemme koonneet sinulle hyviä vinkkejä ja työkaluja sähköpostimuistutussuunnitelman laatimiseen. Jatka lukemista saadaksesi seitsemän vinkkiä muistutussähköpostin kirjoittamiseen tapahtumaa varten.

Kuinka luoda tehokkaita sähköpostimuistutuksia tapahtumiisi

Voit luoda tehokkaan tapahtumamuistutussähköpostin, jonka yleisösi saa mielellään, noudattamalla joitain helppoja ohjeita. Katso alta seitsemän vinkkimme, joiden avulla voit kirjoittaa täydelliset sähköpostimuistutukset tapahtumiin!

1. Tunne yleisösi

Jos tiedät etukäteen, miten yleisösi käyttäytyy ja mitä he odottavat tapahtumaltasi, tiedät kuinka lähestyä heitä helposti. Jos esimerkiksi järjestät ammattikonferenssitapahtuman, tiedät, että ihmiset puhuvat sinuun kohteliaammin ja teknisemmin, ja voit tehdä samoin sähköpostimuistutuksissasi. Tämä vihje koskee myös ikää, genreä ja mieltymyksiä, jotka voivat muuttaa tapaa, jolla tietty yleisö tykkää kommunikoida. Huomio!

2. Luo aiherivi, joka saa huomiota

Aiherivi on yksi ensimmäisistä asioista, jonka ihmiset näkevät, kun he avaavat sähköpostin. Siihen on kiinnitettävä huomiota heti. Varmista, että aiherivi on lyhyt ja tarttuva. Hyvä vinkki on käyttää otsikossa sanoja, kuten "älä missaa" ja "tallenna päivämäärä", muistuttamaan yleisöäsi tapahtuman päivämäärästä.

3. Sisällytä tapahtuman tiedot

Toinen hyvä idea on käyttää sähköpostimuistutuksia kertomaan ihmisille, milloin ja missä tapahtuma järjestetään. Voit myös käyttää tilaisuutta hyväksesi ja kertoa tapahtumasta muita yksityiskohtia, kuten lipun hintaa, valmistelua ja paikkaohjeita. 

Muista lisätä linkki tapahtumasivulle verkkosivustollesi ja pyytää ihmisiä jakamaan tapahtuma muiden kanssa. Kaikki nämä käytännöt voivat auttaa sinua keräämään laajempaa yleisöä ja jopa tuomaan uusia ihmisiä tapahtumaasi.

Jos lähetät muistutuksia ennen tapahtuman alkua, varmista, että käytät oikeaa ääntä. Ihmiset, jotka saavat nämä sähköpostit, ovat todennäköisesti kiireisiä muiden asioiden kanssa, joten pidä viestisi lyhyinä ja ystävällisesti.

4. Sisällytä henkilökohtainen kosketus

Persoonallinen kosketus auttaa muistuttamaan ihmisiä tulevasta tapahtumasta. Jos kirjoitat sähköpostimuistutusta tuntemattomille ihmisille, voi olla vaikea päästä läheisyyteen, mutta voit aina kirjoittaa omalla tavallasi ja näyttää ihmisille, että käytit aikaa ja vaivaa muistutuksen valmisteluun itse. Ja tämä vie meidät seuraavaan vinkkiimme.

5. Käytä mukavaa toimintakehotusta

Varmista myös, että sähköpostiisi sisältyy toimintakehotus (CTA). Tämä tarkoittaa, että sinun on kerrottava ihmisille, mitä heidän pitäisi tehdä seuraavaksi viestisi lukemisen jälkeen. Toisin sanoen sinun on annettava heille jotain napsautettavaa, jotta he voivat siirtyä suoraan tapahtumasivulle.

Tässä on joitain hyviä esimerkkejä toimintakehotuksista tapahtumasähköpostimuistutuksiin:

• Älä missaa
• Älä missaa tilaisuutta
• Viimeinen mahdollisuus
• Älä unohda
• Muista vastata
• Muista ostaa lippusi

6. Ole tarkka siitä, milloin lähetät muistutukset

Ihmiset, jotka saavat muistutussähköpostin tapahtumasta, vastaavat tai saapuvat paikalle useammin kuin ne, jotka eivät saa. Varmista siis, että lähetät ne oikeaan aikaan. On tärkeää muistaa, että paras päivämäärä muistutusten lähettämiseen riippuu lähestymistavastasi, mutta tässä on yksinkertainen aikatauluidea:

14 päivää ennen tapahtumaa: tapahtumatiedot ja uutiset, mukaan lukien lipputiedot ja kuinka monta on vielä saatavilla.

7 päivää ennen tapahtumaa: ystävällinen sähköpostimuistutus, että tapahtuma on tulossa, mutta ihmiset voivat silti ostaa viime hetken lippuja ja valmistautua siihen.

3 päivää ennen tapahtumaa: sähköpostimuistutus, jossa tapahtumatiedot, aika ja päivämäärä korostettuina. Voit myös antaa reittiohjeet tapahtumapaikalle tai vastata viime hetken usein kysyttyihin kysymyksiin. Lähetä selkeä viesti osallistujille osoitteeseen "Älä missaa!"

1 päivä ennen tapahtumaa: ilmoittaa, että tapahtuma tapahtuu seuraavana päivänä. Kiinnitä huomiota otsikkoon käyttämällä sanoja, kuten "Se on tulossa!"

Tapahtumapäivä: voit ilmoittaa osallistujillesi, että tapahtuma alkaa muutaman tunnin kuluttua ja kuinka varautua ruuhkaan tai muihin haitoihin.

7. Oikoluku muistutus

On hyvä harjoitus lukea tekstit ja viestit uudelleen saadaksesi selville, mitä voit parantaa. Lisäksi se on yleinen käytäntö sisällöntuottajien ja asiantuntijoiden keskuudessa, jonka voit sisällyttää päivittäiseen käyttöön. Kun olet kirjoittanut tapahtuman muistutussähköpostin tunnin tai jopa yhden päivän kuluttua, lue se uudelleen selkeällä päällä. Se auttaa sinua yhdistämään mukavia yksityiskohtia, jotka unohdat kokonaan, kun olet liian keskittynyt tehtävään.

Käyttäminen Timely Automaattiset tapahtumamuistutusmallit

Ihmiset, jotka haluavat tietää kuinka kirjoittaa muistutussähköpostia tapahtumaa varten, haluavat usein luoda mallin, jonka he voivat lähettää kaikille osallistujilleen. Sähköpostimallien käyttäminen ei ole vain älykästä, vaan tarjoaa myös skaalautuvamman ratkaisun mille tahansa yritykselle.

Vaikka haluat lisätä persoonallisuuttasi ja kommunikoida suoraan yleisösi kanssa, ei ole käytännöllistä kirjoittaa muistutussähköpostia jokaisesta tapahtumasta tai osallistujasta yksitellen. Siksi paras tapahtumanhallintajärjestelmät on valmiita malleja, joiden avulla voit puhua yleisöllesi helposti.

Timely Tapahtumien hallintaohjelmisto on täydellinen työkalu tapahtumien järjestämiseen ja ikimuistoisten elämysten luomiseen. Kaikkien hämmästyttävien tapahtumien julkaisu-, promootio- ja lipputoimintojen lisäksi se voi myös auttaa sinua automatisoimaan tapahtumamuistutusten sähköpostin työnkulkua. Voit käyttää meidän tapahtumasähköpostimallit tai luo omasi.

Ota yhteyttä tänään saadaksesi lisätietoja Timely'S tapahtumaohjelmisto. Autamme sinua varmasti viemään tapahtumasi uudelle tasolle.