4 työkalua museotapahtumien hallinnan tehostamiseen

Museotapahtuman suunnittelu ei ole mikään pieni tehtävä. Toisin kuin konsertit, festivaalit tai yksityisillalliset, museotapahtumat vaativat tarkkuutta, rakennetta ja syvää kunnioitusta tapahtumapaikan tarkoitusta ja kokoelmia kohtaan. Turvallisuuden ja kävijävirran hallinnasta ryhmien tai koulukierrosten aikataulujen koordinointiin jokainen yksityiskohta on hallittava huolellisesti. Tässä artikkelissa tutkimme neljää työkalua, jotka voivat auttaa sinua virtaviivaistamaan museotapahtumien hallintaa.

I. Parhaat työkalut museotapahtumien hallinnan yksinkertaistamiseen

Järjestäpä sitten gaalaa, koulutusohjelmaa tai perhepäivää, virhemarginaali on pieni – ja tehokkuus on avainasemassa. Onneksi moderni museon tapahtumanhallintaohjelmisto voi tehdä tästä monimutkaisesta tehtävästä helpompaa kuin koskaan. Alla olemme nostaneet esiin neljä tehokasta työkalua, jotka on suunniteltu auttamaan sinua järjestämään saumattomia ja onnistuneita museotapahtumia.

1. Trello

Trello on ilmainen projektisuunnitteluohjelmisto. Se käyttää erittäin käyttäjäystävällistä käyttöliittymää tehtävälistojen luomiseen yhdelle henkilölle tai koko organisaatiolle. Kuvittele, että aloitat tapahtuman suunnittelun ja ideoit, kirjoitat kaiken tehtävän tarralapulle ja sitten annat jokaisen tarralapun yhdelle henkilölle tapahtuman suunnittelutoimikunnassa. Sitä Trello on, mutta kaikki on verkossa.

Käyttäjät voivat helposti seurata heille osoitettuja projekteja, siirtää niitä valmistumisvaiheesta toiseen ja nähdä, kuinka muut tiimin jäsenet tekevät tehtäviään. Projektipäälliköt voivat valvoa koko toimintaa ja seurata tapahtuman kokoontumista.

2. asana

Asana on projektinhallintaohjelmisto, jota voi käyttää ilmaiseksi (pieniin tapahtumiin) ja jonka avulla voit jakaa projektit alalistoihin ja vielä syvempiin alalistoihin. Käytettävissä on kojelaudat, joista näet, kuinka paljon projektin kutakin osaa on valmis. Lisäksi voit jatkuvasti järjestää ja uudelleenjärjestää museotapahtumia varmistaaksesi, että kun yksi asia on tehty, seuraava voi alkaa. 

Asana jakautuu henkilötasolle ja näyttää jokaiselle museon työntekijälle, mikä hänen roolinsa tulee olemaan ja mitä tehtäviä heidän on suoritettava milloin. 

3. Napsauta Ylös

Napsauta on visuaalisille oppijoille tarkoitettu museotapahtumien suunnittelutyökalu. Sen avulla voit luoda projekteja, aivan kuten Asana ja Trello, mutta se tarjoaa myös lukuisia erilaisia ​​näkymiä, joiden kautta voit analysoida tehtäviä museotapahtumasi lähestyessä. Saatavilla on listoja, Kanban-näkymiä ja jopa Gantt-kaavioita. Vaikka ne ovatkin premium ominaisuus muuten ilmaisille ohjelmistoille. 

Ohjelmisto tarjoaa monia näkymiä, ja Chat-ominaisuuden avulla museon tiimin jäsenet voivat puhua yksittäisistä tehtävistä samalla kun he tekevät niitä. Siinä on myös Doc-ominaisuus, joka on pohjimmiltaan wiki, joka voidaan luoda minkä tahansa projektin osa-alueen ympärille. 

Ainoa haittapuoli on, että ClickUpin oppimiskäyrä on hieman jyrkkä. Kuitenkin, kun olet oppinut asian, se voi auttaa museotapahtuman suunnittelussa melkoisesti.

4. Timely

Timely on täydellinen tapahtumanhallintaohjelmisto museoihin ja taidegallerioihin. Sen avulla museot ja galleriat voivat luoda kaunista online-tapahtumakalenteri omilla verkkosivuillaan. Lisäksi se automatisoi useita tehtäviä, mikä helpottaa tapahtumien mainostamista verkossa. Esimerkiksi tapahtumien julkaiseminen sosiaalisessa mediassa ja uutiskirjeiden lähettäminen tulevista tapahtumista automaattisesti. 

Lisäksi, Timely museon tapahtumanhallintaohjelmisto voit kerätä RSVP:itä ja myydä lippuja tapahtumiin. Näitä voi varata ennakkoon tai ostaa ovelta. Ja sitä kaikkia ylläpidetään samassa kirjanpitojärjestelmässä. 

Lisäksi kaikki voidaan räätälöidä näyttämään museosi brändiltä ja äänensävyltä. Logostasi, merkkiväreistä ja fonteista tapahtumien lippuihin ja sähköposti-ilmoituksiin.  

Kun kaikki tämä tapahtumatekniikka on käytettävissäsi, teet varmasti vaikutuksen suojelijaisi ja lahjoittajiisi. Se myös helpottaa heidän osallistumista tapahtumiisi. varten museon tapahtumasuunnitteluohjelmisto, Timely on pakollinen. 

Ota yhteyttä lisätietoja Timelytai Kokeile ilmaiseksi!