Tapaustutkimus: Terveystieteiden ja farmasian yliopisto (UHSP)
Katso, miten Timely virtaviivaistettu tapahtumanhallinta University of Health Sciences & Pharmacylle (UHSP) St. Louisissa. Ratkaisumme paransi työnkulkuja ja yhteisön osallistumista 300 kuukausittaiseen kampustapahtumaan, hallinnoimalla 100 varattavaa paikkaa ja 150 aktiivista lähettäjää.
ASIAKASProfiili
- Terveystieteiden ja farmasian yliopisto (UHSP), perustettu vuonna 1864, on arvostettu yksityinen laitos St. Louisissa, Missourissa. UHSP:llä on pitkä historia opiskelijoiden valmentamisesta menestyksekkääseen uraan apteekissa, terveystieteissä ja terveydenhuollon johtajuudessa.
Tutkijoiden lisäksi UHSP on dynaaminen keskus noin Kuukausittain 300 tapahtumaa yli 150 järjestäjän toimesta. Nämä tapahtumat, kuten symposiumit, uramessut, tutkimuskonferenssit ja koulutustilaisuudet, tuovat yhteen opiskelijoita, tiedekuntaa, alumneja ja terveydenhuollon ammattilaisia.
Yliopisto tarjoaa yli 100 varattavissa olevaa paikkaa tukemaan näitä toimintoja. Luokkahuoneet, kirjastot, ruokasalit, kuntosalit, laboratoriot ja asuintilat toimivat akateemisten ja koulun ulkopuolisten tapahtumien pitopaikkoina.
Keskustelimme kanssa saadaksemme tietää, kuinka UHSP hallitsee tätä dynaamista tapahtumamaisemaa Jessie Sauerwein, Yliopiston tapahtumapäällikkö. Tämä viesti tutkii, miten UHSP käyttää Timely's Tapahtumapaikan hallintaohjelmisto virtaviivaistaa työnkulkua, tehostaa yhteistyötä ja maksimoida sitoutuminen koko kampuksella.
Tietoja Jessie Sauerweinista – UHSP:n tapahtumamaestro
HAASTEET
Aiemman järjestelmänsä lähestyessä vanhenemista UHSP tarvitsi modernin, skaalautuvan ratkaisun tehostaakseen tapahtumien ajoitusta, luokkahuoneiden jakamista ja paikkavarauksia koko kampuksella.
Yliopiston kokoon nähden uuden järjestelmän piti olla käyttäjäystävällinen ja kyettävä hallitsemaan lukuisia tapahtumatiloja ja käsittelemään komplekseja, toistuvia tunti- ja erikoistilaisuuksia. Järjestelmän oli myös estettävä aikatauluristiriidat merkitsemällä huoneet automaattisesti poissaoleiksi.
Aikataulutuksen lisäksi yliopisto halusi virtaviivaistetun työnkulun mukautetuilla vastaanottolomakkeilla, manuaalisilla hyväksynnöillä ja automaattisilla sähköposti-ilmoituksilla, jotta kaikki pysyisivät ajan tasalla. Tärkeää oli myös mahdollisuus pyytää varauksen aikana resursseja ja palveluita, kuten AV-laitteita ja ruokailua.
Yliopiston aiempia tapahtuma- ja paikkajärjestelmiä ei ollut integroitu, ja vanhasta järjestelmästä puuttui visuaalinen vetovoima ja käyttäjäystävällisyys. Tämä vaikeutti tiedekunnan ja henkilökunnan lähettämistä tapahtumiin ja osallistujien oli vaikea löytää niitä suodatus- ja hakuvaihtoehtojen puutteen vuoksi.
Lisäksi tapahtumien uutiskirjeet piti luoda manuaalisesti ja lipputapahtumat hallittiin erillisillä ohjelmistoilla. Tämä hajanainen järjestelmä aiheutti hämmennystä yliopistoyhteisössä ja paljon aikaa vietettiin tiedusteluihin.
Kaiken kaikkiaan ennen adoptiota TimelyUHSP kohtasi lukuisia haasteita tapahtumien hallinnassa, mukaan lukien:
"Me tutkimme useita muita vaihtoehtoja, mutta Timely erottui edullisuudestaan, tyylikkäästä suunnittelustaan ja saumattomasti uutiskirjeen, julkisen kalenterin sekä käyttäjäystävällisen tapahtuman lähetysprosessin ja hyväksymistyönkulun yhdistämisestä."
