Tässä kuussa esittelemme päivityksiä, jotka vähentävät kitkaa yhteisötapahtumien lähettämisessä, jäsenyyksissä, tilavarauksissa ja raportoinnissa. Yhdessä nämä parannukset auttavat tiimejä automatisoimaan tehtäviä, parantamaan selkeyttä asiakkaille ja ylläpitämään parempaa toiminnan hallintaa vähemmällä manuaalisella työllä.
Tässä on uusi asia:
- Uusien yhteisötapahtumien asetusten asettelu: Yksinkertaistettu ja kokoontaitettava lomaketyökalu.
- Mukautettu tapahtuman lähetyslomake – Nopeammat yhteisötapahtumien ilmoittautumiset ja tilavaraukset vähemmillä pakollisilla kentillä
- Jäsenyyden uusimismuistutukset – Automaattiset sähköpostit uusimisen tueksi
- Uusi tilagallerianäkymän upotusvaihtoehto – Näytä vain valitulle päivämäärälle ja kellonajalle vapaana olevat tilat
- Usean tilan varaukset – Anna asiakkaiden vuokrata useita tiloja yhdellä varauksella
- Aikatauluta raportit – Automatisoi toistuvat raportit dynaamisilla päivämääräväleillä
1. Yhteisötapahtumat: Uudet asetukset
2. Yhteisötapahtumat: Mukautettu lähetyslomake
Olemme yksinkertaistaneet yhteisötapahtumien lähetyslomaketta, jotta ulkoisten käyttäjien on nopeampi ja helpompi lähettää tapahtumia tai pyytää tilavarauksia. Samalla olemme antaneet ylläpitäjille paremman hallinnan kerättyihin tietoihin.
Ylläpitäjät voivat nyt oletusarvojen määrittäminen ja piilota tietyt kentät lähetyslomakkeessa, mukaan lukien tapahtuman otsikko, päivämäärä/kellonaika ja kuvausTämä vähentää lähettäjien tarpeetonta kitkaa ja varmistaa samalla, että tapahtumatiedot pysyvät oikeellisina, jäsenneltyinä ja yhdenmukaisina koko järjestelmässä.
Tämä ominaisuus on erityisen arvokas organisaatioille, jotka hallinnoivat suuria määriä lähetettyjä tiedostoja tai toimivat useiden osastojen, tapahtumapaikkojen tai yleisöjen kanssa.
Yleisiä käyttötapauksia ovat:
- Kun tapahtuman tiedot ovat jo tiedossa (esim. näyttelyt tai konferenssit), lähettäjät voivat keskittyä tilan pyytämiseen syöttämättä tarpeettomia tietoja uudelleen.
- Kaupungit, kulttuuriorganisaatiot, kirjastot ja kulttuuriorganisaatiot voivat ohjata julkisia lähetyksiä piilottamalla kenttiä, jotka eivät ole pakollisia tai joita tulisi hallita sisäisesti.
- Yliopistot ja suuret organisaatiot voivat ylläpitää yhdenmukaisia tapahtumatietoja ja samalla antaa osastojen lähettää pyyntöjä nopeasti.
3. Jäsenyydet: Muistutussähköpostit uusimisesta
Olemme lisänneet automaattiset uusimismuistutussähköpostit, joiden avulla organisaatiot voivat ennakoivasti viestiä jäsenten kanssa ennen heidän jäsenyyspakettiensa vanhenemista.
Ylläpitäjät voivat nyt lähettää muokattavat muistutussähköpostit määritellyn aikataulun mukaisesti varmistaen, että jäsenillä on riittävästi aikaa uusia tilauksensa keskeytyksettä. Voit räätälöidä sekä ajoituksen että sähköpostin sisällön organisaatiosi viestintätyylin ja jäsenrakenteen mukaan.
Tämän päivityksen avulla järjestelmänvalvojat voivat:
- Määritä, milloin uusimismuistutussähköpostit lähetetään
- Mukauta sähköpostipohjaa ja viestiä
- Ilmoita jäsenille automaattisesti ennen heidän tilauksensa vanhenemista
- Tue toistuvia jäsenyyksiä ja jatkuvia ohjelmia ilman manuaalisia seurantatoimenpiteitä
Automatisoimalla uusimismuistutuksia organisaatiot voivat parantaa jäsenten pysyvyyttä, vähentää hallinnollista työmäärää ja varmistaa sujuvamman kokemuksen sekä ylläpitäjille että jäsenille.
4. Tapahtumapaikan hallinta: Uusi tilagallerianäkymän upotusvaihtoehto
Tilagallerianäkymän upotusosioon loimme uuden vaihtoehdon, jolla näytetään vain valitulle päivämäärälle ja kellonajalle saatavilla olevat tilat Tilagalleriassa. Tämä auttaa käyttäjiä näkemään nopeasti, mitä on saatavilla, varaamaan nopeammin ja luottavaisin mielin sekä välttämään sekaannuksia saatavilla olevien tilojen vuoksi.
Jotta asiakkaille olisi enemmän joustavuutta ja jotta tapahtumapaikan hallintamoduulia voitaisiin mukauttaa paremmin erilaisiin varaustilanteisiin, olemme ottaneet käyttöön uuden päivämäärä- ja aikaväliasetus avaruusgallerianäkymän upotusta varten.
Rajaamalla tilagallerian näyttöä tiettyyn päivämäärä- ja aikaväliin, vierailijat näkevät vain tilat, jotka ovat todella saatavilla heitä kiinnostavalla ajanjaksolla. Tämä helpottaa seuraavia asioita:
- Tunnista sopivat tilat nopeasti
- Varaa luottavaisin mielin
- Vältä epäselvyyksien aiheuttamia sekaannuksia, jotka johtuvat tilojen ilmestymisestä saataville epäolennaisina päivinä tai kellonaikoina
Tuloksena on nopeampi ja selkeämpi varauskokemus ja vähemmän turhia tiedusteluja.
Määrittämällä saatavuuden etukäteen upotustasolla voit räätälöidä tilagallerianäkymän tarpeisiisi. Tämä uusi vaihtoehto on erityisen hyödyllinen seuraavissa tilanteissa:
- Yhden tai useamman päivän konferenssit
- Näyttelyt ja messut
- Kausi- tai aikasidonnaiset tapahtumapaikkavaraukset
- Esisuodatetut saatavuussivut tietyille tapahtumille
5. Tapahtumapaikan hallinta: Usean tilan vuokraus
Tukeaksemme monimutkaisempia tilavaraustarpeita olemme laajentaneet Tapahtumapaikkojen hallinta ominaisuudet, jotka mahdollistavat useita vuokrattavia tiloja yhden maksetun varauksen sisällä.
Aiemmin yhdistelmähuonevaraukset olivat saatavilla vain ilmaisille tiloille. Tämän päivityksen myötä organisaatiot voivat nyt ryhmitellä ja vuokrata useita maksullisia tiloja yhdeksi varaukseksi. Tämä virtaviivaistaa varauksia, maksuja ja jatkuvaa varausten hallintaa.
Usean tilan vuokraus on erityisen arvokasta seuraavissa tilanteissa:
- Oppilaitokset varaavat luokkahuoneita, luentosaleja ja pienryhmätiloja samaa tapahtumaa varten
- Yritysten kokous-, koulutus- tai monihuonekonferenssitilaisuudet
- Vierekkäisiä tai täydentäviä tiloja vaativat tapahtumat, kuten pääsalit, joissa on lisätiloja tai tukialueita
6. Raportit: Raporttien lähettämisen ajoitus
Olemme parantaneet raportointiominaisuuksiamme tukemaan täysin automatisoituja, toistuvia raportteja, mikä auttaa tiimejä pysymään ajan tasalla ilman manuaalista raporttien luomista.
Voit nyt tallentaa raporttimäärityksiä, mukaan lukien suodattimet, valitut sarakkeet, tulostusmuodon ja päivämäärävälin, ja ajoittaa kyseiset raportit tulostettaviksi. automaattisesti sähköpostitse toistuvasti.
Tämän päivityksen avulla voit:
- Tallenna raporttiasetukset uudelleenkäyttöä ja automatisointia varten
- Ajoita raportit lähetettäväksi automaattisesti sähköpostitse
- Käytä dynaamisia ajanjaksoja, kuten viikoittaisia, kuukausittaisia tai liukuvia ajanjaksoja, varmistaaksesi, että tiedot ovat aina ajan tasalla.
- Poistaa tarpeen luoda samoja raportteja manuaalisesti uudelleen tai viedä niitä uudelleen
Uusi Aikataulutetut raportit -sivu antaa järjestelmänvalvojille täyden hallinnan automaattiseen raportointiin. Tältä sivulta voit:
- Näytä kaikki ajoitetut raportit yhdessä paikassa
- Muokkaa raporttiasetuksia tai toimitusaikatauluja
- Keskeytä tai poista ajoitettuja raportteja milloin tahansa
- Raportin manuaalinen suorittaminen tarvittaessa tallennettujen määritysten avulla
Ajoitettu raporttien lähettäminen on erityisen hyödyllistä seuraavissa tilanteissa:
- Operatiivinen ja hallinnollinen raportointi, kuten viikoittainen tapahtumapaikan käyttö tai tapahtumien suorituskykyyhteenvedot
- Talous- ja vaatimustenmukaisuusraportointi, jossa tarvitaan yhdenmukaista, aikaan perustuvaa dataa
- Tiimit, jotka hallinnoivat useita kalentereita, tapahtumapaikkoja tai osastoja ja tarvitsevat säännöllisiä tietoja ilman manuaalista työtä
- Johtajat ja sidosryhmät, jotka luottavat oikea-aikaiseen ja automatisoituun tiedon toimitukseen
Automatisoimalla raporttien toimituksen ja pitämällä raporttitiedot ajan tasalla dynaamisten ajanjaksojen kautta tämä parannus vähentää hallinnollista työmäärää, parantaa johdonmukaisuutta ja varmistaa, että oikeat tiedot tavoittavat oikeat ihmiset oikeaan aikaan.
Tuotepäivitys: helmikuu 2026
Helmikuun päivitykset keskittyvät kitkan vähentämiseen ja automaation lisäämiseen kaikkialla yhteisön lähettämät, tilavaraukset, jäsenyydet ja raportointi. Yksinkertaistamalla työnkulkuja ja parantamalla selkeyttä tiimit voivat käyttää vähemmän aikaa prosessien hallintaan ja enemmän aikaa upeiden tapahtumien ja kokemusten järjestämiseen!
Saat lisätietoja näistä ominaisuuksista ja voit varmistaa, että sinulla on niihin pääsy, ottamalla yhteyttä ota meihin yhteyttä.
