Visiotaulumallit: parhaat työkalut tapahtumasuunnittelijoille
Visiotaulumallien käyttö auttaa tapahtumasuunnittelijoita tuomaan rakennetta suunnittelun alkuvaiheisiin. Pitkien keskustelujen sijaan visiotaulumalli tekee ideoista näkyviä ja kannustaa yhteistyöhön. Lisäksi näistä tauluista voidaan tehdä myös kiinnostavia visiotaulutapahtumia, joissa osallistujat jakavat inspiraatiota ja sopivat keskeisistä elementeistä, kuten yleisöstä, tapahtumapaikasta tai teemasta, jotka muokkaavat lopullista suunnitelmaa.
Voit jopa tutustua vaihtoehtoihin, kuten ilmaiseen visiotaulupohjaan, sähköiseen visiotaulupohjaan tai tulostettavaan visiotaulupohjaan riippuen siitä, miten tiimisi mieluummin työskentelee.
Keskeiset aiheet, joita opit
- Miten visiotaulut parantavat tapahtumasuunnittelua
- Mitä visiotaululle kannattaa sisällyttää
- Parhaat työkalut ja mallit visiotaulujen luomiseen
- Näin viet visiosi toteutukseen Timely
I. Miten visiotaulut parantavat tapahtumasuunnittelua
Tapahtumasuunnittelu alkaa usein epämääräisillä ideoilla: ”Haluamme jotain inspiroivaa” tai ”Sen pitäisi tuntua ammattimaiselta mutta lämpimältä”. Tällaiset sanat ovat tulkinnanvaraisia, mikä voi aiheuttaa hämmennystä myöhemmin prosessissa. Visiotaulupohja voi ratkaista tämän ongelman järjestämällä ideoita ja tekemällä prioriteeteista näkyviä.
Kun käytät visiotaulujen luomiseen malleja, tarjoat rakenteen tapahtuman keskeisten elementtien tallentamiseen tunnelmasta ja väripaletista aina tapahtumapaikan tyyppi tai aktiviteettien sujuvuutta. Lisäksi tuloksena on nopeampi yhdenmukaistaminen, vähemmän muutoksia ja sujuvampi viestintä asiakkaiden, sponsoreiden ja suunnittelutiimisi välillä.
Visiotaulun pohja toimii myös yhtenä lähtökohtana päätöksille. Siksi sen sijaan, että yrittäisit pitää kaikkea kirjallisena, voit katsoa taulua ja nähdä heti, vastaako idea tapahtuman visiota vai ei.
II. Mikä on visiotaulu? Mitä visiotaulupohjalle kannattaa laittaa?
Visiotaulu on visuaalinen tiekartta, joka yhdistää kuvia, tekstiä ja suunnitteluelementtejä haluamasi kokemuksen tallentamiseksi. Lisäksi tapahtumasuunnittelijoille se on sekä luova harjoitus että strateginen työkalu. Se auttaa määrittelemään tapahtumasi ulkoasun, tunnelman ja kulun ennen toteutuksen aloittamista. Jos olet joskus miettinyt, miksi visiotaulu kannattaa luoda, vastaus on yksinkertainen: se muuttaa abstraktit tavoitteet konkreettisiksi visuaalisiksi elementeiksi.
Mitä visiotaululle kannattaa sisällyttää:
- Yleisötiedot: Lisää lyhyitä yleisöprofiileja, mielialaviitteitä ja inspiroivia lainauksia jotka välittävät haluamasi sävyn. Tämä auttaa sovittamaan visuaaliset elementit ja viestit osallistujien odotuksiin.
- Ohjelmasekoitus: Korosta tärkeimmät sessiot, esitykset tai aktiviteetit. Käytä kuvakkeita tai värikoodeja havainnollistamaan sujuvuutta ja tasapainoa.
- Paikkakonseptit: Sisällytä pohjapiirrokset, istumapaikkojen asettelut tai luonnokset. Visualisoi, miten vieraat liikkuvat tilassa.
- Suunnittelun inspiraatio: Lisää ideoita sisustukseen, valaistukseen ja lavastukseen. Sisällytä myös tekstuureja tai väripaletteja pitääksesi luovan suuntasi yhtenäisenä.
- Sponsorointiideoita: Näytä, missä sponsorien logot, kojut tai aktiviteetit näkyvät. Se auttaa tasapainottamaan brändäystä ja asiakaskokemusta.
- Budjetti ja tavoitteet: Lisää muistutuksia kustannusluokille ja keskeisille suorituskykyindikaattoreille. Pidä ne näkyvissä, jotta jokainen luova päätös tukee tapahtumasi tavoitteita.
Voit myös tutustua tulostettaviin visiotaulupohjiin tai tulostettaviin visiotaulupohjiin, jos haluat mieluummin fyysisiä asetteluja, joita tiimisi voi merkitä työpajojen aikana.
Pro tip: Käy visiotaulusi tiimisi kanssa läpi jo varhaisessa vaiheessa. Se kannustaa yhteistyöhön, herättää ideoita ja varmistaa, että kaikki näkevät saman kokonaiskuvan ennen yksityiskohtien suunnittelun aloittamista.
III. Parhaat työkalut visiotaulumallien luomiseen
Oikean työkalun valitseminen on olennaista missä tahansa tehtävässä. Parhaat työkalut visiotaulumallien luomiseen tarjoavat kehyksen, jota tiimisi voi mukauttaa ja käyttää uudelleen. Lisäksi alla on neljä lähestymistapaa, joita tapahtumasuunnittelijat usein käyttävät, ilmaisista online-visiotaulumalleista esityksiä varten suunniteltuihin tulostettaviin versioihin.
1. Canva – Kiillotetut mallit
Kangas tekee ammattimaisen näköisten visiotaulujen luomisesta nopeaa ja helppoa.
- Vedä ja pudota -ruudukot auttavat sinua järjestämään valokuvia, kuvakkeita ja tekstiä.
- Brändipaletit, sponsorien logot ja ohjelmakuvakkeet voidaan integroida yhdelle tauluun.
- Vientivaihtoehtojen avulla voit luoda visiotaulutapahtuman esitteen ja jakaa sen osallistujien kanssa.
- Kun hiot otsikoita ja nimilappuja tekstin viimeistelyssä, käytä työkaluja, kuten tekoälyavustajaa, parantaaksesi tapahtuman sisältöä.
Canva-ohjelmisto on erityisen hyödyllinen asiakkaille suunnatuissa esityksissä, joissa viimeistelty, tulostettava visiotaulupohja voi toimia sekä inspiraationa että myyntityökaluna.
2. Miro – Yhteistyöryhmät
Miro sopii erinomaisesti hybridi- tai hajautetuille tiimeille.
- Käyttäjät voivat lisätä tarralappuja, kuvia ja luonnoksia reaaliajassa.
- Teemat voidaan ryhmitellä luokkiin, kuten yleisö, ohjelma, tapahtumapaikka, budjetti ja keskeiset suorituskykyindikaattorit.
- Nopeat äänestysominaisuudet antavat tiimien asettaa visiotaulutapahtumien ideat paremmuusjärjestykseen välittömästi.
- Taulut pysyvät muokattavissa, joten palautesilmukat eivät hidasta prosessia.
Suunnittelijoille Miro luo elävän dokumentin: tilan, jossa ideointi voi kehittyä toiminnaksi. Se on erityisen tehokasta isännöidessä visiolautakuntakokouksia asiakkaiden kanssa, jotka haluavat yhdessä luoda tai käyttää ideointipohjia visiolautakuntakokouksiin.
3. Milanote – Visuaalista syvyyttä ja tarinankerrontaa
leija sopii parhaiten tapahtumasuunnittelijoille, jotka haluavat joustavuutta ja syvyyttä.
- Luo värimallikirjastoja, tunnelmakuvia tai yksityiskohtaisia pohjapiirroksia.
- Yhdistä visuaalisia elementtejä lyhyisiin tekstimuistiinpanoihin valintojen selittämiseksi.
- Jaa vain luku -linkkejä johtajille versionhallintaa varten, kun luova tiimisi työskentelee muokattavilla tauluilla.
Yhdistämällä visuaalisia elementtejä kommentteihin Milanotesta tulee sähköinen visiotaulumalli. Se on myös tarinankerronnan työkalu, joka linkittää kuvat narratiiviin.
4. Näkemys – Järjestelmällinen ja vuorovaikutteinen vision suunnittelu
Käsite auttaa suunnittelijoita yhdistämään visuaaliset elementit logistiikkaan.
- Voit upottaa kuvia, väripaletteja ja inspiraatiota rinnakkain budjetit, aikataulut ja tehtävälistat.
- Käytä linkitettyjä tietokantoja yhdistääksesi tapahtuman tavoitteet visuaaleihin tai sponsorin tuotoksiin.
- Ideointimallit, tarkistuslistat sekä tavoitteet ja keskeiset tulokset (OKR) pitävät luovan prosessin jäsentyneenä.
Järjestyksestä pitäville suunnittelijoille, Käsitys siltoja visio ja toteutus yhdessä työtilassa. Lisäksi se toimii lähes digitaalisen visiotaulun mallina.
5. Pinterest – Nopeaa inspiraatiota ja trendien seurantaa
Pinterest on nopea tapa kerätä tapahtuman sisustus-, lava- ja teemaideoita.
- Luo yksityisiä tai jaettuja tauluja tiimin inspiroimiseksi.
- Järjestä visuaaliset elementit osioiden avulla tunnelma, paikan asettelu tai vuodenaikaan liittyvä teema.
- Seuraa trendejä tai kilpailijoiden keskustelupalstoja pysyäksesi ajan tasalla alan ajankohtaisista asioista.
Vaikka Pinterest on vähemmän yhteistyökykyinen, se sopii täydellisesti visuaalinen tutkimus ja inspiraation hankinta ennen siirtymistä työkaluihin, kuten Canva tai Miro.
6. Google Slides – Yksinkertaisia ja jaettavia visiotauluja
Google-diat on loistava lähtökohta nopeille visiotauluille.
- Sen tutun käyttöliittymän ansiosta kuka tahansa tiimin jäsen voi helposti osallistua.
- Lisää kuvia, muistiinpanoja tai tapahtumamalleja ja tee yhteistyötä reaaliajassa.
- Voit myös esittää suoraan asiakkaille tai viedä dioja PDF-tiedostoina.
Suunnittelijoille, jotka haluavat yksinkertaisuus ja saavutettavuusSlides pitää kaikki ajan tasalla ilman lisäohjelmistoja.
7. Käsintehdyt mallit - Yksinkertaiset ja tuntuvat
Joskus vanhan koulukunnan menetelmät toimivat parhaiten. Käsintehdyt visiotaulut voivat olla tehokkaita, erityisesti tiimityöskentelyssä.
- Käytä julisteita, lehtiä, saksia ja tusseja.
- Kannusta tiimejä luomaan tunnelmakollaaseja tai -malleja tapahtumakonsepteistaan.
- Valokuvaa valmiit laudat ja lataa ne suunnittelutyötilaan.
Nämä taktiilisessiot sopivat täydellisesti sisäisiin visiotaulutapahtumiin, joissa tavoitteena on luovuus ja spontaanius. Käsintehty taulu voidaan myös myöhemmin muuntaa digitaaliseen muotoon jakamista tai arkistointia varten.
IV. Visiosta toteutukseen: Miksi tapahtumasuunnittelijat luottavat Timely
Visiotaulupohjat auttavat tiimejä visualisoimaan tavoitteita, linjaamaan nopeasti ja suunnittelemaan selkeästi, käytettiinpä sitten Canvaa, Miroa, Milanotea tai yksinkertaista käsintehtyä taulua. Visiotaulun muuttaminen todelliseksi tapahtumaksi vaatii kuitenkin enemmän kuin inspiraatiota. Tarvitaan luotettavia työkaluja, jotka tukevat tapahtuman suunnittelun jokaista vaihetta. Siinä kaikki. Timely tulee sisään
Kokonaisvaltaisena tapahtumien ja tapahtumapaikkojen hallinta-alustana Timely auttaa suunnittelijoita julkaisemaan brändättyjä tapahtumakalentereita, hallitsemaan ilmoittautumisia ja lipunmyyntiä sekä koordinoimaan paikkoja tai kokoustiloja yhdessä paikassa. Sinun ei enää tarvitse tasapainotella useiden järjestelmien kanssa. Kaikki yhdistyy toisiinsa, mikä helpottaa siirtymistä suurista ideoista virheettömään toteutukseen.
Tämä luotettavuus on ansainnut alan tunnustusta. Lisäksi, Timely pääsi Capterran parhaiten arvioitujen tapahtumienhallintatyökalujen listalle oikeiden käyttäjien palautteen perusteella.
Kun olet valmis siirtymään tapahtuman visioinnista toteutukseen, Timely'S tapahtumien hallintaohjelmisto pitää jokaisen yksityiskohdan järjestyksessä ja aikataulussa.
- Tutustu virtaviivaistettujen tapahtumakalentereiden tehoon
- Tavoita ihanteellinen kohdeyleisösi
- Maksimoi varaustehokkuus
Sisällysluettelo
Tapahtumahallinnan päivitykset
Jos haluat tietää enemmän Timely yritys- ja tuotepäivitysuutisia, käy osoitteessa Tapahtumahallinta Blog. Aina tapahtuu jotain uutta Timely, joten teemme parhaamme pitääksemme asiakkaamme ajan tasalla!
