4 helppoa työkalua museon tapahtumien hallintaan

Museon tapahtumien hallinta on vaikeaa. Itse asiassa tapahtuman suunnittelu museossa on aivan erilainen tehtävä kuin tapahtuman, kuten konsertin, illallisen tai festivaalin, suunnittelu.

Museot, harvoja poikkeuksia lukuun ottamatta, edellyttävät asioiden tiukkaa hallintaa. Museossa on yleensä enemmän turvallisuusongelmia kuin vaikkapa häissä. Suunnittelemasi tapahtumatyyppi on yleensä hienostuneemmalle osallistujalle kuin yliopiston fuksikurssille tai paraatille. Tapahtuman järjestäminen museossa edellyttää, että tapahtuma on täsmällinen ja virheetön. Virheille on vähän tilaa. Vaikka puhumme lastenmuseosta, lapset matkustavat usein koulujen mukana ja heidän on noudatettava tiukkoja aikatauluja ja kiistellään tiukasti, jotta kukaan ei eksy. 

Mutta on olemassa museon tapahtumanhallintaohjelmia, jotka auttavat sinua selviytymään näistä vaikeuksista ja tekevät koko prosessista paljon sujuvampaa. Olemme koonneet neljä museon tapahtumasuunnitteluohjelmistoa, jotka voivat auttaa tapahtumaasi sujumaan täydellisesti.

# 1. Trello

Trello on ilmainen projektisuunnitteluohjelmisto. Se käyttää erittäin käyttäjäystävällistä käyttöliittymää tehtäväluetteloiden luomiseen yhdelle henkilölle tai koko organisaatiolle. Kuvittele, että aloitat tapahtuman suunnittelun ja aivoriihen, kirjoitat tarralapulle kaiken, mikä on tehtävä, ja annat sitten jokaisen tarralapun tapahtuman suunnittelukomiteassa olevalle henkilölle. Sitä Trello on, mutta se on kaikki verkossa.

Käyttäjät voivat helposti seurata heille osoitettuja projekteja, siirtää niitä valmistumisvaiheesta toiseen ja nähdä, kuinka muut tiimin jäsenet tekevät tehtäviään. Projektipäälliköt voivat valvoa koko toimintaa ja seurata tapahtuman kokoontumista.

# 2. Asana

Asana on projektinhallintaohjelmisto, jota voi käyttää ilmaiseksi (pieniin tapahtumiin) ja jonka avulla voit jakaa projektit alaluetteloihin ja vielä syvemmälle alalistoiksi. Käytettävissä on hallintapaneelit, joista näet, kuinka suuri osa projektin kustakin osasta on valmis. Lisäksi voit jatkuvasti järjestellä ja järjestellä museon tapahtumia varmistaaksesi, että kun yksi asia on tehty, seuraava voi alkaa. 

Asana jakautuu henkilötasolle ja näyttää jokaiselle museon työntekijälle, mikä hänen roolinsa tulee olemaan ja mitä tehtäviä heidän on suoritettava milloin. 

# 3. Napsauta

ClickUp on visuaalisille oppijoille tarkoitettu museon tapahtumasuunnittelutyökalu. Sen avulla voit luoda projekteja, aivan kuten Asana ja Trello tekevät, mutta sitten se tarjoaa lukemattomia erilaisia ​​näkymiä, joiden avulla voit analysoida tehtäviä museotapahtumasi lähestyessä. Saatavilla on luetteloita, Kanban-näkymiä, jopa Gantt-kaavioita. Vaikka ne ovatkin premium-ominaisuus muuten ilmaisille ohjelmistoille. 

Ohjelmisto tarjoaa monia näkymiä, ja Chat-ominaisuuden avulla museon tiimin jäsenet voivat puhua yksittäisistä tehtävistä samalla kun he tekevät niitä. Siinä on myös Doc-ominaisuus, joka on pohjimmiltaan wiki, joka voidaan luoda minkä tahansa projektin osa-alueen ympärille. 

Ainoa haittapuoli on, että ClickUpin oppimiskäyrä on hieman jyrkkä. Kuitenkin, kun olet oppinut asian, se voi auttaa museotapahtuman suunnittelussa melkoisesti.

# 4. Timely

Timely on täydellinen tapahtumanhallintaohjelmisto museoihin ja taidegallerioihin. Sen avulla museot ja galleriat voivat luoda kaunista online-tapahtumakalenteri omilla verkkosivuillaan. Lisäksi se automatisoi useita tehtäviä, mikä helpottaa tapahtumien mainostamista verkossa. Esimerkiksi tapahtumien julkaiseminen sosiaalisessa mediassa ja uutiskirjeiden lähettäminen tulevista tapahtumista automaattisesti. 

Lisäksi, Timely museon tapahtumanhallintaohjelmisto voit kerätä RSVP:itä ja myydä lippuja tapahtumiin. Näitä voi varata ennakkoon tai ostaa ovelta. Ja sitä kaikkia ylläpidetään samassa kirjanpitojärjestelmässä. 

Lisäksi kaikki voidaan räätälöidä näyttämään museosi brändiltä ja äänensävyltä. Logostasi, merkkiväreistä ja fonteista tapahtumien lippuihin ja sähköposti-ilmoituksiin.  

Kun kaikki tämä tapahtumatekniikka on käytettävissäsi, teet varmasti vaikutuksen suojelijaisi ja lahjoittajiisi. Se myös helpottaa heidän osallistumista tapahtumiisi. varten museon tapahtumasuunnitteluohjelmisto, Timely on pakollinen. 

Ota yhteyttä lisätietoja Timelytai Kokeile ilmaiseksi!