6 Yleisiä tapahtumasuunnittelun ongelmia ja ratkaisuja

Tapahtumasuunnittelun ongelmat ovat luonnollinen seuraus tapahtumasuunnittelusta. Aina tulee ongelmia, joitain pieniä ja toisia suuria. Kysymys on selvittää, mitä voit tehdä suurten ongelmien lieventämiseksi ja pienten ongelmien tasoittamiseksi, ja lopulta hallitset tapahtumia kuin ammattilainen. 

Tässä on joitain suurimmista tapahtumasuunnitteluongelmista ja -ratkaisuista, jotka olemme nähneet, kun olemme olleet tapahtumahallinnan nykyajan asioiden eturintamassa. 

#1. Ylikulutus on suuri tapahtumasuunnitteluongelma: Näin hallitset sitä

Suunnittelemasi tapahtuman budjetointi on ehkä suurin haaste, jonka kohtaat. Näyttää siltä, ​​että lähes jokaisessa tapahtumassa, lukuun ottamatta suurimpia suuriin ammattikokouksiin suunniteltuja tapahtumia, on kamppailua saadakseen tarvitsemansa rahasumman kaiken tekemiseen, jota he haluavat tehdä. Täällä tulee olemaan jatkuvaa kamppailua nipistää penniä, jotta voit turskutella siellä. 

On olemassa monia rahanhallintatyökaluja, joilla voit ehkäistä tapahtumasuunnitteluongelmia, mutta suosittelemme kahta asiaa: ensinnäkin suosittelemme, että komiteassasi on henkilö – mielellään yksi henkilö ja vähintään yksi tai kaksi avustajaa (tai enemmän riippuen siitä, kuinka suuri tapahtuma on), kuka on yksin vastuussa budjetista. He hallitsevat rahaa, pitävät kukkaron naruja ja kaikki menot menevät heidän kauttaan.

Toinen suosittelemamme tapa on käyttää tapahtumanhallintaohjelmistoa, jonka avulla voit helpommin vastaanottaa rahaa osallistujiltasi, ja sitä varten suosittelemme Timely's tapahtumalippuohjelmisto ja tapahtumavarausohjelmisto. Nämä ohjelmistoalustat synkronoidaan kaikkien kanssa Timelyn ohjelmistoja, ja he poistavat stressin lipunmyynnistä, rekisteröinnistä, paikkojen varaamisesta ja kaikkien saapuvien rahasi saamisesta sinne, missä niiden pitäisi olla.

#2. Suunnittelun aikajanan (ja sen muutosten) pitämättä jättäminen on tapahtumasuunnitteluongelma: tässä on ratkaisu

Tapahtumasuunnittelun aikajanasta tulee jotain, jonka asetat (oletettavasti kiveen) ja joka sitten jatkaa muuttumista ikuisesti, kun ongelmia ja aikataulumuutoksia ja kriisejä ilmaantuu ja aloitat tulipalojen sammuttamisen. Tämä on tapahtumasuunnittelun ongelma: suunnittelun aikajana ei ole koskaan niin kiinteä kuin toivoisit sen olevan. 

Ratkaisu tähän on Timely's Event Calendar Software, joka on asiantuntija tapahtumanhallinta-alan ongelmien ratkaisemisessa puhtaiden ja käyttäjäystävällisten käyttöliittymien avulla, jotka vievät projektiasi eteenpäin ja kohtaavat virstanpylvään toisensa jälkeen, kun lähestyt tapahtuman ajankohtaa. Voit asettaa kalenteri-ilmoituksia, kuten "Viimeinen rekisteröintipäivä!" ja "Early Bird -hinnoittelun viimeinen päivä!" rohkaista ihmisiä kiinnittämään huomiota kalenteriin ja varmistamaan, etteivät he missaa tärkeitä määräaikoja – jotta heistä ei tule tapahtumasuunnitteluongelmia.

#3. Varasuunnitelmien puuttuminen on tapahtumasuunnitteluongelma: mitä sinun on tehtävä valmistautuaksesi

Onko ongelmana se, että odotat ulkotapahtuman alkamista ja sitten tulee äkillinen ukkosmyrsky, joka lähettää kaikki etsimään suojaa, vai onko ongelmana se, että olet varannut juhlasalin, joka ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi suuri kaikille Tapahtumaa edeltävänä iltana rekisteröityneille osallistujille on oltava varasuunnitelmat tapahtuman suunnitteluongelmien välttämiseksi. 

Valmistautuminen tarkoittaa, että olet ajatellut kaikki mahdolliset tapahtumat läpi (ja voit olla varma, että jotain unohdat) ja että sinulla on vaihtoehtoisia suunnitelmia mukautuaksesi muutoksiin. Ulkotilaisuudessa et ehkä voi tehdä salamoille mitään, mutta voit valmistautua muovisilla ponchoilla pitämään ihmiset suhteellisen kuivana sateen aikana. Sinulla ei ehkä ole oikean kokoista juhlasalia, mutta olisit voinut kirjata sen sopimukseesi hotellin kanssa, jota sinulla on lupa laajentaa tarvittaessa.

#4. Ammattitaitoisen henkilöstön puute on tapahtumasuunnitteluongelma: miten saat heidät?

Suunnittelemasi tapahtuman tyypistä riippuen ammattitaitoinen tapahtumasuunnittelija ei välttämättä ole kätevää, mutta se voi olla välttämätöntä. Jos työskentelet suuressa yrityksessä, joka järjestää tapahtumia säännöllisesti, saattaa hyvinkin olla tapahtumasuunnittelutiimi, joka tekee tätä päivittäin. Mutta jos et, voit olla varma, että tapahtumasuunnittelun ammattilaisia ​​työskentelee freelancerina, ja he ovat käytettävissä varmistamassa, että tapahtumasi sujuu sujuvasti. 

Ajattele näitä ihmisiä tapahtumasi hääsuunnittelijoina. Et ehkä koskaan tarvitse niitä useammin kuin kerran, mutta kun tarvitset niitä, he ovat uskomattoman hyödyllisiä asioiden hoitamisessa, koska he tietävät enemmän kuin sinä – he tekevät tämän joka ikinen päivä.

#5. Strukturoidun tapahtumanhallintaohjelmiston puuttuminen on tapahtumasuunnitteluongelma: Tässä on ratkaisu

On olemassa monia tapahtumanhallintaohjelmistoja, jotka on suunniteltu tekemään tapahtumasuunnitteluongelmista menneisyyttä. Mutta suurin ongelma useimmissa niistä on, että niitä ei ole integroitu ja että ne tarjoavat korjauksen vain yhteen ongelmaan. Saattaa olla lippuohjelmisto - joka toimii todella hyvin lippuohjelmistona - mutta joka ei integroidu kalenterijärjestelmääsi ja varausjärjestelmääsi. All-in-one-tapahtumanhallintaohjelmisto on ratkaisu tapahtumasuunnitteluongelmiisi. (Vihje: suosittelemme Timely.)

#6. Ajattelematta jättäminen, vaikka pienet asiat ovat tapahtumasuunnitteluongelma: Näin muistat ne

Varhaisissa tapahtumasuunnittelutapaamisissa sinun on saatava kaikki tiimisi jäsenet, sopimussuunnittelijasta ammatilliseen tapahtumasuunnittelijaasi vapaaehtoiseen henkilöstösuhteeseen, menemään huoneeseen ja miettimään kaikkea, mitä tarvitsee tehdä. Riittääkö pöytiä ja tuoleja? Kuka aikoo pystyttää ne pöydät ja tuolit ja kuinka kauan se kestää? Onko istuntojen välissä aikaa (ja tilaa) miniverkkotapahtumille? Miten niitä helpotetaan? Miten kaikki saavat ruokansa? Kuka riitelee viihdyttäjiä vastaan?

Kaikki nämä asiat ovat välttämättömiä, ja tapahtumasuunnittelun ammattilainen auttaa sinua miettimään asioita, joita et ollut aiemmin ajatellut, mutta todellinen avain on saada kaikki yhteen ja keskustella tapahtumasuunnitteluongelmista, eivätkä jätä kiveä kääntämättä. . Kirjoita kaikki muistiin ja määritä sitten joku jokaiselle kohteelle. Tee ihmisistä vastuullisia ja seuraa sitten.

Yhteenveto

Nämä ovat vain muutamia tapahtumasuunnitteluongelmia, joihin voit törmätä tapahtumien ajankohtaisten ongelmien kanssa. Tapahtumahallinnan ajankohtaiset kysymykset ovat kuuma aihe, jota käydään läpi kaikissa organisaatioissa, niin isoissa kuin pienissäkin, ja sinun on varmistettava, että tapahtumasi täyttää vieraasi odottamat korkeat standardit. 

Ottaa yhteyttä Timely oppiaksesi lisää ja kokeillaksesi Timely ilmaiseksi!