Kuinka saada sponsoreita tapahtumiin: Tapahtuman sponsorointiopas

Sponsorit ovat monen tapahtumasuunnittelijan ja -järjestäjän unelmasuhde. Oikealla sponsorilla saatat pystyä mainostamaan tapahtumaa paremmin yleisöllesi. Voit jopa parantaa sitä, mitä voit tarjota vieraillesi. Tapahtuman järjestäjänä sponsorien etsiminen voi tuntua pelottavalta. Tässä on opas, jolla voit ottaa askeleen ja ottaa heihin yhteyttä luottavaisin mielin! Haun aloittamisen selvittämisestä valmistautumiseen keskusteluihin mahdollisten sponsorien kanssa. Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää sponsoreiden hankkimisesta tapahtumiin on tässä postauksessa!.

1. Mikä on tapahtuman sponsori?

Sponsorit ovat yksityishenkilöitä, yrittäjiä tai organisaatioita, jotka tukevat yhteisöä, organisaatiota, tapahtumaa, projektia tai yritystä vastineeksi mainoksesta. He yleensä haluavat mainostaa tuotteitaan ja palveluitaan menestyvien kanavien kautta omalla markkinaraolla.

Aloittelevien tapahtumien järjestäjien voi olla hankalaa saada alustavia sponsoreita. Tämä on kuitenkin kaukana mahdottomasta tehtävästä. Tässä luetellaan joitain tapahtumasponsoroinnin etuja sekä vinkkejä mahdollisten sponsorien löytämiseen tapahtumiisi.

2. Mitä etuja tapahtumasponsoroinnista on?

Sponsoroinnilla on suuri merkitys sen tarjoamisessa, mitä tarvitset tapahtumasi onnistumiseen. Tapahtumakulujen kattamisen ja auttamisen lisäksi sponsorit voivat tarjota sinulle ilmaisia ​​tuotteita jaettavaksi osallistujille. Tarvitset varoja tapahtumakulujen kattamiseen, he haluavat mainostaa brändejään yleisöllesi. Se on win-win-suhde, koska molemmat koet tämän kumppanuuden mukanaan tuoman markkinoinnin ja kustannustenhallinnan edut.

Yleisesti ottaen tapahtuman sponsorit eivät ole yhtä sitoutuneita kuin järjestäjät osallistumaan aktiivisesti. He maksavat sinulle tai jopa kattavat kaikki kulut vastineeksi siitä, että heitä mainostetaan siinä. Sponsorit haluavat mainostaa brändejään yleisöllesi tapahtumassasi. Sinun on tehtävä raskas työ järjestämällä tapahtuma. Kuitenkin, jos teet hyvää työtä ja tarjoat heille hyvän sijoitetun pääoman tuoton, voit yhtä hyvin tehdä elinikäisen kumppanuuden sponsorien kanssa.

Tässä on joitain tapahtumien sponsoroinnin etuja:

Vähentää kustannuksia

Sponsori auttaa sinua minimoimaan tapahtumasi suunnittelun kustannukset. ROI on yleensä hyvä sekä tapahtuman järjestäjälle että sponsorille. Vaikka se ei olisikaan pitkäaikainen kumppanuus, se voi opettaa sinulle yhteistyöstä kumppaneiden ja kolmansien osapuolten kanssa. Se voi myös antaa sinulle mahdollisuuden oppia säästämään kustannuksia ja raportoimaan tuloksistasi.

Rakenna uskottavuutta

Kun tunnettu brändi päättää työskennellä kanssasi, he todennäköisesti tuntevat jo työsi ja luottavat uskottavuutesi tapahtuman järjestäjänä. Uskottavuus on yhtä tärkeää kuin voiton saaminen, koska se tuo sinulle lisää kumppanuuksia pitkällä aikavälillä. Jos suunnittelet tapahtumaa ja haluat työskennellä tiettyjen tuotteiden ja markkinarakojen parissa, keskity sellaisen tapahtuman suunnitteluun, joka kokoaa yhteen ihmisiä, joilla on samat kiinnostuksen kohteet.

Oletko kyllästynyt kalliisiin ja hajanaisiin tapahtumajärjestelmiin?

Kokeile all-in-one-ratkaisuamme!

• Tutustu virtaviivaistettujen paikkakalentereiden voimaan
• Tavoita ihanteellinen kohdeyleisösi
• Maksimoi varaustehokkuus

Kokeile ilmaiseksi

Luo ainutlaatuisia kokemuksia sponsoreillesi

Sponsoreja etsittäessä tehokkuus ja luovuus tulee asettaa etusijalle. Ajattele mainosmahdollisuuksien ulkopuolella. Tapahtumapaikat ovat erinomaisia ​​alustoja tarjota fyysisiä tai virtuaalisia tiloja tuotteiden esittelyyn, aivan kuten HBO teki suositulla Iron Throne -kampanjallaan Game of Thronesin ensi-iltaa varten. Tällaisten innovatiivisten kokemusten tarjoaminen mahdollisille sponsoreille lisää varmasti houkuttelevuutta!

Kerää osallistujan tiedot

Oikean tapahtumasponsorin hankkiminen tuotteidensa mainostamiseen auttaa sinua keräämään tietoja ja oppimaan paljon osallistujien mieltymyksistäsi. Kaiken kaikkiaan se parantaa kykyäsi antaa palautetta ja raportteja nykyisille sponsoreillesi. Se auttaa sinua myös löytämään uusia sponsoreita, koska tunnet jo yleisösi. Yritä lisätä kysymyksiä tapahtuman ilmoittautumislomakkeihisi saadaksesi mahdollisimman paljon tietoa osallistujistasi.

Lead Generation

Normaalisti vietät tuntikausia ihanteellisten asiakkaidesi tutkimiseen, persoonallisuuksien luomiseen ja tietojen löytämiseen tukee odotuksiasi. Mainostamalla kuluttajatapahtumia tietyllä markkinaraolla opit kuitenkin, mikä on yleisösi prioriteetti ja kuinka voit mainostaa sitä tehokkaammin. Kun sponsorit kysyvät sinulta numeroita ja raportteja, tarjoat sitä tehokkaammin ja teet pitkäaikaisia ​​kumppanuuksia.

Nyt kun olet oppinut tapahtumasponsorin löytämisen tärkeimmät edut, pyydä asiantuntijaneuvojamme sopivien sponsorien löytämiseksi tulevia tapahtumiasi varten.

3. Kuinka saada sponsoreita tapahtumiin?

Varmistaaksesi hyvän sponsorin, sinun on ensin tiedettävä, millaista sponsorointia etsit. Siksi, ennen kuin otat yhteyttä mahdollisiin sponsoreihin, varmista, että ymmärrät, millaista sponsorointia tarvitset. 

Tarvitsetko logon verkkosivustollesi? Bannerimainos sosiaalisen median sivuillasi? Tai ehkä tarvitset vain muutaman dollarin kattaaksesi lehtisten tulostuskustannukset? Kun tiedät, minkä tyyppistä sponsorointia tarvitset, voit edetä sponsorien etsimisessä. Tässä muutamia vinkkejä hyvien sponsorien löytämiseen tapahtumiisi:

Tiedä, kuka on mukana tapahtumassa

Aloita tunnistamalla, ketkä ovat mukana tapahtumassa. Tämä sisältää ihmiset, jotka osallistuvat, ne, jotka auttavat, ja kaikki muut, jotka saattavat olla kiinnostuneita sponsoroinnista. Tunnista sitten roolit, joita kukin henkilö näyttelee tapahtumassa. Jos esimerkiksi suunnittelet konferenssia, tarvitset todennäköisesti pääpuhujan, panelistin ja moderaattorin.

Kun olet päättänyt, mitä sponsorointia tarvitaan, jatka sponsorien etsimistä keräämällä ensin tiedot kaikista sponsoroidussa tapahtumassa mukana olevista henkilöistä – pääpuhujista ja esitellyistä puhujista itse tapahtuman järjestämiseen ja järjestämiseen liittyviin tuottajiin ja managereihin. Se auttaa sinua valmistelemaan oikean materiaalin ja lähestymistavan kommunikoidaksesi sponsoreidesi kanssa.

Ota selvää sponsorisi kiinnostuksen kohteista

Kun olet päättänyt, mitä sponsoreita haluat tapahtumallesi, on aika selvittää, mikä teillä on yhteistä. Jos olet esimerkiksi perustamassa kokoontumista yritysten omistajille, etsi sponsoreita, jotka työskentelevät samalla alalla. Yritä oppia kaikki mitä voit heidän kumppaneistaan ​​ja tavoitteistaan, jotta voit valmistaa mielenkiintoista materiaalia jaettavaksi heidän kanssaan. Heidän kykynsä hallita varoja voi auttaa, kun yrität saada sponsoreita, jotka vastaavat täydellisesti tapahtumasi tarkoitusta.

Lisäksi se antaa kaikille osapuolille mahdollisuuden olla paremmin linjassa, koska odotukset ovat selkeitä. Varmista, että tutkit mahdollisten sponsoriesi taipumuksia ennen kuin otat heihin yhteyttä. Näin voit käydä tehokkaampia keskusteluja kumppanuudesta heidän kanssaan kaikkien osapuolten eduksi.

Tutustu sponsorin liiketoimintaan

Seuraavaksi sinun on selvitettävä, millainen sponsorointi toimisi parhaiten tapahtumallesi. Etsitkö tuotteen tai palveluntarjoajaa? Yritys, joka myy tavaroita tai palveluita? Tuotemerkki? Rahoitusta tarjoava organisaatio?

Henkilöiden tunnistaminen oman markkinaraon avulla ei vain auta sinua löytämään sopivimmat sponsorit tapahtumiisi, vaan myös antaa sinulle enemmän asiantuntemusta ehdottaaksesi heille. 

Ehkä paikkasi tarjoaa majoitusta (kuten makuuhuoneita ja sviittejä), jotta tämä voisi toimia hyvin sponsoreille. Sinulla voi olla jopa rajoittamaton buffet ilman lisäkustannuksia, mikä voisi houkutella ihmisiä, jotka tarjoavat ruokapohjaisia ​​tuotteita ja palveluita. Muista: ideana on tarjota mahdollisimman hyödyllinen kumppanuus, jonka avulla voit auttaa sponsoreita näyttämään brändinsä.

Tarjoa jotain mitä sponsorit haluavat

Jos tarjoat jotain tapahtuman sponsorillesi merkityksellistä, he ovat todennäköisesti kiinnostuneita. Joten mieti, mitä tarjoat, mikä saattaa kiinnostaa heitä. Onko tapahtumassasi jotain ainutlaatuista, mikä tekee siitä erottuvan? Mitä tapahtumasi tarjoaa, mitä muut tapahtumat eivät tarjoa? Mieti, kuinka voit tehdä tapahtumastasi houkuttelevamman sponsoreille.

On monia tapoja lähestyä tätä seuraavaa vaihetta, mutta sen ytimessä on selvittää, mitä he haluavat tältä sponsorointimahdollisuudesta, ja sitten toteuttaa se! Jos markkinointibudjettisi jää alle, ilman ylimääräistä tuotantokustannusten kuluttamista sponsorin lisäsitoumuksen saaminen voi olla sinulle helppo ratkaisu.

Hyvien kumppanuuksien ja sponsorien löytämiseksi on noudatettava monia tärkeitä vaiheita. Yksi tärkeimmistä on kuitenkin näiden tietojen oikea hallinta. Käyttämällä tapahtumaalustaa, esim Timely, sinulla on kaikki tiedot ja tapahtumatiedot käden ulottuvillasi. Näin saat lipunmyynti- ja osallistujatiedot nopeammin ja näytät ne tapahtumasponsoreillesi nopeasti.

Timely tapahtumaohjelmisto on yksi parhaat tapahtumanhallintajärjestelmät saatavilla markkinoilla. Se tarjoaa sinulle tarkat ja turvalliset tiedot paitsi tapahtumien edistämistoimista myös tapahtuman rekisteröinti, lipunmyynnit ja tapahtumaan osallistuminen. Lisäksi se auttaa sinua paremmin mainostamaan tapahtumia verkossa. Todellakin, voit julkaista kauniin tapahtumakalenteri verkkosivustollesi ja jaa tapahtumasi Facebook or LinkedIn automaattisesti.

Timely tapahtumanhallintajärjestelmä on parhaat työkalut, joiden avulla voit hallita paremmin tapahtumia ja tapahtumatietoja, mikä lisää tuottavuutta ja alentaa kustannuksia. Yhteenvetona, voit tehdä enemmän vähemmällä!

4. Kuinka teknologia voi auttaa sinua saamaan tapahtumasponsoreja?

Jos olet tapahtumajärjestäjä, niin Timely on täydellinen tapahtumien hallintaohjelmisto sinulle!

Sinun ei tarvitse tuhlata tunteja sen käytön oppimiseen, sillä se on käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen järjestelmä. Sen avulla voit helposti hallita ja mainostaa omaa tapahtumakalenteri verkossa, mikä säästää kustannuksia ja lisää tuottavuutta.

Lisäksi se auttaa sinua mainostamaan itseäsi sponsoreillesi tehokkaammin. Todellakin, Timely tapahtuma-alusta voi antaa sinulle olennaista tietoa, joka näyttää sponsoreille, miksi heidän pitäisi mainostaa tuotteitaan kanssasi.

Jos uskot voivasi hyötyä tapahtumaalustastamme, ottaa meihin yhteyttä tänään. Näytämme mielellämme kaiken hämmästyttävän piirteet ja edut Timely on tarjottava!