Tapahtumanhallintaohjelmiston toimittajan valinta: 7 huomioivaa asiaa

Tapahtumanhallintaohjelmiston toimittajan valinta on tärkeä päätös. Se auttaa sinua saavuttamaan korkeamman automaation, jolloin voit keskittyä tärkeimpiin asioihin – mahtavien tapahtumien toteuttamiseen ja saumattoman kokemuksen tarjoamiseen osallistujille. Alla on muutamia kohtia, jotka ovat melko tärkeitä tapahtumanhallintaohjelmiston toimittajan valinnassa:

1. Tuotteen sopivuus 

Ensimmäinen asia, joka sinun on otettava huomioon valittaessa tapahtumanhallintaohjelmiston toimittajaa, on tuotteen sopivuus. Sinulla on oltava selkeä käsitys kipupisteistäsi ja siitä, mitkä ohjelmistotoiminnot parhaiten ratkaisevat ne.

Kaikkien sidosryhmien kuuleminen ja sen jälkeen laskentataulukon laatiminen pakollisista ominaisuuksista voi auttaa sinua tunnistamaan tarpeesi. Tämä asiakirja voi myös auttaa sinua laatimaan RFP:n tai SOW:n, jos se on organisaatiossasi vaatimus. 

Kun tiedät tapahtumanhallintatarpeesi, on helpompi etsiä ja löytää oikea toimittaja. Voit aloittaa tarkistamalla mahdolliset ohjelmistotoimittajasi tapahtumanhallintaohjelmiston tuotekuvaus, etsii haluttuja toimintoja. Lisäksi voit pyytää heiltä heidän ominaisuuksien luettelotai a tuotteen esittely vahvistaaksesi, tarkistaako järjestelmä kaikki ruudut.

Kun nämä resurssit ovat käsillä, on paljon helpompi valita toimittajia ja päättää, ketkä pääsevät lyhyelle listallesi. 

2. Joukkueen skaalautuvuus 

Jos haluat organisaatiossasi useamman henkilön käyttävän tapahtumanhallintaohjelmistoasi, tarkista, kuinka monta lisenssiä heidän maksusuunnitelmissaan on. Varmista, että tarkistat tämän ennen kuin kirjaudut suunnitelmaan, koska saatat joutua maksamaan ylimääräistä. Monet ohjelmistotoimittajat eivät salli jakamista logins joukkueen jäsenten kanssa.

Yli kahden hengen ryhmille on järkevää löytää alusta, jolla on edullinen hinta per käyttäjä. Jotkut tapahtumanhallintaohjelmistojen toimittajat ovat lisenssipohjaisia ​​ja veloittavat kiinteän tilauksen käyttäjää kohden, mikä voi tulla kohtuutonta tapahtumaliiketoimintasi kasvaessa.

Työskentele yrityksen kanssa, joka on joustava tiimisi koon mukaan ja jonka avulla voit helposti lisätä jäseniä tarpeen mukaan sinulle järkevällä hintarakenteella.

3. Helppokäyttöisyys

Pyydä ilmainen kokeiluversio ja testaa sitä itse saadaksesi selville, onko työkalu helppokäyttöinen. Saattaa olla hyödyllistä tarkistaa mahdolliset asiakasarvostelut, mieluiten omalla alallasi.

Pyyntö a käyttöliittymän demo etupäässä oleville, jotta voit olla varma, että osallistujien on helppo ottaa se käyttöön.

Miten alustan muokattavuus on? Tarkista, onko helppoa vaihtaa värejä, logoja, suunnitella merkkirekisteröintisivu, lähettää sähköpostiuutiskirjeitä mahdollisille asiakkaille, luoda mukautettuja URL-osoitteita ilman kehittäjän tai web-suunnittelijan apua. Onko lipputoiminto helposti muokattavissa? On tärkeää etsiä käyttöliittymä, joka tarjoaa reaaliaikaista dataa, mikä helpottaa tuloennusteita ja osallistujien sisäänkirjautumista.

Ratkaisu tähän on käyttö Timely tapahtumien hallintaohjelmisto. Tapahtumanhallinta-alustamme on keskitetty ratkaisu, jonka avulla voit virtaviivaistaa ja automatisoida tapahtumahallinnan kaikki osa-alueet, jolloin voit nauttia seuraavan tapahtumasi menestyksestä!

Riippumatta siitä, missä tapahtuman suunnittelussa tai edistämisessä tarvitset apua, Timely tulee olemaan kaikki piirteet ja tukea, jota tarvitset tapahtumayrityksesi menestymiseen. 

4. Turvallinen ja yhteensopiva

Joillekin organisaatioille tietotekniikan turvallisuus ja lakien noudattaminen ovat myös olennaisia ​​näkökohtia hankintoja tehtäessä tapahtumien hallintaohjelmisto. Varmasti yhteistyö tapahtumanhallintaohjelmiston toimittajien kanssa, jotka ottavat nämä asiat vakavasti, voi minimoida mahdolliset riskit ja vastuut.    

Yleensä suurilla organisaatioilla ja valtion virastoilla on käytössä sisäiset hankintamenettelyt, jotka sisältävät toimittajien sisäisten käytäntöjen täydellisen tarkastelun. Yleisiä teemoja ovat tietoturva, maailmanlaajuiset tietosuojalait ja saavutettavuus. Jos näin on, keskity toimittajiin, joilla on suojausprotokollat, a tietosuojakäytännön, Ja Webin saavutettavuuslausunto. Se helpottaa hankintaprosessiasi!

5. Koulutus ja tuki

Kysy myyjän kanssa, millaista koulutusta ja tukea on saatavilla. Mikä on heidän liittymisprosessinsa? Kuinka paljon tukea saat alustan perustamisessa?

Tarjoaako alusta vahvan asiakastukipalvelun? Tarkistetaan a help center tai koulutusvideot voivat olla hyvä paikka aloittaa. Tutustu, tarjoavatko he live-virtuaalikoulutusta tai yksityistunteja lisämaksusta. Jos sinulla on rajoitetusti apua tiimiltäsi tapahtumatekniikan konfiguroinnissa, sinun on kiinnitettävä tähän erityistä huomiota. 

Timely tarjoaa vankan help center video-opetusohjelmien kanssa. Käyttöliittymän käyttäminen ja käyttöliittymän määrittäminen alkaa alusta alkaen Timely Tapahtumanhallintaohjelmistot; opastaa sinut matkallasi tapahtumanpäällikkömestariksi! Ne tarjoavat myös jatkokoulutusta käyttäjille henkilökohtaisella istunnolla.

6. Tukee sinun kaltaistasi liiketoimintaa

Jos tapahtumanhallinta-alusta on ollut mukana samankaltaisissa tapahtumissa toimialan tyypin ja koon suhteen, ne ovat luultavasti oikea tapa hoitaa sinun. Tämä on tärkeä kriteeri valittaessa toimittajia tapahtumanhallintaohjelmiston valinnan onnistumisen varmistamiseksi. 

Suosittelemme, että teet oman tutkimuksen. Esimerkiksi etsiä tapaustutkimuksia, arvosteluja ja suosituksia, jotta näet, ovatko muut asiakkaat tyytyväisiä tapahtumanhallintaympäristön valintaansa.

Ymmärrämme, että ohjelmistotoimittajan valintaprosessi on vaikea tehtävä. Onneksi, Timely tekee valinnasta helpompaa, koska se on yksinkertainen, integroitu ja intuitiivinen tapahtumanhallintaohjelmisto.

Timely auttaa yksityisiä, julkisia ja voittoa tavoittelemattomia organisaatioita hallitsemaan tapahtumia tehokkaammin. Riippumatta koostasi, voimme auttaa sinua saavuttamaan tapahtumatavoitteesi. Palvelemme kaikenlaista tapahtumamarkkinoilla ja toimialoilla. Todellakin, Timely on valinta enemmän kuin 150,000-organisaatiot maailmanlaajuisesti nostaakseen tapahtumansa uudelle tasolle.

7. Hinnoittelu- ja laskutusvaihtoehdot

Ohjelmistotoimittajan valintaprosessissa sinun on harkittava, mitä hinnoitteluvaihtoehtoja on saatavilla yrityksellesi tarvittavien ominaisuuksien tai lisäosien suhteen.

Kysy tapahtumanhallintaohjelmiston toimittajalta, onko hinnoittelu laskettu käyttämiesi ominaisuuksien, osallistujamäärän tai järjestämiesi tapahtumien määrän perusteella. Jos järjestät useita tapahtumia vuoden aikana, voi olla hyödyllistä tarkastella vuosisuunnitelmaa. Joskus voi olla kustannustehokkaampaa rekisteröityä koko vuodeksi kuukausisuunnitelman sijaan.

Jotkut ratkaisut tarjoavat yksilöllisen kokemuksen yrityksesi erityisten tapahtumanhallintavaatimusten mukaan. Jos etsit räätälöityjä paketteja, Timely tarjoaa yritysasiakkaille räätälöityjä tapahtumahallinnan ohjelmistoratkaisuja ja hinnoittelua. Luo, tuo ja mainosta paljon tapahtumia ja hallitse tapahtumia tehokkaammin. 

Oikea tapahtumanhallintaohjelmiston toimittaja

Kaiken kaikkiaan paras tapahtumanhallintaohjelmistojen toimittaja on se, joka tarkistaa suurimman osan laatikoistasi, voi kasvaa kanssasi ja on helppokäyttöinen. . Lisäksi se, joka on turvallinen ja yhteensopiva, tarjoaa koulutusta ja tukea, on työskennellyt kaltaisten yritysten kanssa ja mahtuu budjettiisi.

Timely on valittu toimittaja yli 150,000 XNUMX tapahtumantekijälle maailmanlaajuisesti. Joustava tapahtumanhallintaohjelmistomme toimii täydellisesti kaikenlaisten tapahtumien kanssa, mukaan lukien virtuaaliset, henkilökohtaiset ja hybriditapahtumat. Järjestelmämme avulla voit keskittää kaikki tapahtumatarjontasi kauniiseen tapahtumalistaan ​​tai kalenteriin ja muokata tapahtumasi aloitussivuja helposti. Lisäksi voit automatisoida tapahtumasi promootiota jakamalla ne uutiskirjeenä tai julkaisemalla ne automaattisesti sosiaalisessa mediassa. Voit myös ottaa vastaan ​​ilmoittautumisia ja myydä lippuja verkossa omalta verkkosivustoltasi ilman välittäjiä.

Ota yhteyttä lisätietoja Timelytai Kokeile ilmaiseksi!