Tapahtumasuunnittelun sanasto: Tapahtuman keskeiset termit ja terminologia

Tapahtumien suunnittelun jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä ammattilaisten voi olla vaikea pysyä ajan tasalla uusista tapahtumista. Varmistaaksemme, että olet ajan tasalla, olemme koonneet kattavan tapahtumasuunnittelusanaston, joka sisältää tapahtumaalan keskeiset termit. Pidä tämä luettelo tapahtumamääritelmistä, termeistä ja terminologiasta lähellä, niin olet valmis mihin tahansa tulevaisuuden trendeihin tai innovaatioihin.

1. Miksi tapahtuma-ammattilaisten tulisi oppia tapahtumaterminologiaa?

Olemme luoneet tämän tapahtumasuunnittelusanaston ottaen huomioon kaikki tapahtuman ammattilaiset. Tapahtumaterminologian ymmärtäminen on välttämätöntä jokaiselle henkilölle, joka haluaa menestyä tapahtumasuunnittelualalla. Tapahtumasuunnitteluun liittyvien sanojen tunteminen voi todellakin tarjota tapahtuma-ammattilaisille lukuisia etuja, kuten:

Paranna viestintää

Toimialakohtaisten tapahtumaterminologioiden oikea hyödyntäminen tehostaa kommunikaatiota muiden tapahtuma-ammattilaisten kanssa ja auttaa välittämään viestejä selkeämmin. Lisäksi näiden termien tarkka käyttö minimoi sekaannukset ja varmistaa tarkan artikuloinnin.

Osoita ammattimaisuutta

Osoittamalla tietoa tapahtumanhallinnan määritelmistä ja taitoa teknisestä ammattikielestä voit vahvistaa heidän asiantuntemuksensa ja osoittaa, kuinka paljon työtä he ovat investoineet ammattinsa ymmärtämiseen. Kyky käyttää tapahtumatermejä tehokkaasti ja kommunikoida kollegoille, asiakkaille ja asiakkaille samalla kun toimitat tärkeitä tietoja, on omistautumisen merkki.

Lisää mahdollisuuksia

Monet työtarjoukset ja -mahdollisuudet edellyttävät ammattilaiselta oman alansa asiantuntemusta. Vaikka niitä löytyy vaikka kuinka paljon tapahtumasuunnittelusertifikaatit urasi parantamiseksi, erikoistuneen tapahtumaterminologian oppiminen osoittaa kaikille, että olet arvokas ammattilainen.

Tehokas ongelmanratkaisu

Tapahtumakohtainen kieli sisältää myös tälle alalle ominaisia ​​ilmaisuja. Näiden termien ymmärtäminen voi auttaa sinua löytämään parempia ratkaisuja monimutkaisiin ongelmiin ja viestimään niistä tehokkaasti.

2. Tapahtuman keskeiset termit ja terminologia

Auttaaksemme sinua ymmärtämään paremmin nykyään käytettyjä tapahtumasynonyymejä ja terminologiaa, loimme tämän tapahtumasuunnittelusanaston, jotta pysyt ajan tasalla tapahtumien alalla käytettävistä tärkeimmistä määritelmistä. Tarkista se!

esityslista 

Agenda on termi, jota käytetään kuvaamaan ja huomioimaan työn tapahtumakulku. Seuraavat vaiheet, kokoukset, päätökset ja matkasuunnitelmat ovat todennäköisesti tapahtuman asialistalla.

Lisätty todellisuus (AR) 

Lisättyä todellisuutta käytetään tapahtumateollisuudessa viittaamaan mukaansatempaaviin kokemuksiin lisätyn todellisuuden lisälaitteiden, kuten videopelien ja 3D-elämysten, kanssa. Suurin ero AR:n ja VR:n välillä on se, että AR käyttää todellisia elementtejä mukaansatempaavien elämysten luomiseen, kun taas VR käyttää vain virtuaalisia elementtejä.

Osallistuja

Osallistuja on henkilö, joka osallistuu tapahtumaan. Osallistujan synonyymejä ovat vieraat, osallistujat ja suojelijat. 

Osallistujaluettelo

Osallistujaluettelo on luettelo tapahtuman kaikista osallistujista. Osallistujaluettelo on korvaamaton resurssi jokaiselle tapahtuman järjestäjälle. Sen avulla he voivat tunnistaa tarkasti etukäteen, ketkä ovat läsnä kokoontumisessa, mikä tarjoaa runsaasti mahdollisuuksia valmistautua siihen tehokkaasti.

B2B

B2B, jota kutsutaan myös Business to Businessiksi, ei ole erityinen tapahtumatermi, koska se koskee kaikkia toimialoja. Sitä käytetään kuvaamaan kahden yrityksen tai yrityksen välistä suhdetta. Tapahtumateollisuudessa sitä käytetään kuvaamaan tapahtumia, jotka on suunniteltu kumppanuuksien luomiseksi tai tuotteiden myymiseksi muille yrityksille.

B2C 

B2C tai Business to Consumer. Onko termi, jota käytetään kuvaamaan yrityksen ja sen asiakkaiden/kuluttajien välistä suhdetta. Tapahtumatoimialalla sitä käytetään kuvaamaan kuluttajasuhteisiin ja myyntiin keskittyviä tapahtumia.

Juhlatilaisuus (BEO)

A Juhlatilaisuus on kattava asiakirja, joka hahmottelee kaikki yksityiskohdat, aikataulut ja ohjeet siitä, miten ja milloin juhlatilaisuus järjestetään. Se toimii tärkeänä viestintävälineenä tapahtuman järjestäjien ja tapahtumapaikan henkilökunnan välillä varmistaakseen, että tapahtuman kaikki osa-alueet sujuvat sujuvasti.

branding 

Yrityksen logo, ilmaisutapa, sen edustamat periaatteet ja maantiede yhdistyvät tuomaan esiin sen omaleimaisuutta ja erottumaan kilpailijoista. Brändäys on tärkeä työkalu kaikille organisaatioille, mukaan lukien tapahtumayritykset, viranomaisen vahvistamisessa.

talousarvio 

Budjetti on termi, jota käytetään mittaamaan aikaa ja rahaa, joka yrityksellä on käytettävissään investoida projektiin tai tapahtumaan. Se on yksi tärkeimmistä tapahtumien suunnittelun ja hallinnan osista.

Toimintakehotus (CTA) 

Toimintakehotukset ovat sanallisia tai kirjallisia viestintälinjoja, jotka kutsuvat kuluttajaa toimintaan. Se auttaa asiakkaita olemaan yhteydessä brändeihin painikkeilla ja yksinkertaisilla toimilla, kuten "lue lisää" tai "klikkaa tästä". Tapahtumien luominen hyvien toimintakehotusten avulla auttaa ihmisiä päättämään, tuntevatko he halua osallistua tapahtumaasi vai eivät.

Ateriapalvelu

Catering on ruuan ja juoman tarjoamista sosiaalisessa tilaisuudessa tai muussa tapaamisessa, tyypillisesti ammattipalveluna. Toinen sana cateringille on ruokapalvelu, tapahtuman odotus tai tapahtuman tarjoilu. 

Certified Meeting Professional (CMP) 

CMP on sertifioitu kokousammattilainen ja henkilö, joka on suorittanut sen Convention Industry Councilin sertifiointiohjelma. Tämä ammattilainen tietää parhaiten onnistuneiden tapahtumien suunnittelun ja trendien pysymisen.

Napsautussuhde (CTR) 

Napsautussuhde ei ole tapahtumatermi sinänsä, sillä sitä käytetään myös muilla toimialoilla. Se mittaa sitoutumista toimintakehotuksiin ja tarkistaa niiden onnistumisen. Esimerkiksi kuinka moni verkkosivuston vierailija napsautti lippupainiketta tapahtumasi verkkosivulla.

Asiakkuudenhallinta (CRM) 

Customer Relationship Management on järjestelmä, joka tallentaa asiakastietoja parantaakseen suhteita ja palveluita. Olemme päättäneet lisätä sen tapahtumasuunnittelusanastoomme, koska monet tapahtumayritykset käyttävät sitä. Tapahtuma-ammattilaiset käyttävät CRM:iä yhteydenpitoon osallistujien kanssa, oppiakseen heidän mieltymyksistään ja mukauttaakseen tapahtumatarjontaansa.

Monimuotoisuus, tasa-arvo ja osallisuus (DEI) 

Monimuotoisuus, tasa-arvo ja osallisuus ovat arvoja, joita ylläpitävät organisaatiot, jotka haluavat tukea monenlaista ihmisryhmää, mukaan lukien eri roduista, etnisistä ryhmistä, uskonnoista, kyvyistä, sukupuolista ja seksuaalisesta suuntautumisesta kuuluvia ihmisiä. DEI-strategioita voidaan käyttää suunnitella esteettömät tapahtumat ja edistää monimuotoisuutta. 

Early Bird -liput

Early Bird -liput ovat ennakkomyyntiin luovutettuja alennettuja lippuja, jotka päättyvät ennen kuin tavallisten lippujen myynti alkaa. Niiden tarkoituksena on kannustaa yleisöä sitoutumaan tapahtumaan ajoissa ja herättää innostusta tapahtumasta.

Email Marketing

Sähköpostimarkkinointi on erinomainen tapa pitää yleisösi ajan tasalla tulevista jännittävistä uutisista ja tapahtumista. Voit käyttää tätä strategiaa luomalla kiinnostavan tiedote ja jakaa oleellisia tietoja tulevista tapahtumistasi laajemman yleisön tavoittamiseksi.

tapahtuma

Tapahtuma on suunniteltu erityistilaisuus tai juhla. Tapahtumat voivat olla suuria tai pieniä, yksityisiä tai julkisia, henkilökohtaisia, hybridejä tai virtuaalisia. Esimerkkejä tapahtumista ovat juhlat, festivaalit, show-esitykset, näyttelyt ja konferenssit. Erityinen tilaisuus on toinen sana tapahtumalle.

Tapahtuman varaus

Tapahtumavaraus on prosessi, jossa henkilö varaa paikan tapahtumaan. Jos tapahtuma on ilmainen, sinun tulee rekisteröityä tai vastata tapahtumaan. Jos tapahtuma on maksullinen, tulee maksaa sisäänpääsymaksu ostamalla lipun. Tilaisuuden voi varata ennen tapahtumaa tai paikan päällä. Tapahtumasuunnittelijat käyttävät yleensä Tapahtumavarausohjelmisto helpottaa RSVP:n keräämistä ja lippujen myyntiä. Toinen sana tapahtuman varaamisesta on tapahtumavaraus. 

Tapahtumakalenteri

Tapahtumakalenteri on olennainen työkalu järjestyksen pitämiseen ja tulevien tapahtumien luettelon näyttämiseen. Tapahtumakalenteri on kokoelma yksittäisiä tapahtumasivuja. Sen päätarkoitus on edistää tapahtumia, mutta sitä voidaan käyttää myös tapahtuma-ilmoittautumisten keräämiseen ja lippujen myyntiin verkossa. Yleensä tapahtuman järjestäjät käyttävät Tapahtumakalenteriohjelmisto edistämään tapahtumia tehokkaammin. Toinen sana tapahtumakalenterille on tapahtumaluettelo tai tapahtumaluettelo.

Tapahtumahallinta

Tapahtumahallinta on systemaattinen menettely pienten ja suurten tapahtumien luomiseksi ja kehittämiseksi, järjestämiseksi ja pitämiseksi. Yleensä tapahtuma-ammattilaiset käyttävät Tapahtumien hallintaohjelmisto helpottaa tapahtumien suunnittelua ja järjestämistä. Toinen sana tapahtumanhallinnasta on tapahtuman hallinnointi tai tapahtumakoordinointi. 

Tapahtumamarkkinointi 

Tapahtumamarkkinointi on eräänlainen markkinointistrategia tapahtumien edistämiseksi. Esimerkiksi sosiaalisen median, mainosten, uutiskirjeiden ja digitaalisten vaikuttajien käyttäminen. Tapahtumasuunnittelijoille on tavallista käyttää Tapahtumamarkkinointiohjelmisto auttaa heitä edistämään ja jakamaan tapahtumia tehokkaammin.

Tapahtuma Page

Tapahtumasivut tarjoavat tiedot, jotka mahdollisten vieraiden on tiedettävä tehdäkseen tietoisia päätöksiä tapahtumaan osallistumisesta. Jokainen tapahtumasivu koostuu olennaisista osista, mukaan lukien lyhyt yleiskatsaus, visuaalit, päivämäärä ja aika, paikka ja tiedot lipuista. 

Tapahtumasuunnittelija

Tapahtumasuunnittelija on ammattilainen, joka vastaa tapahtumien järjestämisestä ja toteuttamisesta. Hän valvoo kaikkea tapahtumapaikkojen valinnasta ja pitopalveluiden palkkaamisesta toimittajien kanssa sovittamiseen saumattoman kokemuksen varmistamiseksi. Tapahtumasuunnittelijan synonyymejä ovat tapahtuman järjestäjä, tapahtumakoordinaattori ja tapahtumapäällikkö, tai laajemmin tapahtuman ammattilainen. Tapahtumasuunnittelijat ovat erikoistuneet erilaisiin tapahtumiin, mukaan lukien yrityskokoukset, häät, messut, festivaalit ja sosiaaliset kokoontumiset. Niitä on monia tapahtumasuunnittelun urat jotka tarjoavat jännittäviä mahdollisuuksia dynaamisella tapahtumaalalla.

Tapahtumasuunnittelu

Tapahtumasuunnittelu on keskeinen termi tapahtumasuunnittelusanastossamme. Se koostuu projektin jokaisen yksityiskohdan, kuten kokouksen, vuosikongressin, messujen, seremonian, tiiminrakennustoiminnan tai juhlan, koordinoinnista. Tapahtumasuunnitteluun kuuluu budjetointi, aikataulujen määrittäminen, tapahtumapaikkojen valinta ja varaus, lupien hankinta, ruuan suunnittelu, kuljetusten koordinointi, teeman kehittäminen, toimintojen järjestäminen, puhujien ja pääpuhujien valinta, laitteiden ja tilojen järjestäminen, riskien hallinta ja varasuunnitelmien laatiminen. . Toinen sana tapahtumasuunnittelulle on tapahtuman orkestrointi tai järjestäminen.  

Tapahtumasuunnittelusopimus

Tapahtumasuunnittelijasopimus on tapahtumasuunnittelijan ja asiakkaan välinen virallinen sopimus, jossa määritellään tarjottavat palvelut, aikataulut, maksuehdot ja muut tärkeät yksityiskohdat. Se auttaa varmistamaan selkeyden ja suojaa molempia osapuolia koko suunnitteluprosessin ajan. Tapahtumajärjestäjien paras käytäntö on käyttää standardoitua tapahtumasuunnittelijan sopimusmalli, varmistaen liiketoiminnan johdonmukaisuuden, minimoiden riskit ja turvaten kaikkia osapuolia.

Tapahtumaan ilmoittautuminen

Tapahtuman rekisteröinti on prosessi, jossa henkilö luovuttaa tietonsa vastineeksi tunnuksesta tai lipusta, jotta hän voi osallistua tapahtumaan. Se voi tapahtua ennen tapahtumaa tai paikan päällä. Tapahtuman järjestäjät käyttävät Tapahtuman rekisteröintiohjelmisto auttaa heitä keräämään ilmoittautumisia tapahtumiin. Tapahtumarekisteröinnin synonyymejä ovat tapahtumaan ilmoittautuminen, rekisteri tai lista.

Tapahtuman sponsori 

Tapahtuman sponsorit ovat ihmisiä tai yrityksiä, jotka sponsoroivat tapahtumia vastineeksi mainonnasta. On hyvin yleinen käytäntö mainostaa uusia tai tiettyihin tapahtuma-alueisiin liittyviä yrityksiä (pelit, elokuvat, kurssit jne.).

Tapahtumien lippuja

Tapahtumalipunmyynti on prosessi, jossa ostetaan pääsylippu tai maksetaan ilmoittautumismaksu tapahtumaan. Yleensä tapahtumasuunnittelijat käyttävät Tapahtumalippuohjelmisto auttaa heitä myymään lippuja tapahtumiin. Toinen sana tapahtuman lipunmyynnille on kupongin ostaminen tai passin ostaminen. 

pelillistäminen 

Pelillistäminen tarkoittaa pelinomaisen kokemuksen käyttöä vuorovaikutuksen edistämiseksi rutiineissa ja tehtävissä, mikä tekee niistä nautinnollisempia. Tulostaulukot, merkit ja haasteet ovat esimerkkejä pelillisyydestä, joita voit käyttää tapahtumissa.

Hybriditapahtuma

Hybriditapahtumat ovat tapahtumia, jotka tapahtuvat sekä henkilökohtaisesti että verkossa. Ne yhdistävät perinteisen fyysisen kokemuksen digitaaliseen lisäkokemukseen. Otetaan esimerkiksi henkilökohtainen konsertti, jossa sama kokemus on saatavilla verkossa osallistuville.

Henkilökohtainen tapahtuma

Henkilökohtainen tapahtuma on suora tapahtuma, joka järjestetään nimetyssä fyysisessä paikassa. Henkilökohtaiset tapahtumat tarjoavat vieraille ainutlaatuisia ja mukaansatempaavia elämyksiä. 

Live Streaming 

Vaikka suoratoisto ei liity yksinomaan tapahtumiin, olemme sisällyttäneet sen tapahtumasuunnittelusanastoomme, koska se on noussut suosioon pandemian jälkeen. Suoratoistolla tarkoitetaan fyysisen tai digitaalisen suoran tapahtuman reaaliaikaista lähettämistä Internetin kautta, jolloin katsojat voivat osallistua tapahtumaan missä tahansa tapahtuman edetessä.

Seremoniamestari (MC)

Seremoniamestari tai MC on henkilö, joka toivottaa ihmiset tervetulleiksi tapahtumaan. He ovat vastuussa sen järjestämisestä ja innostuksesta.

Ilmoittautuminen paikan päällä 

Ilmoittautuminen paikan päällä tarkoittaa, että mahdolliset osallistujat voivat ilmoittautua tapahtumaan vain henkilökohtaisesti tapahtumapaikalla sen sijaan, että rekisteröityisit verkossa.

Valokuvien retusointi

Valokuvien retusointi voi muuttaa tapahtumasi valokuvista upeita, hienostuneita muistoja. Olipa kyseessä epätäydellisyyksien poistaminen, valaistuksen säätäminen tai yksityiskohtien parantaminen, ammattimainen retusointi varmistaa, että jokainen kuva vangitsee hetken parhaiten. Esimerkiksi, hääkuvien retusointi voi kohottaa parin luonnollista kauneutta, hienosäätää ryhmäkuvia ja luoda yhtenäisen, virheettömän albumin, joka heijastaa päivän tunteita ja kohokohtia.

Kysymyksiä ja vastauksia (K&V) 

Kysymykset ja vastaukset eli Q&A on termi, jota käytetään monissa tilanteissa, ei vain tapahtumissa. Olemme päättäneet sisällyttää sen tähän tapahtumasuunnittelusanastoon, koska se on hyvin yleinen käytäntö tapahtumissa, erityisesti koulutustapahtumissa, kuten seminaareissa ja luentoissa. Yksinkertaisesti sanottuna Q&A on tilaisuuden päätyttyä aikaa vastata yleisön kysymyksiin.

Tapahtuman palautus (ROE) 

Return On Event mittaa tapahtuman kokonaisvaikutusta liiketoimintaan. Esimerkiksi kuinka tapahtuma auttoi liiketoiminnan kasvua, brändin auktoriteettia jne.

Sijoitetun pääoman tuotto (ROI) 

Sijoitetun pääoman tuotto mittaa tapahtuman taloudellista menestystä. Se voi määrittää, toteuttiko tapahtumatiimi tapahtuman budjetin mukaisesti ja saavuttiko yritys tapahtumatavoitteensa.

Lippu

Lippu eli eTicket on olennainen asiakirja, joka antaa vastaanottajalle luvan osallistua tapahtumaan.

tapahtumapaikka

Tapahtumapaikka on paikka, jossa tapahtumia järjestetään. Se voi olla fyysinen, virtuaalinen tai hybridipaikka.

Virtuaalinen Booth 

Virtuaalikojut ovat digitaalisia tiloja tai kokoushuoneet jossa tapahtuman järjestäjät ja näytteilleasettajat voivat olla yhteydessä yleisönsä kanssa. Ne ovat hyvin yleisiä hybridi- ja digitaalisissa tapahtumissa.

Virtuaalinen tapahtuma

Virtuaalitapahtumat ovat verkkotapahtumia, joten niillä ei ole fyysistä sijaintia. Ne vaativat yleensä suoratoistopalveluita tai videoneuvottelutekniikkaa, joka tarjoaa tapahtumien järjestäjille yksinkertaisen ja kätevän tavan olla yhteydessä yleisöönsä. 

Virtuaalitodellisuus (VR)

Virtuaalitodellisuus muuttaa ympäröivää maailmaa antamaan ihmisille mukaansatempaavan kokemuksen. Se on hyvin yleistä tapahtumien pelillistymiskokemuksissa ja vaatii yleensä VR-lasien käyttöä.

Odotuslista

Odotuslista on työkalu, joka auttaa pitämään mahdolliset osallistujat ajan tasalla tietyn tapahtuman lippujen saatavuudesta. Kun paikka vapautuu, tapahtumaan halukkaille ilmoitetaan, ja he voivat sitten ilmoittautua tapahtumaan.

Jakamalla kanssasi tapahtumanhallinnan määritelmiä ja tapahtumasuunnitteluun liittyviä sanoja, tavoitteenamme on tarjota sinulle mahdollisimman paljon tietoa tapahtumaalalla käytetystä teknisestä ammattikielestä. Toivomme, että tämä tapahtumasuunnittelusanasto on antanut sinulle erinomaisen käsityksen tapahtumien termeistä ja terminologiasta. 

At Timely, pyrimme tuomaan maailmaa lähemmäs toisiaan tapahtuma kerrallaan. Lisätietoja Timely tapahtumaohjelmisto- ja palveluratkaisut, ottaa meihin yhteyttä tänään!