Tapaustutkimus: Etelä-Arizonan juutalainen liitto

Tutustu miten Timely auttoi Etelä-Arizonan juutalaisliittoa hallitsemaan paremmin kalenteriresurssejaan pitäen yhteisönsä ajan tasalla ja sitoutuneena. 

ASIAKASProfiili

- Etelä-Arizonan juutalainen liitto (JFSA) ja Etelä-Arizonan juutalaisen yhteisön säätiö (JCF), ovat kaksi eri organisaatiota, jotka työskentelevät samanlaisten tavoitteiden saavuttamiseksi Tucsonin kaupungissa, Amerikan Arizonan osavaltiossa. He ovat olleet Timely asiakkaita vuodesta 2019 lähtien.

JFSA:ta pidetään Etelä-Arizonan juutalaisyhteisön keskeisenä suunnittelu-, koollekutsu-, visio- ja varainhankintaorganisaationa. He työskentelevät vastatakseen yhteisön olennaisiin tarpeisiin ja auttavat vahvistamaan juutalaista elämäntapaa nykyisille ja tuleville sukupolville.

Toisaalta JCF työskentelee monien yksilöiden ja perheiden kanssa antaakseen heille mahdollisuuden omaksua asioita ja organisaatioita, joista he välittävät. Näin JCF edistää yhteisön kasvua ja auttaa rakentamaan paikallisten hyväntekeväisyysjärjestöjen pitkän aikavälin kapasiteettia.

Molemmat järjestöt ajattelevat juutalaista yhteisöä ja ovat parhaillaan menossa yhteen ja yhdeksi organisaatioksi tulemiseen. Yhdessä heillä on kolme keskitettyä kalenteriresurssia, joita kaikkia hallinnoi Maya Horowitz, markkinointi-, viestintä- ja tapahtumajohtaja Etelä-Arizonan juutalaisten liitossa.

Tätä tapaustutkimusta varten saat selville, kuinka kaksi juutalaista järjestöä käyttävät Timely tapahtumanhallintaohjelmistot kirkoille ja uskonnollisille järjestöille hallita kaikkia kalentereita ja tapahtumia tehokkaammin.

HAASTEET

Ensimmäinen kolmesta kalenterista on resurssi juutalaisten virastojen, synagogien ja järjestöjen ammattilaisille. "Tätä kalenteria kutsutaan suunnittelukalenteriksi ja se sisältää perustietoa tulevista tapahtumista sekä yleistä yhteisötietoa, kuten lomia, Arizonan yliopiston urheilupelejä ja koulujen taukoja.", lisäsi Maya.

Suunnittelukalenteria käytetään tulevien tapahtumien ajoituksen määrittämiseen ja päivämäärien tallentamiseen, jotta vältetään ristiriitaiset tapahtumat yhteisössä. "Yleisömme päällekkäisyyden vuoksi on tärkeää, että koordinoimme", selitti Maya.

Toinen resurssi on julkisesti mainostettu yhteisön kalenteri, joka sisältää tulevia kiinnostavia tapahtumia. Yhteisön jäsenet voivat viitata tähän kalenteriin löytääkseen tapoja ottaa yhteyttä juutalaiseen elämään.

Viimeisenä resurssina yhteisön jäsenet voivat valita uutisflash-sähköpostin, joka lähetetään viikoittain. Se sisältää tulevat tapahtumat ja tietoa lähistöllä tapahtuvista tapahtumista.

Täytyy hallita kolmea eri kalenteria oli tulossa vaikea tehtävä Mayalle ja hänen tiimilleen. Huolimatta huomattavasta sisällön päällekkäisyydestä, heidän resurssinsa eivät puhuneet toisilleen ja johtivat henkilöstön ajanhukkaa. Tapahtumien mainostaminen kaikista kolmesta lähteestä oli myös vaikeaa. "Tämä tehottomuus aiheutti henkilöstön ajan menetystä ja sisällön puutteita", sanoi Maya.

Toinen suuri haaste organisaatioille oli tapahtuman lähettäminen käsitellä. JFSA ja JCF saivat aiemmin tapahtumaehdotukset sähköpostitse, mikä merkitsi enemmän työtä johtohenkilöstölle. Mikäli virheitä tai tietoja puuttui, oli organisaation vastuulla korjata virheet ja ottaa yhteyttä tapahtuman lähettäjään sen korjaamiseksi.

Heidän tavoitteitaan olivat mm.

RATKAISU

TULOKSET

”Omassa tutkimuksessamme olimme löytäneet vain ratkaisuja, joissa yhteisö- ja uutiskalentereita voitiin synkronoida. Niissä ei ollut mahdollisuutta sisällyttää myös suunnittelukalenteri. Ajattelimme, että ehkä tarvitsemme kaksi erillistä ratkaisua”, sanoi Maya. 

Saavuttaakseen kaikki tapahtumanhallinnan tavoitteensa Maya pyysi verkkokehittäjän ammattilaista etsimään teknologiaratkaisua, ja hän löysi Timely. 

TimelyRatkaisut tarjosivat mitä he tarvitsivat, ja nyt kolmen kalenterin hallinta vaatii vain vähän valvontaa. Esimerkiksi päivittäiset hallinnolliset tarkistukset tapahtumien varalta ovat päällekkäisiä suunnittelukalenterissa, päivittäiset hallinnolliset tarkistukset epätäydellisille tapahtumille yhteisökalenterissa ja viikoittainen uutisflash-ohjelmointi.

Kanssa TimelyTapahtumanhallintaohjelmisto kirkoille ja uskonnollisille järjestöille, JFSA ja JCF tapahtumanhallintatiimi valvoo ja avustaa nyt vain lähettäjiä ristiriitojen sattuessa. Tapahtuman lähettäjät ovat nyt vastuussa omasta sisällöstään. He voivat merkitä tapahtumia yhteisöksi, mikä mahdollistaa synkronoinnin yhteisön kalenterin kanssa

Auttaakseen yhteisöään ja luodakseen saumattoman kokemuksen käyttäjilleen juutalaiset järjestöt esittelivät vaiheittaisen oppaan kalentereiden lähettämisestä ja käyttämisestä. Ne tarjoavat myös koulutusta järjestöille, virastoille ja synagogille, joille kaikille myönnettiin suunnittelukalenterin lähettäjän asema.

Toinen Timely Tapahtumanhallintatyökalu, joka on auttanut organisaatioita tapahtumien edistämisessä, on automaattinen viikoittainen uutiskirje. JFSA:n ja JCF:n tapauksessa uutiskirje lähetetään sähköpostin tilaajille ja sisältää kaikki seuraavan kuukauden tapahtumat, vedetty suoraan yhteisön kalenterista. "Käytämme sitä myös sponsorointietuina ja lisäämme uuden sponsorin logon joka viikko", valmistunut Maya.

Yhteensä, Timely on auttanut Etelä-Arizonan juutalaisten liittoa ja Etelä-Arizonan juutalaisyhteisösäätiötä useilla tavoilla, mukaan lukien:

Etelä-Arizonan juutalaisen liiton upeita tapahtumakalentereita! 

"Ennen käyttöönottoa Time.ly, kalenteriresurssimme eivät puhuneet toisilleen, vaikka sisällössä oli huomattavaa päällekkäisyyttä. Tämä tehottomuus aiheutti henkilöstön ajan menetystä ja sisällön puutteita."

Maya Horowitz, markkinointi-, viestintä- ja tapahtumajohtaja Etelä-Arizonan juutalaisliitossa ja Etelä-Arizonan juutalaisyhteisösäätiössä, USA