Tapaustutkimus: Terveystieteiden ja farmasian yliopisto (UHSP)
Katso, miten Timely virtaviivaistettu tapahtumanhallinta University of Health Sciences & Pharmacylle (UHSP) St. Louisissa. Ratkaisumme paransi työnkulkuja ja yhteisön osallistumista 300 kuukausittaiseen kampustapahtumaan, hallinnoimalla 100 varattavaa paikkaa ja 150 aktiivista lähettäjää.
ASIAKASProfiili
- Terveystieteiden ja farmasian yliopisto (UHSP), perustettu vuonna 1864, on arvostettu yksityinen laitos St. Louisissa, Missourissa. UHSP:llä on pitkä historia opiskelijoiden valmentamisesta menestyksekkääseen uraan apteekissa, terveystieteissä ja terveydenhuollon johtajuudessa.
Tutkijoiden lisäksi UHSP on dynaaminen keskus noin Kuukausittain 300 tapahtumaa yli 150 järjestäjän toimesta. Nämä tapahtumat, kuten symposiumit, uramessut, tutkimuskonferenssit ja koulutustilaisuudet, tuovat yhteen opiskelijoita, tiedekuntaa, alumneja ja terveydenhuollon ammattilaisia.
Yliopisto tarjoaa yli 100 varattavissa olevaa paikkaa tukemaan näitä toimintoja. Luokkahuoneet, kirjastot, ruokasalit, kuntosalit, laboratoriot ja asuintilat toimivat akateemisten ja koulun ulkopuolisten tapahtumien pitopaikkoina.
Keskustelimme kanssa saadaksemme tietää, kuinka UHSP hallitsee tätä dynaamista tapahtumamaisemaa Jessie Sauerwein, Yliopiston tapahtumapäällikkö. Tämä viesti tutkii, miten UHSP käyttää Timely's Tapahtumapaikan hallintaohjelmisto virtaviivaistaa työnkulkua, tehostaa yhteistyötä ja maksimoida sitoutuminen koko kampuksella.
Tietoja Jessie Sauerweinista – UHSP:n tapahtumamaestro
HAASTEET
Aiemman järjestelmänsä lähestyessä vanhenemista UHSP tarvitsi modernin, skaalautuvan ratkaisun tehostaakseen tapahtumien ajoitusta, luokkahuoneiden jakamista ja paikkavarauksia koko kampuksella.
Yliopiston kokoon nähden uuden järjestelmän piti olla käyttäjäystävällinen ja kyettävä hallitsemaan lukuisia tapahtumatiloja ja käsittelemään komplekseja, toistuvia tunti- ja erikoistilaisuuksia. Järjestelmän oli myös estettävä aikatauluristiriidat merkitsemällä huoneet automaattisesti poissaoleiksi.
Aikataulutuksen lisäksi yliopisto halusi virtaviivaistetun työnkulun mukautetuilla vastaanottolomakkeilla, manuaalisilla hyväksynnöillä ja automaattisilla sähköposti-ilmoituksilla, jotta kaikki pysyisivät ajan tasalla. Tärkeää oli myös mahdollisuus pyytää varauksen aikana resursseja ja palveluita, kuten AV-laitteita ja ruokailua.
Yliopiston aiempia tapahtuma- ja paikkajärjestelmiä ei ollut integroitu, ja vanhasta järjestelmästä puuttui visuaalinen vetovoima ja käyttäjäystävällisyys. Tämä vaikeutti tiedekunnan ja henkilökunnan lähettämistä tapahtumiin ja osallistujien oli vaikea löytää niitä suodatus- ja hakuvaihtoehtojen puutteen vuoksi.
Lisäksi tapahtumien uutiskirjeet piti luoda manuaalisesti ja lipputapahtumat hallittiin erillisillä ohjelmistoilla. Tämä hajanainen järjestelmä aiheutti hämmennystä yliopistoyhteisössä ja paljon aikaa vietettiin tiedusteluihin.
Kaiken kaikkiaan ennen adoptiota TimelyUHSP kohtasi lukuisia haasteita tapahtumien hallinnassa, mukaan lukien:
"Me tutkimme useita muita vaihtoehtoja, mutta Timely erottui edullisuudestaan, tyylikkäästä suunnittelustaan ja saumattomasti uutiskirjeen, julkisen kalenterin sekä käyttäjäystävällisen tapahtuman lähetysprosessin ja hyväksymistyönkulun yhdistämisestä."
Jessica Sauerwein, yliopiston tapahtumapäällikkö, UHSP
RATKAISU
Varmista saumaton ohjelmiston siirto
Avulla Timely'S Ammattitaitoinen palvelutiimi, UHSP otti käyttöön ja lanseerasi järjestelmän kolmessa kuukaudessa sisältäen tilin määrityksen, tietojen siirron ja käyttäjien koulutuksen varmistaen sujuvan siirtymisen ja täydellisen käyttöönoton.
Keskitä tapahtuma- ja resurssienhallinta
Muokattavat varaustyökalut antoivat UHSP:lle selkeän ja organisoidun kuvan kaikista käytettävissä olevista tiloista ja resursseista. Virtaviivaistamalla paikanvuokrauspyyntö- ja hyväksymisprosessia vältyttiin kaksinkertaisilta varauksilta ja parannettiin tilankäyttöä.
Paranna viestintää
Yli 150 tapahtumajärjestäjää ja sidosryhmää, Timely yksinkertaistettu koordinointi eri osastojen välillä. Automaattiset ilmoitukset ja intuitiivinen alusta vähentävät viestintähäiriöitä ja paransivat tapahtumien logistiikkaa.
Lisää tapahtumaan osallistumista
Keskitetty tapahtumakeskus lisäsi mainostamista ja näkyvyyttä. Timelyn interaktiivinen kalenteri, automaatio ja rrekisteröintityökalut helpotti tapahtumien löytämistä ja osallistumista, mikä vahvisti kampuksen sitoutumista.
Tutustu UHSP:n upeaan tilanvarausportaaliin!
TULOKSET
Adoptiosta lähtien TimelyTapahtuma- ja tapahtumapaikanhallintaohjelmisto, UHSP on mullistanut tilanhallinnan, tapahtumasuunnittelun ja myynninedistämisen – tehden prosesseista tehokkaampia ja saumattomimpia.
Älykäs automaatio, intuitiiviset työkalut ja omistettu tuki varmistaa, että jokainen tapahtuma luennoista aloitukseen on järjestetty, tehokas ja vaivaton.
Virtaviivainen tapahtuman lähetysprosessi mahdollistaa tiedekunnan ja henkilökunnan lähettää tilanvarauspyynnöt oikein, mikä vähentää virheitä ja tiedusteluja. Intuitiivisemmalla järjestelmällä tapahtuman hyväksynnät ovat nyt nopeampia ja luotettavampia. UHSP on myös tehostanut resurssien hallintaa käyttämällä mukautettuja kenttiä tapahtumiin liittyvien resurssien tehokkaampaan seurantaan.
Kampuksen laajuinen sitoutuminen on kasvanut a visuaalisesti houkutteleva kalenteri kuvien esittäminen, tapahtuman näkyvyyden ja osallistumisen parantaminen. Automaattiset uutiskirjeet ja tapahtumailmoitukset ovat vähentäneet huomattavasti manuaalista työmäärää, mikä vapauttaa aikaa tapahtumien järjestäjille. Integroidut lipunmyyntityökalut yksinkertaistaa rekisteröintiä ja osallistumisseurantaa suuriin tapahtumiin, kuten alkamiseen.
Jessie korostaa:"TimelySen moderni muotoilu ja toiminnallisuus muuttivat UHSP:tä, mikä paransi tilankäyttöä, tapahtumaviestintää ja kampuksen laajuista sitoutumista."
Luotettuna kumppanina Timely tarjoaa vankan, all-in-one-ratkaisun joka virtaviivaistaa tapahtuma- ja tapahtumapaikkatoimintoja samalla kun tehostaa kampuksen aktivointia. Intuitiivisella, automatisoidulla järjestelmällä UHSP on muuttanut tapaa, jolla tapahtumia hallitaan, mainostetaan ja koetaan koko kampuksella.
UHSP:n tärkeimmät voitot ovat:
"Timely on muuttanut tapaamme järjestää tapahtumia ja paikkoja. Se vapautti aikaamme ja antoi meille mahdollisuuden keskittyä tärkeimpään – yhteisön rakentamiseen ja poikkeuksellisen palvelun tarjoamiseen.”
Jessica Sauerwein, yliopiston tapahtumapäällikkö, UHSP
saatat myös pitää
Liity uutiskirjeemme
Tilaa uutiskirjeemme ja saat asiaankuuluvia tapahtumanhallintavinkkejä, tapahtumaalan päivityksiä ja paljon muuta.
Arvostamme yksityisyyttäsi ja käytämme sinuun yhteyttä vain uusimmasta sisällöstämme, päivityksistämme ja tarjouksistamme. Voit lopettaa näiden viestien tilauksen milloin tahansa. Lisätietoja saat tutustumalla meidän Tietosuojakäytäntö.