10 askelta yhteisötapahtumakalenterin rakentamiseen
A yhteisön tapahtumakalenteri on enemmän kuin päivämääräluettelo. Se on julkinen keskus, jossa paikalliset tapahtumat kokoontuvat yhteen helposti saavutettavaan tilaan. Konserteista ja festivaaleista työpajoihin ja varainkeruutapahtumiin, hyvin rakennettu yhteisön tapahtumakalenteri auttaa ihmisiä löytämään, olemaan yhteydessä ja osallistumaan.
Jokaisen hyvän yhteisötapahtumakalenterin takana on verkosto osallistujia – yrityksiä, voittoa tavoittelemattomia organisaatioita, kouluja ja yksityishenkilöitä – jotka pitävät listaukset ajan tasalla ja ajankohtaisina. Tässä oppaassa opit kymmenen askelta kukoistavan kalenterin rakentamiseen, josta tulee yhteisösi ensisijainen resurssi.
I. Käytännön vaiheet yhteisön tapahtumakalenterin luomiseksi
Jos mietit, miten aloittaa tai skaalata omaa kalenteriasi, tässä osiossa käydään läpi kymmenen käytännön vaihetta yhteisötapahtumakalenterin rakentamiseen ja täyttämiseen.
1. Luo verkkoyhteisön tapahtumakalenteri
Aloita keskitetystä verkkokeskuksesta, jossa ihmiset voivat julkaista, löytää ja jakaa tapahtumia. Hajallaan olevat esitteet ja sosiaalisen median julkaisut on helppo ohittaa, mutta digitaalinen kalenteri kokoaa kaiken yhteen paikkaan. Se säästää aikaa, lisää näkyvyyttä ja kannustaa osallistumiseen.
Valitse alusta, jota on helppo hallita ja joka on joustava. Esimerkiksi Timely Tapahtumakalenteriohjelmisto tarjoaa käyttäjäystävällisen ja mobiiliystävällisen suunnittelun, jossa on räätälöintivaihtoehtoja brändäykseen. Saumaton integrointi verkkosivustoosi ja muihin alustoihin Timely tekee yhteisötapahtumien hallinta yksinkertaista ja samalla ammattimaista kokemusta.
2. Käytä luokkia, tunnisteita ja suodattimia helpottaaksesi löytämistä
Hyvin jäsennelty yhteisökalenteri on vain niin hyödyllinen kuin sen kyky auttaa ihmisiä löytämään nopeasti heitä eniten kiinnostavat tapahtumat. Siksi suosittelemme järjestämään tapahtumasi kategorioittain, kuten musiikki, urheilu, perhe tai koulutus. Voit myös lisätä tunnisteita teemoille, kuten "ilmaiset tapahtumat" tai "verkostoituminen". Sijaintisuodattimet antavat käyttäjien selata naapuruston tai kaupungin mukaan. Nämä ominaisuudet parantavat käytettävyyttä ja hakukoneoptimointia varmistaen, että kaupunkisi tapahtumakalenteri sijoittuu hyvin paikallisissa hauissa.
Timelyn edistyneiden taksonomiaominaisuuksien avulla voit liittää useita tunnisteita, luoda mukautettuja suodattimia ja suunnitella haettavan yhteisötapahtumien luettelon, joka kasvaa yleisösi mukana.
3. Tuo tapahtumia muista lähteistä
Menestyvän yhteisötapahtumakalenterin rakentaminen ei tarkoita aloittamista tyhjästä. Voit helposti täyttää kalenterisi tuomalla tapahtumia luotettavista lähteistä, kuten Google Kalenterista, Facebookista tai Eventbritesta. Automaattinen synkronointi varmistaa, että julkisten tapahtumien kalenterisi pysyy ajan tasalla ja säästää samalla manuaalista työtä.
Kanssa Timely, tuodut tapahtumat vastaavat automaattisesti sivustosi brändiä yhtenäisen ulkoasun saavuttamiseksi. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan pidä kalenteriasi eloisana, vaan myös vahvistaa kumppanuuksia paikallisten organisaatioiden kanssa, joiden tapahtumia esittelet.
4. Järjestä yhteisötapahtumasi lähetysprosessi
Hyvä kalenteri kukoistaa osallistujien lähettämien viestien ansiosta. Tee lähettämisestä helppoa näkyvällä "Lähetä tapahtuma" -painikkeella ja yksinkertaisella lomakkeella. Kysy vain olennaisia tietoja, kuten otsikko, päivämäärä ja paikka.
Nykyaikaiset alustat, kuten Timely, mene pidemmälle integroidut lähetyslomakkeet ja työnkulkuja. Osallistujat voivat lähettää, päivittää tai peruuttaa tapahtumia oman profiilinsa kautta, ja sinä säilytät hyväksyntähallinnan. Tämä tasapaino pitää sinut yhteisön tapahtumakalenteri tarkka ja hallittava.
5. Rakenna oma yhteisötapahtumien verkostosi
Yhteisötapahtumien verkosto on enemmän kuin vain nimiä paperilla. Se on paikallisten ryhmien kumppanuus, joka työskentelee yhdessä rikastuttaakseen yhteisön elämää. Tähän verkostoon kuuluu usein:
- Paikalliset yritykset, jotka isännöivät tai sponsoroivat tapahtumia.
- Tapahtumapaikat, palveluntarjoajat ja viihdekumppanit.
- Koulut, oppilaitokset ja koulutuskeskukset.
- Voittoa tavoittelemattomat ja hyväntekeväisyysjärjestöt, jotka lisäävät tietoisuutta tai varoja.
- Valtion ja kansalaisjärjestöt, jotka edistävät kulttuuri- tai julkisia aloitteita.
- Yhteisön johtajat ja vaikuttajat, jotka levittävät sanaa.
Kun nämä ryhmät osallistuvat johdonmukaisesti, paikallinen tapahtumakalenterisi pysyy dynaamisena ja osallistavana. Se heijastaa yhteisösi elinvoimaa ja helpottaa samalla asukkaiden ja vierailijoiden osallistumista.
Jos sinulla ei vielä ole verkostoa, aloita pienestä kutsumalla mukaan aktiivisia ryhmiä, kuten naapurustoyhdistyksiä tai hyväntekeväisyysjärjestöjä. Voit myös muodostaa kumppanuuksia kattojärjestöjen, kuten kauppakamareiden tai kulttuurineuvostojen, kanssa. Nämä ryhmät voivat kanavoida useita tapahtumia sinulle ja niillä on usein vakiintuneita viestintäkanavia, joita voit hyödyntää.
6. Mainosta yhteisösi tapahtumakalenteria sosiaalisessa mediassa
Sosiaalinen media laajentaa tavoittavuuttasi. Jaa tulevien yhteisötapahtumien kohokohtia Facebook, LinkedIn, Instagram tai X. Käytä visuaalisia elementtejä, hashtageja ja tägejä näkyvyyden parantamiseksi. Pyydä kirjoittajia jakamaan julkaisujasi uudelleen tavoittaaksesi laajemman yleisön.
Pysyäksesi johdonmukaisena, kehitä yksinkertainen sosiaalisen median suunnitelma joka sisältää julkaisuaikataulun, luettelon seurattavista asiaankuuluvista tileistä ja selkeät sitoutumistavoitteet. Alustat, kuten Timely virtaviivaista tätä sisäänrakennetuilla jakamistyökaluilla. Tapahtumat julkaistaan automaattisesti valitsemissasi verkostoissa, mikä säästää aikaa ja pitää yleisön kiinnostuneena.
7. Pysy yhteydessä sähköpostimarkkinoinnin avulla
Sähköpostimarkkinointi on edelleen yksi tehokkaimmista työkaluista yhteisön sitouttamiseen ja ylläpitämiseen, koska se tarjoaa suoran yhteyden yleisöösi. Päästymällä suoraan postilaatikoihin päivityksesi tavoittavat ihmiset siellä, missä he todennäköisimmin näkevät ne.
Hyvä lähestymistapa on sisällyttää säännöllisiin postitusviesteihisi osio "Tulevat tapahtumat" tai "Suositukset", jossa on linkit takaisin kalenteriisi, josta löydät kaikki tiedot. Tämä ei ainoastaan ohjaa liikennettä kalenteriisi, vaan pitää myös tilaajat jatkuvasti kiinnostuneina.
Kanssa TimelyMailchimp-integraation ansiosta tapahtumia voidaan lisätä automaattisesti brändättyihin uutiskirjepohjiin, segmentoida eri yleisöille ja ajoittaa lähettämään päivityksiä automaattisesti – säästäen aikaa ja pitäen uutiskirjeet ajantasaisina ja relevantteina.
8. Pidä se saavutettavana ja osallistavana
Kalenterin tekeminen saavutettavaksi ja monikieliseksi varmistaa, että kaikki voivat osallistua, riippumatta siitä, käyttävätkö he avustavia teknologioita vai haluavatko he selata kalenteria omalla kielellään. Tämä osallistavuus on erityisen voimakasta monimuotoisissa yhteisöissä, jotka toivottavat tervetulleiksi vammaiset ihmiset, maahanmuuttajat ja kansainväliset vierailijat.
Kanssa Timelyn edistyneiden esteettömyys- ja monikielisten ominaisuuksien ansiosta osallistavuudesta tulee saumatonta. Ohjelmisto on rakennettu WCAG:n esteettömyysstandardien mukaisesti ja tarjoaa monikielisen tuen, jotta tapahtumajärjestäjät voivat julkaista listauksia useilla kielillä. Vierailijat voivat sitten tarkastella tapahtumia omalla kielellään, mikä parantaa sekä käytettävyyttä että osallistumista.
9. Edistä yhteisön osallistumista lisäominaisuuksilla
Yhteisökalenteri voi olla enemmän kuin pelkkä tapahtumalista. Se voi toimia interaktiivisena keskuksena, jossa ihmiset eivät ainoastaan löydä paikallisia tapahtumia, vaan myös vahvistavat osallistumisensa. Työkalut, kuten ilmainen rekisteröityminen, maksullinen lipunmyynti, odotuslistat ja automaattiset muistutukset, kannustavat sitoutumiseen, lisäävät osallistumisaktiivisuutta ja luovat vahvemman yhteyden tunteen.
Kanssa Timely tapahtuman rekisteröinti ja lipunmyynti työkalujen avulla nämä ominaisuudet integroituvat saumattomasti kalenteriisi. Voit myydä lippuja, hallita ilmoittautumisia ja odotuslistoja, lähettää muistutuksia ja jopa tehostaa sisäänpääsyä QR-koodilla tehtävien sisäänkirjautumisten avulla. Tapahtuman jälkeiset ilmoitukset auttavat ylläpitämään sitoutumista tapahtuman päättymisen jälkeen. Yhdessä nämä ominaisuudet helpottavat yhteydenpitoa osallistujiin ja yksinkertaistavat hallintaa, jolloin kalenteristasi tulee kattava yhteisön osallistamisalusta.
10. Seuraa analytiikkaa ja optimoi
Yhteisökalenteri on enemmän kuin pelkkä tapahtumaluettelo – se on myös tehokas tiedonlähde. Seuraamalla, miten ihmiset käyttävät kalenteriasi, voit ymmärtää, mikä toimii parhaiten, tarkentaa strategiaasi ja parantaa jatkuvasti sitoutumista.
Analytiikka voi paljastaa tärkeitä trendejä, kuten:
- Mitkä tapahtumat saavat eniten klikkauksia
- Mitkä kategoriat tai tunnisteet herättävät eniten huomiota
- Mistä kävijäsi tulevat
- Kuinka käyttäjät liikkuvat kalenterissa
Näiden tietojen avulla voit optimoida mainosstrategiaasi, esitellä kysyttyjä tapahtumia ja opastaa kirjoittajia räätälöimään lähetyksiään paremman näkyvyyden saavuttamiseksi.
Kanssa Timelyraportointi- ja analytiikkatyökalujen avulla saat selkeän kuvan kalenterisi suorituskyvystä. Yksityiskohtaiset koontinäytöt ja raportit näyttävät mittareita, kuten sivulataukset, klikkaukset, jakamiset ja osallistumisen. Voit suodattaa tapahtuman, luokan tai ajanjakson mukaan, mikä helpottaa trendien havaitsemista ajan kuluessa.
II. Loppupäätelmät
Seuraa näitä kymmentä askelta ja rakennat uskomattoman yhteisön tapahtumakalenteri aktiivisilla ja tarkoilla listauksilla. Olitpa sitten julkaisemassa paikallista tapahtumakalenteria naapurustolle tai laajentamassa kaupungin tapahtumakalenteria eri osastojen välille, tavoite on sama: tehdä tulevien yhteisötapahtumien löytämisestä helppoa ihmisille ja kumppaneille helppoa osallistua.
Kun olet valmis virtaviivaistamaan tapahtumasi työnkulkua, yhteisökalenterisovellus, kuten Timely kokoaa kaiken yhteen paikkaan. Tämän tyyppinen yhteisötapahtumakalenteriohjelmisto tukee kokonaisvaltaista hallintaa tapahtumien vastaanottamisesta ja mainostamisesta osallistumiseen ja tapahtuman jälkeiseen sitoutumiseen. Se on erittäin skaalautuva ja pystyy tukemaan yhteisötapahtumakalentereita sekä pienille ryhmille että suurille yhteisöille ilman lisäkustannuksia.
Tee seuraavaksi tapahtuvan löytämisestä vaivatonta ja anna Timely auta yhteisötapahtumakalenteriasi tulemaan paikallisen elämän sydämeksi.
- Tutustu virtaviivaistettujen tapahtumakalentereiden tehoon
- Tavoita ihanteellinen kohdeyleisösi
- Maksimoi varaustehokkuus
Sisällysluettelo
Tapahtumahallinnan päivitykset
Jos haluat tietää enemmän Timely yritys- ja tuotepäivitysuutisia, käy osoitteessa Tapahtumahallinta Blog. Aina tapahtuu jotain uutta Timely, joten teemme parhaamme pitääksemme asiakkaamme ajan tasalla!
saatat myös pitää
