6 Problemi e soluzioni comuni di pianificazione degli eventi

I problemi di pianificazione degli eventi sono un risultato naturale della pianificazione degli eventi. Ci saranno sempre problemi, alcuni piccoli e altri grandi. La domanda è capire cosa puoi fare per mitigare i grandi problemi e appianare i piccoli problemi e, alla fine, gestirai gli eventi come un professionista. 

Ecco alcuni dei più grandi problemi e soluzioni di pianificazione degli eventi che abbiamo visto poiché siamo stati in prima linea nelle questioni contemporanee nella gestione degli eventi. 

#1. La spesa eccessiva è un grave problema di pianificazione degli eventi: ecco come gestirlo

Il budget per un evento che stai pianificando è forse la sfida più grande che dovrai affrontare. Sembra che quasi tutti gli eventi, ad eccezione dei più grandi eventi pianificati per grandi raduni professionali, faranno fatica a ottenere la quantità di denaro di cui hanno bisogno per fare tutte le cose che vogliono fare. Sarà una lotta costante per pizzicare i penny qui in modo da poter sfoggiare un po 'là. 

Esistono molti strumenti di gestione del denaro che puoi utilizzare per prevenire problemi di pianificazione degli eventi, ma ti consigliamo due cose: in primo luogo, ti consigliamo di avere una persona nel tuo comitato, preferibilmente una persona e almeno uno o due assistenti (o più a seconda di quanto è grande l'evento) che è l'unico responsabile del budget. Gestiscono i soldi, tengono i cordoni della borsa e tutte le spese passano attraverso di loro.

Il secondo metodo che consigliamo è l'utilizzo di un software di gestione degli eventi che ti consentirà di accettare più facilmente denaro dai tuoi partecipanti e per questo ti consigliamo TimelySoftware di biglietteria per eventi e software di prenotazione di eventi di . Queste piattaforme software si sincronizzano con tutti Timelye ti toglieranno lo stress dall'emissione dei biglietti, dalla registrazione, dalla prenotazione delle sedi e dal trasferimento di tutti i tuoi soldi in entrata dove dovrebbero essere.

#2. Non tenere traccia della sequenza temporale della pianificazione (e dei suoi cambiamenti) è un problema di pianificazione degli eventi: ecco una soluzione

La sequenza temporale della pianificazione dell'evento sarà qualcosa che hai impostato (presumibilmente nella pietra) e poi che continuerà a cambiare per sempre man mano che sorgono problemi, cambiamenti di programma e crisi e ti impegni a spegnere gli incendi. Questo è il problema della pianificazione dell'evento: che la sequenza temporale della pianificazione non è mai così scolpita nella pietra come vorresti che fosse. 

La soluzione a questo è TimelyIl software del calendario degli eventi di , esperto nella risoluzione dei problemi nel settore della gestione degli eventi attraverso interfacce pulite e intuitive che sposteranno il tuo progetto, raggiungendo traguardo dopo traguardo man mano che ti avvicini al momento dell'evento. Puoi impostare notifiche del calendario come "Ultimo giorno per registrarti!" e "Ultimo giorno per i prezzi Early Bird!" incoraggiare le persone a prestare attenzione al calendario e assicurarsi di non perdere nessuna scadenza importante, in modo che non diventino problemi di pianificazione degli eventi.

#3. Non avere piani di riserva è un problema di pianificazione degli eventi: cosa devi fare per essere preparato

Se il problema è che stai aspettando l'inizio di un evento all'aperto e poi c'è un improvviso temporale che manda tutti a cercare riparo, o se il problema è che hai prenotato una sala da ballo che semplicemente non è abbastanza grande per contenere tutti i partecipanti che si sono registrati la sera prima dell'evento, è necessario disporre di piani di backup per evitare problemi di pianificazione dell'evento. 

Essere preparati significa che hai riflettuto su ogni evenienza (e puoi essere certo che ci sarà QUALCOSA che dimenticherai) e che hai piani alternativi per accogliere i cambiamenti. Potresti non essere in grado di fare nulla contro i fulmini durante un evento all'aperto, ma puoi essere preparato con poncho di plastica per mantenere le persone relativamente asciutte durante la pioggia. Potresti non avere la sala da ballo delle dimensioni giuste, ma avresti potuto inserirla nel tuo contratto con l'hotel che ti è permesso espandere in caso di necessità.

#4. Non avere personale professionale è un problema di pianificazione degli eventi: come ottenerli?

A seconda del tipo di evento che stai pianificando, avere uno staff di pianificazione di eventi professionale potrebbe non essere semplicemente conveniente ma può essere una necessità. Se lavori per una grande azienda che organizza eventi su base regolare, potrebbe benissimo esserci un team di pianificazione degli eventi che si occupa di questo giorno dopo giorno. Ma se non lo fai, stai certo che ci sono professionisti dell'organizzazione di eventi che lavorano come freelance che sono disponibili per assicurarsi che il tuo evento si svolga senza intoppi. 

Pensa a queste persone come ai wedding planner del tuo evento. Potresti non averne mai bisogno più di una volta, ma quando ne hai bisogno sono incredibilmente utili per fare le cose perché ne sanno più di te: lo fanno ogni singolo giorno.

#5. Non avere un software di gestione degli eventi strutturato è un problema di pianificazione degli eventi: ecco una soluzione

Esistono molti software di gestione degli eventi progettati per rendere i problemi di pianificazione degli eventi un ricordo del passato. Ma il problema più grande con la maggior parte di essi è che non sono integrati e offrono solo una soluzione per un problema. Potrebbe esserci un software di biglietteria, che funziona molto bene come software di biglietteria, ma che non si integra nel tuo sistema di calendario e nel tuo sistema di prenotazione. Avere un software di gestione degli eventi all-in-one è la soluzione ai tuoi problemi di pianificazione degli eventi. (Suggerimento: consigliamo Timely.)

#6. Non pensare alle piccole cose è un problema di pianificazione degli eventi: ecco come ricordarle

Nelle prime riunioni di pianificazione dell'evento, devi convincere tutti i membri del tuo team, dal tuo organizzatore di eventi professionale a contratto alla tua persona di relazioni con il personale volontario, per entrare in una stanza e pensare a tutto ciò che deve essere fatto. Ci saranno abbastanza tavoli e sedie? Chi installerà quei tavoli e quelle sedie e quanto tempo ci vorrà? Ci sarà tempo (e spazio) per eventi di mini-networking tra le sessioni? Come saranno agevolati? Come faranno tutti a procurarsi il cibo? Chi litigherà con gli intrattenitori?

Tutte queste cose sono essenziali e avere un professionista dell'organizzazione di eventi nel team ti aiuterà a pensare a cose che non avevi considerato prima, ma la vera chiave è riunire tutti e parlare dei problemi di pianificazione dell'evento, senza lasciare nulla di intentato . Annota tutto e poi assegna qualcuno a ogni singolo oggetto. Rendi le persone responsabili e poi segui.

Conclusione

Questi sono solo alcuni dei problemi di pianificazione degli eventi che puoi incontrare con i problemi attuali negli eventi. Le questioni contemporanee nella gestione degli eventi sono un argomento caldo che viene discusso in ogni organizzazione, grande e piccola, e devi assicurarti che il tuo evento sia all'altezza degli standard elevati che i tuoi ospiti si aspettano. 

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