7 Suggerimenti per scrivere l'e-mail di promemoria perfetta per l'evento

Se pensi che il tuo lavoro con i partecipanti sia terminato una volta che hanno acquistato un biglietto o si sono registrati per il tuo evento, ripensaci. Anche se la registrazione mostra quanto vogliono veramente venire, potrebbero esserci molte ragioni per cui non sono in grado di farlo o semplicemente se ne sono dimenticati. Sembra irreale, ma in realtà è vero quanto spesso le persone dimenticano qualcosa di così grande come un evento quando non vedono l'ora di parteciparvi. Assicurati che il tuo pubblico si presenti con i nostri 7 suggerimenti per scrivere il perfetto promemoria via e-mail per l'evento!

Che cos'è un promemoria via e-mail?

I promemoria e-mail sono messaggi elettronici che gli organizzatori di eventi inviano al loro pubblico prima di un evento. Questa e-mail di solito contiene informazioni sull'evento, come data, ora, nome dell'evento, cosa portare e come prepararsi. Può sembrare una pratica semplice, ma aiuta molti partecipanti a ricordare gli eventi e li incoraggia a partecipare.

Perché scrivere un promemoria via e-mail?

Anche se puoi semplicemente considerarlo una buona pratica, scrivere un promemoria via e-mail può essere molto vantaggioso. Il fatto è che scrivere semplici e-mail, con un buon aiuto visivo e inviate al momento giusto, aiuterà i tuoi partecipanti a ricordare il tuo evento. In questo modo, è più improbabile che si perdano. Di conseguenza, tu, in qualità di organizzatore di eventi, puoi guadagnare di più e ottenere un feedback più positivo sul tuo evento.

Inoltre, scrivere un promemoria via e-mail per i tuoi eventi ti aiuterà a condividere tutti i fantastici e divertenti programmi che hai preparato per la giornata. 

Di solito, gli organizzatori di eventi inviano ripetutamente promemoria via e-mail in date strategiche per garantire la partecipazione dei propri iscritti. Possono essere due settimane prima dell'evento, una settimana, un giorno e prima del giorno dell'evento. Il tuo approccio determinerà la frequenza e le date.

Abbiamo messo insieme alcuni ottimi suggerimenti e strumenti per preparare il tuo piano di promemoria via e-mail. Continua a leggere per sette suggerimenti su come scrivere un'e-mail di promemoria per un evento.

Come creare promemoria e-mail efficaci per i tuoi eventi

Per creare un'e-mail di promemoria dell'evento efficace che il tuo pubblico sarà lieto di ricevere, ci sono alcuni semplici passaggi che puoi seguire. Vedi sotto il nostro elenco di sette suggerimenti per scrivere i promemoria e-mail perfetti per gli eventi!

1. Conosci il tuo pubblico

Se sai in anticipo come si comporta il tuo pubblico e cosa si aspetta dal tuo evento, saprai come approcciarlo con facilità. Ad esempio, se stai organizzando un evento di conferenza professionale, sai che le persone si rivolgeranno a te in modo più educato e tecnico e puoi fare lo stesso nel tuo promemoria via e-mail. Questo consiglio va anche all'età, al genere e alle preferenze che possono cambiare il modo in cui a un pubblico specifico piace comunicare. Fai attenzione!

2. Crea una riga dell'oggetto che attiri l'attenzione

Una riga dell'oggetto è una delle prime cose che le persone vedono quando aprono un'e-mail. Deve attirare subito l'attenzione. Assicurati che l'oggetto sia breve e accattivante. Un bel consiglio è usare parole come "da non perdere" e "save the date" nel titolo, per ricordare al pubblico che la data del tuo evento si avvicina.

3. Includere dettagli sull'evento

Un'altra buona idea è utilizzare i promemoria via e-mail per comunicare alle persone quando e dove avrà luogo l'evento. Puoi anche cogliere l'occasione per fornire altri dettagli sull'evento, come il prezzo del biglietto, la preparazione e le indicazioni sulla sede. 

Non dimenticare di includere un collegamento alla pagina dell'evento sul tuo sito Web e chiedi alle persone di condividere l'evento con altri. Tutte queste pratiche possono aiutarti a raccogliere un pubblico più ampio e persino a portare nuove persone al tuo evento.

Se invii promemoria prima dell'inizio dell'evento, assicurati di utilizzare il tono giusto. Le persone che ricevono queste e-mail saranno probabilmente occupate con altre cose, quindi mantieni i tuoi messaggi brevi e amichevoli.

4. Includere un tocco personale

Un tocco personale fa molto quando si tratta di ricordare alle persone un evento imminente. Se stai scrivendo un promemoria via e-mail per persone che non conosci, potrebbe essere difficile entrare in intimità, ma puoi sempre scrivere a modo tuo, mostrando alle persone che hai impiegato tempo e impegno per preparare il promemoria da solo. E questo ci porta al nostro prossimo suggerimento.

5. Usa un bel invito all'azione

Dovresti anche assicurarti che la tua email includa un invito all'azione (CTA). Ciò significa che devi dire alle persone cosa dovrebbero fare dopo aver letto il tuo messaggio. In altre parole, devi dare loro qualcosa su cui fare clic in modo che possano andare direttamente alla pagina dell'evento.

Ecco alcuni buoni esempi di inviti all'azione per il tuo promemoria per l'e-mail dell'evento:

• Da non perdere
• Non perdere l'occasione
• Last chance
• Non dimenticare
• Ricordati di RSVP
• Ricordati di acquistare il tuo biglietto

6. Sii specifico su quando invierai i promemoria

Le persone che ricevono e-mail di promemoria per l'evento tendono a rispondere o a presentarsi più spesso di quelle che non lo fanno. Quindi, assicurati di inviarli al momento giusto. È importante ricordare che la data migliore per inviare i promemoria dipende dal tuo approccio, ma ecco una semplice idea di pianificazione:

14 giorni prima dell'evento: informazioni e notizie sull'evento, comprese le informazioni sui biglietti e quanti sono ancora disponibili.

7 giorni prima dell'evento: promemoria e-mail amichevole che l'evento sta arrivando, ma le persone possono ancora acquistare i biglietti dell'ultimo minuto e prepararsi per esso.

3 giorni prima dell'evento: promemoria e-mail con informazioni sull'evento, ora e data evidenziate. Puoi anche fornire indicazioni per la sede o rispondere alle domande frequenti dell'ultimo minuto. Invia un messaggio chiaro ai partecipanti a "Non perderti!"

1 giorno prima dell'evento: informa che l'evento avrà luogo il giorno successivo. Richiama l'attenzione sul titolo usando parole come "Sta arrivando!"

Giorno dell'evento: puoi informare i tuoi partecipanti che l'evento inizia tra poche ore e come prepararsi per il traffico o altri inconvenienti.

7. Rileggi il tuo promemoria

È un'ottima pratica rileggere di nuovo i tuoi testi e messaggi per scoprire cosa puoi migliorare. Inoltre, è una pratica comune tra gli scrittori di contenuti e gli esperti che puoi includere nella tua base quotidiana. Dopo un'ora, o anche un giorno, in cui hai scritto l'e-mail di promemoria per l'evento, leggila di nuovo con la mente lucida. Ti aiuterà a incorporare bei tocchi e dettagli che dimentichi completamente quando sei troppo concentrato sull'attività.

utilizzando Timely Modelli di promemoria evento automatizzati

Le persone che vogliono sapere come scrivere e-mail di promemoria per l'evento spesso vogliono creare un modello che possono inviare a tutti i loro partecipanti. Lavorare con i modelli di posta elettronica non solo è intelligente, ma offre anche una soluzione più scalabile per qualsiasi azienda.

Anche quando vuoi aggiungere i tuoi tocchi personali e comunicare direttamente con il tuo pubblico, non è pratico scrivere un'e-mail di promemoria per ogni evento o partecipante uno per uno. Ecco perché il migliore sistemi di gestione degli eventi disponi di modelli predefiniti che puoi utilizzare per rivolgerti facilmente al tuo pubblico.

Timely Software per la gestione degli eventi è lo strumento perfetto per aiutarti a organizzare eventi e creare esperienze memorabili. Oltre a tutte le straordinarie funzionalità di pubblicazione, promozione e biglietteria degli eventi, può anche aiutarti ad automatizzare il flusso di lavoro delle e-mail di promemoria degli eventi. Puoi usare il nostro modelli di email per eventi o creane uno tuo.

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