4 semplici strumenti per la gestione degli eventi museali

La gestione degli eventi museali è difficile. In effetti, pianificare un evento in un museo è un compito molto diverso rispetto alla pianificazione di un evento come un concerto, una cena o un festival.

I musei, con poche eccezioni, richiedono che le cose siano ben gestite. Di solito ci sono più problemi di sicurezza in un museo che, ad esempio, a un matrimonio. E il tipo di evento che stai pianificando è solitamente per un partecipante più sofisticato rispetto a un orientamento per matricole del college o una parata. Realizzare un evento in un museo richiede che l'evento sia preciso e privo di errori. C'è poco spazio per gli errori. Anche quando si parla di un museo per bambini, i bambini spesso viaggiano con le scuole e devono attenersi a orari rigidi e subire discussioni serrate in modo che nessuno si allontani. 

Ma ci sono programmi di gestione degli eventi museali che ti aiuteranno a superare queste difficoltà e renderanno l'intero processo molto più agevole. Abbiamo raccolto quattro software per la pianificazione di eventi museali che possono aiutare il tuo evento a svolgersi perfettamente.

#1. Trello

Trello è un software gratuito per la pianificazione dei progetti. Utilizza un'interfaccia molto intuitiva per creare elenchi di cose da fare per una persona o per un'intera organizzazione. Immagina di iniziare la pianificazione di un evento e il brainstorming, scrivere tutto ciò che deve essere fatto su una nota adesiva e quindi assegnare ogni nota adesiva a una persona nel comitato di pianificazione dell'evento. Questo è Trello, ma è tutto online.

Gli utenti potranno facilmente tenere traccia dei progetti loro assegnati, spostarli da una fase di completamento a quella successiva e vedere come tutti gli altri membri del team se la cavano con le loro attività. I project manager possono supervisionare l'intera operazione e guardare mentre l'evento si riunisce.

#2. Asana

Asana è un software di gestione dei progetti gratuito (per piccoli eventi) e ti consente di suddividere i progetti in sottoelenchi e ancora più in profondità in sottoelenchi. Ci sono dashboard che ti consentono di vedere quanto di ciascuna parte del progetto è stata completata. Inoltre, puoi costantemente organizzare e riorganizzare gli eventi del museo per assicurarti che quando una cosa è finita, possa iniziare la prossima. 

Asana si scompone a livello di persona, mostrando a ciascun membro dello staff del museo quale sarà il suo ruolo e quali compiti devono completare quando. 

#3. ClickUp

ClickUp è uno strumento di pianificazione di eventi museali per gli studenti visivi. Ti consente di creare progetti, proprio come fanno Asana e Trello, ma poi offre una miriade di viste diverse attraverso le quali puoi analizzare le attività man mano che il tuo evento museale si avvicina. Sono disponibili elenchi, visualizzazioni Kanban e persino diagrammi di Gantt. Sebbene siano una funzionalità premium per il software altrimenti gratuito. 

Il software offre molte visualizzazioni, con una funzione di chat che consente ai membri del team del museo di parlare delle singole attività mentre le svolgono ciascuna. Ha anche una funzione Doc, che è essenzialmente un wiki che può essere creato attorno a qualsiasi aspetto specifico del progetto. 

L'unico aspetto negativo è che la curva di apprendimento con ClickUp è un po' ripida. Tuttavia, una volta capito, può aiutare un po 'la pianificazione dell'evento del tuo museo.

#4. Timely

Timely è il perfetto software di gestione eventi per musei e gallerie d'arte. Permette a musei e gallerie di creare un bellissimo calendario eventi online sul proprio sito web. Inoltre automatizza diverse attività rendendo più semplice la promozione di eventi online. Ad esempio, pubblicare eventi sui social media e inviare newsletter sui prossimi eventi in modo automatizzato. 

Inoltre, Timely software per la gestione degli eventi museali consente di raccogliere RSVP e vendere biglietti per eventi. Questi possono essere prenotati in anticipo o acquistati alla porta. Ed è tutto mantenuto nello stesso sistema contabile. 

Inoltre, tutto può essere personalizzato per assomigliare al marchio e al tono di voce del tuo museo. Dal tuo logo, colori e caratteri del tuo marchio, ai biglietti degli eventi e alle notifiche e-mail.  

Avendo a tua disposizione tutta questa tecnologia per eventi, impressionerai sicuramente i tuoi sostenitori e donatori. Sarà anche più facile per loro partecipare ai tuoi eventi. Per software per la pianificazione di eventi museali, Timely è un must. 

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