4 strumenti per semplificare la gestione degli eventi museali

Organizzare un evento in un museo non è un'impresa da poco. A differenza di concerti, festival o cene private, gli eventi museali richiedono precisione, struttura e un profondo rispetto per lo scopo e le collezioni della sede. Dalla gestione della sicurezza e del flusso dei visitatori al coordinamento degli orari per gruppi o visite scolastiche, ogni dettaglio deve essere attentamente controllato. In questo articolo, esploreremo 4 strumenti che possono aiutarti a semplificare la gestione degli eventi museali.

I. I migliori strumenti per semplificare la gestione degli eventi museali

Che si tratti di organizzare un gala, un programma educativo o una giornata in famiglia, il margine di errore è ridotto e l'efficienza è fondamentale. Fortunatamente, le moderne tecnologie software per la gestione degli eventi museali può rendere questo compito complesso più semplice che mai. Di seguito, abbiamo evidenziato quattro potenti strumenti progettati per aiutarti a organizzare eventi museali fluidi e di successo.

1. Trello

Trello è un software gratuito per la pianificazione di progetti. Utilizza un'interfaccia molto intuitiva per creare liste di cose da fare per una persona o per un'intera organizzazione. Immagina di iniziare a pianificare un evento e di fare brainstorming, scrivere tutto ciò che deve essere fatto su un post-it e quindi assegnare ogni post-it a una persona del comitato di pianificazione dell'evento. Questo è Trello, ma è completamente online.

Gli utenti potranno facilmente tenere traccia dei progetti loro assegnati, spostarli da una fase di completamento a quella successiva e vedere come tutti gli altri membri del team se la cavano con le loro attività. I project manager possono supervisionare l'intera operazione e guardare mentre l'evento si riunisce.

2. asana

Asana è un software di gestione progetti gratuito (per piccoli eventi) che consente di suddividere i progetti in sottoliste e, ancora più approfonditamente, in sotto-sottoliste. Sono disponibili dashboard che consentono di visualizzare il completamento di ciascuna parte del progetto. Inoltre, è possibile organizzare e riorganizzare costantemente gli eventi del museo per assicurarsi che, una volta completata una cosa, la successiva possa iniziare. 

Asana si scompone a livello di persona, mostrando a ciascun membro dello staff del museo quale sarà il suo ruolo e quali compiti devono completare quando. 

3. Fare clic su

ClickUp è uno strumento di pianificazione di eventi museali pensato per chi impara visivamente. Permette di creare progetti, proprio come Asana e Trello, ma offre anche una miriade di visualizzazioni diverse attraverso le quali è possibile analizzare le attività man mano che l'evento museale si avvicina. Sono disponibili elenchi, visualizzazioni Kanban e persino diagrammi di Gantt. Sebbene siano... premium funzionalità per il software altrimenti libero. 

Il software offre molte visualizzazioni, con una funzione di chat che consente ai membri del team del museo di parlare delle singole attività mentre le svolgono ciascuna. Ha anche una funzione Doc, che è essenzialmente un wiki che può essere creato attorno a qualsiasi aspetto specifico del progetto. 

L'unico aspetto negativo è che la curva di apprendimento con ClickUp è un po' ripida. Tuttavia, una volta capito, può aiutare un po 'la pianificazione dell'evento del tuo museo.

4. Timely

Timely è il perfetto software di gestione eventi per musei e gallerie d'arte. Permette a musei e gallerie di creare un bellissimo calendario eventi online sul proprio sito web. Inoltre automatizza diverse attività rendendo più semplice la promozione di eventi online. Ad esempio, pubblicare eventi sui social media e inviare newsletter sui prossimi eventi in modo automatizzato. 

Inoltre, Timely software per la gestione degli eventi museali consente di raccogliere RSVP e vendere biglietti per eventi. Questi possono essere prenotati in anticipo o acquistati alla porta. Ed è tutto mantenuto nello stesso sistema contabile. 

Inoltre, tutto può essere personalizzato per assomigliare al marchio e al tono di voce del tuo museo. Dal tuo logo, colori e caratteri del tuo marchio, ai biglietti degli eventi e alle notifiche e-mail.  

Avendo a tua disposizione tutta questa tecnologia per eventi, impressionerai sicuramente i tuoi sostenitori e donatori. Sarà anche più facile per loro partecipare ai tuoi eventi. Per software per la pianificazione di eventi museali, Timely è un must. 

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