Caso di studio: la città di El Paso
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Ai piedi dei monti Franklin, dove si incontrano Texas, Nuovo Messico e Messico, El Paso ospita circa 683,000 residenti e costituisce un polo binazionale con la sua città gemella, Ciudad Juárez.
Ogni anno, il Dipartimento Acquisti e Approvvigionamento Strategico della Città ospita il Fiera degli acquisti cooperativiL'evento gratuito mette in contatto le imprese locali con le agenzie governative e le organizzazioni di acquisto cooperativo, aprendo le porte agli appalti del settore pubblico a livello nazionale.
Abbiamo parlato con April Alvarado, Analista capo della ricerca finanziaria, su come la città ha utilizzato Timely per vendere più velocemente gli stand e semplificare la registrazione, il check-in e la stampa dei badge per l'Expo 2026, tutto in un'unica piattaforma.
Informazioni su April Alvarado - El Paso Expo Powerhouse
As Analista senior di ricerca finanziaria April Alvarado, del Dipartimento Acquisti e Approvvigionamento Strategico della città di El Paso, contribuisce a dare vita alla Cooperative Purchasing Expo. Si occupa del coordinamento delle registrazioni degli espositori, della vendita degli stand e della logistica dell'evento, assicurando che aziende, agenzie e team comunali siano allineati dalla fase di pianificazione fino al giorno dell'evento.
La sfida
Each year, the City of El Paso's Purchasing & Strategic Sourcing Department hosts the Cooperative Purchasing Expo. The two-day event opens with a day dedicated to exhibitors, followed by a day open to the public.
Riunisce in un unico luogo imprese locali, agenzie governative e organizzazioni di acquisto cooperativo, dove i fornitori possono esplorare opportunità di appalto, costruire relazioni e imparare come fare affari con gli enti pubblici.
Per il 2026, il team si è posto un obiettivo ambizioso: incrementare la partecipazione degli espositori while delivering a fast, intuitive, and visually engaging registration experience for exhibitors and attendees alike.
Per raggiungere tale obiettivo, la città aveva bisogno di un partner di piattaforma in grado di:
With hundreds of exhibitors, thousands of attendees, and two audiences across two days, juggling separate tools wasn't an option. The City needed un'unica piattaforma per gestire tutto, in modo che il suo team potesse concentrarsi sul mettere in contatto le imprese locali con opportunità concrete.
La Soluzione
Timely ha fornito alla città un'unica piattaforma per gestire l'intera Expo, dal sito web dell'evento, alla vendita degli stand e alle registrazioni, fino al check-in, alla stampa dei badge e al monitoraggio delle presenze ai workshop.
Sito web personalizzato per fiere realizzato da Timely
Timely's Servizi professionali Il team ha progettato e lanciato il sito web ufficiale dell'Expo in pochi giorni. È diventato il punto di riferimento centrale per la prenotazione degli stand, la registrazione degli espositori e le iscrizioni dei visitatori.
Prenotazioni e vendite di stand per gli espositori
TimelyIl software di gestione degli spazi espositivi si occupava delle prenotazioni di stand gratuiti e a pagamento, oltre alle vendite aggiuntive per gli espositori, con un inventario in tempo reale in modo che la città sapesse sempre cosa era disponibile.
Registrazione dei partecipanti tramite più canali
Check-in immediato in loco e stampa del badge
Monitoraggio delle presenze al workshop tramite codice QR
Onboarding e supporto in tempo reale forniti da esperti.
I risultati
La vendita degli stand è iniziata con oltre cinque settimane di anticipo e il 95% degli stand (250 su 262) è stato venduto, riempiendo l'area espositiva per entrambi i giorni.
Il 71% si è registrato online e il POS in loco ha intercettato i clienti che si sono presentati di persona. Entrambi i canali alimentavano un unico sistema con visualizzazione in tempo reale.
Oltre la metà dei partecipanti si è registrata il giorno dell'evento, eppure il check-in tramite codice QR e la stampa dei badge hanno gestito 1,643 check-in senza alcun intoppo.
"La nostra esperienza con il Timely La piattaforma si è rivelata impeccabile: intuitiva, veloce e visivamente accattivante, catturando davvero l'attenzione del nostro pubblico. Grazie alla semplificazione del processo e all'interfaccia intuitiva, abbiamo superato i nostri obiettivi di partecipazione e reso l'evento di quest'anno un enorme successo."
April Alvarado
Analista senior di ricerca finanziaria · Città di El Paso, Texas
