Come impostare le tariffe e i pacchetti tariffari per gli organizzatori di eventi

Stanco di indovinare quanto far pagare per i tuoi servizi di organizzazione eventi? Non sei il solo. Definire il prezzo dei tuoi servizi non dovrebbe essere un'impresa titanica. Con il giusto approccio, puoi creare tariffe e pacchetti tariffari chiari e facili da capire per l'organizzazione di eventi, che non solo proteggono i tuoi profitti, ma ti aiutano anche ad acquisire più clienti. 

In questa guida completa scoprirai come impostare le tue tariffe con sicurezza, grazie a indicazioni su:

1. Quali sono le tariffe e i modelli tariffari per gli organizzatori di eventi?
2. Come ricercare le tariffe per l'organizzazione di eventi locali
3. Come calcolare il costo di base (senza applicare prezzi inferiori)
4. Come creare pacchetti di prezzi per la pianificazione di eventi che i clienti veramente capito
5. Esempi di prezzi dei pacchetti per organizzatori di eventi
6. Come presentare i prezzi, così dicono i clienti "sì"
7. Domande frequenti sulle tariffe per gli organizzatori di eventi
8. E come usare Timely per mettere in pratica la pianificazione

Se vuoi che i tuoi prezzi funzionino da tu (non contro di te), questa è la tua tabella di marcia.

I. Quali sono le tariffe e i modelli tariffari per gli organizzatori di eventi?

Non esiste un metodo univoco per calcolare il costo dell'organizzazione di un evento. Le opzioni più comuni includono:

• Tariffa flat – un prezzo unico per l’intero progetto
• Tariffa oraria – addebito per il tempo effettivamente impiegato
• Percentuale del budget totale – comune per eventi grandi o complessi
• Tariffa a persona – utile per workshop o eventi a pagamento
• Acconto più quota di progetto – garantisce entrate continue

Molti organizzatori combinano modelli diversi, ad esempio una tariffa fissa per la pianificazione più tariffe orarie per gli extra in loco. In questo modo si mantiene la chiarezza, si evitano sorprese e si garantisce un compenso equo quando gli eventi diventano più complessi.

II. Come ricercare le tariffe per la pianificazione di eventi locali

Inizia analizzando la tua nicchia di mercato (aziendale, non-profit, sociale) e la tua città, in modo da sapere quanto dovrebbe costare un event planner nella tua zona. Confronta i prezzi dei concorrenti e cosa è incluso nei loro pacchetti base rispetto a ciò che viene fatturato come extra, come design, ricerca dei fornitori, viaggi, tempo per le prove e personale extra. 

Quindi confronta i risultati con la struttura dei costi di pianificazione degli eventi, in modo da non applicare prezzi troppo bassi solo per "adeguarsi al mercato". Infine, un posizionamento chiaro del marchio ti aiuta a evitare una corsa al ribasso e supporta prezzi sostenibili per la gestione degli eventi.

III. Come calcolare il costo di base

Utilizza una semplice formula costo-più per trovare il tuo tariffa minima praticabile:

(Ore stimate × Tariffa oraria fatturabile) + Costi diretti + Allocazione delle spese generali + Obiettivo di profitto = Preventivo

La tua tariffa fatturabile dovrebbe coprire le aspettative salariali, le spese generali e il margine di profitto. Se la cifra che ottieni è inferiore al minimo, riduci l'ambito o sposta il cliente su un pacchetto di valore superiore. Infine, questo è il modo più trasparente per gestire le tariffe degli organizzatori di eventi e garantire che i tuoi compensi riflettano il lavoro reale, la pianificazione, la gestione dei fornitori, la logistica e il coordinamento in loco.

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IV. Come creare pacchetti tariffari per la pianificazione di eventi che abbiano senso

Le tariffe per gli organizzatori di eventi di packaging semplificano gli acquisti e spostano le conversazioni da un orario all'altro. Una semplice struttura a tre livelli funziona bene:

• Giornata di coordinamento Si concentra sulla finalizzazione delle tempistiche, sulla conferma dei fornitori, sulle prove e sulla gestione in loco. È ideale quando i clienti desiderano un supporto con un compenso contenuto per il coordinatore dell'evento e orari chiaramente definiti.
• Pianificazione parziale Offre supporto per la selezione dei fornitori e la prenotazione, monitoraggio del budget e check-in periodici. Inoltre, le tariffe per l'organizzatore di eventi possono essere fisse o ibride (fisse più una tariffa oraria per eventuali eccedenze).
• Pianificazione del servizio completo Copre l'ideazione, la definizione, la strategia, la progettazione, il sourcing, la logistica, le prove e l'analisi post-evento. Per eventi complessi, molti organizzatori utilizzano una base fissa più una percentuale del budget, quindi i prezzi per la gestione degli eventi variano in base all'ambito.

V. Prezzi dei pacchetti per organizzatori di eventi: intervalli di livello campione

Considerateli come ancore direzionali e adattateli al vostro mercato, alla vostra nicchia e alla vostra complessità:

• Coordinamento giornaliero: $ 1,200–$ 3,000
• Pianificazione parziale: $ 3,000–$ 7,500
• Pianificazione completa: da $ 7,500 a $ 20,000+ (spesso fisso + percentuale per budget più ampi)

Questi esempi di prezzi dei pacchetti per organizzatori di eventi aiutano i clienti a capire quanto un organizzatore dovrebbe addebitare a ogni livello, dandoti al contempo la possibilità di adattare le tariffe del tuo organizzatore di eventi ai risultati concreti.

VI. Come presentare i prezzi in modo che i clienti dicano "Sì"

Inizia evidenziando il risultati. Ad esempio, risparmio di tempo, rischi ridotti al minimo e un'esperienza eccezionale per gli ospiti. Quindi, mostra la tua unicità competenze di gestione degli eventi e perché sei la persona giusta per questo lavoro. Infine, presenta i dettagli del pacchetto in modo chiaro e convincente.

• Siate trasparenti sui termini di pagamento (ad esempio, deposito del 25-50%, pagamenti per traguardi raggiunti, saldo finale prima dell'evento).
• Pubblica delle FAQ chiare su straordinari, personale aggiuntivo, modifiche e cancellazioni.

Quando i clienti capiscono il valore delle tariffe del tuo event planner, la conversazione si sposta da "Quanto costa?" a "È la soluzione giusta?"

Bonus Suggerimento: Vuoi un accordo più solido con il cliente? Consulta la nostra guida su come creare il modello di contratto perfetto per l'organizzatore di eventi.

VII. Domande frequenti sulle tariffe degli organizzatori di eventi

1. Quanto dovrebbe farsi pagare all'ora da un organizzatore di eventi?

I pacchetti tariffari per l'organizzazione di eventi variano in base alla sede e all'esperienza. Utilizza il tuo piano di costo maggiorato in modo che le tariffe dell'organizzatore di eventi coprano costantemente manodopera, spese generali e profitti. Se i programmi aziendali fanno parte del tuo growth piano, leggi il nostro guida per diventare un organizzatore di eventi aziendali di successo per allineare i prezzi ai cicli di approvvigionamento.

2. Qual è una percentuale equa del budget?

Per le produzioni ad alto contatto, un intervallo del 10-20% è comune premium livello. Abbinalo a una base piatta in modo che i prezzi del tuo organizzatore di eventi siano proporzionali alla complessità.

3. Ho bisogno di una tariffa minima?

Sì. Pubblica un minimo (ad esempio, "I pacchetti partono da $X") e definisci le tariffe per gli straordinari/assistenti aggiuntivi, in modo che i costi di pianificazione dell'evento non aumentino il giorno dell'evento.

VIII. Potenzia i tuoi eventi con Timely: Dalla pianificazione alla celebrazione

Una volta stabilite le tariffe per l'organizzazione dell'evento e stipulato un contratto di organizzazione, è il momento di consegnare l'evento in modo impeccabile. Timely'S software di gestione degli eventi fornisce agli organizzatori gli strumenti per semplificare ogni fase dell'esecuzione. Che si tratti di gestire un singolo evento o di gestire più prenotazioni, Timely ti consente di gestire tutto da un'unica piattaforma facile da usare.

Puoi osservare le promuovere eventi, raccogliere le iscrizioni, vendere bigliettie monitorare le presenze in tempo reale, il tutto senza dover cambiare strumento. Le funzionalità di comunicazione integrate semplificano inviare promemoria prima dell'evento e follow-up dopo. Dal marketing alla logistica, Timely ti aiuta a rimanere organizzato, professionale e in anticipo sui tempi.

Il riconoscimento indipendente è importante quando si scelgono sistemi che supportano la pianificazione e l'organizzazione di eventi. TimelyIl software di gestione eventi di è stato insignito del premio Best Ease of Use da Capterra e del premio Best Functionality & Features da GetApp, entrambi basati sul feedback di veri utenti del software.
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