Guida all'accessibilità degli eventi 2025: pianificazione di eventi accessibili

L'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) stima che 1.3 miliardi di persone sperimentano qualche tipo di disabilità. Ciò rappresenta il 16% della popolazione mondiale che vive con qualche forma di disabilità. Parlare di accessibilità agli eventi non riguarda solo l'inclusività, ma anche garantire pari opportunità di partecipazione e divertimento per tutti. In questa guida agli eventi accessibili, discuteremo le linee guida per l'accessibilità agli eventi e le best practice per pianificare eventi accessibili nel 2025.

I. Perché l'accessibilità agli eventi è importante?

Gli eventi sono un ottimo modo per connettersi, siano essi professionali, educativi o sociali. Ma senza un’adeguata pianificazione, possono escludere involontariamente altri, soprattutto quelli con disabilità.

Ospitare eventi accessibili non solo offre alle persone con disabilità pari opportunità di partecipare all’evento, ma riduce anche al minimo la loro necessità di richiedere sistemazioni per eventi speciali. Inoltre, il Americans with Disabilities Act (ADA) richiede che tutti gli eventi pubblici, le conferenze e gli incontri siano accessibili. Pertanto, è obbligatorio che gli organizzatori di eventi che ospitano questo tipo di eventi siano conformi ADA per gli eventi. 

Nel 2025, gli organizzatori di eventi potranno sfruttare strumenti e tecnologie che supportano l'accessibilità con funzionalità quali la navigazione tramite tastiera, la compatibilità con gli screen reader e calendari degli eventi conformi all'ADA.

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II. Best practice per la pianificazione di eventi accessibili nel 2025

Organizzare un evento accessibile che accolga tutti potrebbe sembrare intimidatorio all'inizio, ma seguire alcune semplici linee guida per l'accessibilità degli eventi garantirà un processo fluido. Per aiutarti in questa impresa, ecco un elenco di best practice per organizzare un evento che soddisfi ogni partecipante.

1. Pianificare in anticipo tenendo presente l'accessibilità per eventi accessibili

Può essere difficile pensare a come rendere gli eventi più accessibili quando hai un milione di altre cose in mente durante il processo di pianificazione. Non aspettare fino all'ultimo minuto. Inizia il prima possibile per assicurarti che tutti gli aspetti del tuo evento siano accessibili.

Sicuramente la pianificazione di eventi accessibili non è sempre intuitiva. Considerare tutte le potenziali barriere di un evento e come affrontarle in anticipo è una buona pratica. Non esiste una soluzione valida per tutti, quindi ricorda che l'accessibilità influisce su vari aspetti, dalla pianificazione e promozione dell'accessibilità degli eventi all'esecuzione.

Chiedetevi domande come:

• Chi è il tuo pubblico? Che tipo di abilità potrebbe mancare a una persona che viene al tuo evento?
• Esistono potenziali barriere che impediscono l’accessibilità agli eventi per le persone con disabilità? È possibile minimizzarli o eliminarli?
• Il locale ha? Conformità ADA per eventi? Una persona su sedia a rotelle può muoversi liberamente? Sono presenti rampe o ascensori nella sede? Ci sono porte automatiche a cui tutti possono accedere? Ci sono stanze o spazi silenziosi?
• La piattaforma degli eventi virtuali è accessibile con uno screen reader? Offre funzionalità di accessibilità come la navigazione tramite tastiera, titoli chiari e testo alternativo per le immagini?
• Hai preso in considerazione l'idea di fornire alimenti che non contengano allergeni comuni, come arachidi o oli di arachidi? L'azienda di catering fornisce un menu alternativo per le persone con restrizioni alimentari?

Queste sono solo alcune idee per farti pensare. Se ti prepari in anticipo e pensi a quante più possibilità possibili, è più difficile che qualcosa vada storto. Cerca di prendere appunti ogni volta che pensi a qualcosa e studia cosa puoi fare. In questo modo, renderai i tuoi eventi più inclusivi e divertenti per tutti.

2. Utilizzare un linguaggio inclusivo e rispettoso

Per garantire l'accessibilità agli eventi, è importante conoscere il tuo pubblico e, ancora più importante, come comunicare con loro. Quando ti rivolgi a un pubblico con disabilità, assicurati di sapere come fare riferimento a loro in modo corretto. Ad esempio, il termine “persona disabile” può essere scortese e attualmente non viene utilizzato. Prova invece a utilizzare "una persona con disabilità". 

3. Crea un sito web per eventi con funzionalità di accessibilità

Alcune persone con disabilità visive o motorie possono avere difficoltà a cercare e trovare informazioni online. Standard di accessibilità web mirano a creare ambienti online in cui tutti abbiano pari accesso. Per conformarsi a questi standard, tutta la tecnologia elettronica e informatica deve essere accessibile alle persone con disabilità. 

Se il tuo sito web non è accessibile, diventa molto scomodo per le persone con esigenze di supporto navigare e conoscere la tua organizzazione e gli eventi che offri. Per verificare se il tuo sito web è accessibile, puoi utilizzare uno strumento di verifica dell'accessibilità web. Ce ne sono molti disponibili gratuitamente online.

Quindi, puoi utilizzare semplici strumenti per migliorare l'accessibilità del tuo sito web. Ad esempio, chat e chat video, input da tastiera, saluti vocali e assistenza dal vivo. Con un sito web accessibile, puoi sicuramente rendere il tuo evento inclusivo fin dall'inizio. 

4. Promuovere l'accessibilità durante la registrazione all'evento per eventi inclusivi e accessibili

Imparare cosa sta succedendo e registrarsi agli eventi potrebbe essere difficile da fare per le persone con disabilità da sole. Fortunatamente, sono disponibili diversi strumenti tecnologici che possono aiutarti a rendere più accessibile il processo di scoperta e registrazione degli eventi. Timely soluzioni software per eventi, ad esempio, sono progettati per essere accessibili a tutti. 

Con Timely software di gestione degli eventi, puoi facilmente creare bellissimi viste del calendario degli eventi e pagine di destinazione degli eventi per mostrare i tuoi eventi. Inoltre, puoi offrire registrazione all'evento e a vendita biglietti direttamente dal tuo sito web. 

Il tuo pubblico può interagire con il tuo calendario e cercare eventi utilizzando solo input da tastiera. Possono persino registrarsi per eventi o acquistare biglietti senza bisogno di un mouse. Ogni funzionalità è completamente accessibile per le persone con disabilità. 

Per saperne di più sulle misure che adottiamo per supportare l'accessibilità, consulta il nostro Dichiarazione sull'accessibilità del Web per eventi. Puoi anche visitare il nostro pagina del calendario dimostrativo per vedere in pratica il nostro software accessibile.

5. Massimizzare le opportunità di comunicazione

A seconda del tipo di evento che sei pianificazione, potrebbe essere necessario preparare in anticipo alcuni materiali di comunicazione accessibili specifici. Ci sono molte considerazioni che puoi prendere mentre sviluppi i materiali del tuo evento, ad esempio:

• Assicurati che i caratteri siano leggibili evitando i caratteri decorativi e assicurandoti che siano di dimensione 14 o superiore. Evita di usare il corsivo o tutte le lettere maiuscole.
• Controlla il contrasto dei colori. Evita sfondi scuri con stampe scure e sfondi luminosi con stampe luminose.
• Assicurati che tutti i video siano sottotitolati e che i sottotitoli siano accurati.
• Offri formati alternativi, come braille, caratteri grandi e bianco e nero.
• Assicurati che tutti i segni e i simboli siano tradotti in lingue comprensibili al pubblico.
• Assicurati che l'evento si svolga in un ambiente con molta luce per facilitare la comunicazione per le persone che leggono le labbra.

6. Facilitare e incoraggiare le richieste di accessibilità agli eventi

Mentre pianificazione e a promuovere tuo evento, fai domande alle persone con disabilità che potrebbero essere interessate a partecipare. Dai al tuo pubblico lo spazio per parlare delle proprie preferenze. Puoi porre domande dirette o consentire loro di commentare le loro eventuali esigenze.

In alternativa, puoi incoraggiare i partecipanti a inviare richieste formali di accessibilità all'evento contemporaneamente alla registrazione o all'acquisto del biglietto. Ad esempio, puoi fornire un file integrato questionario prenotazione eventi e chiedere preferenze per i partecipanti. 

Facendo domande ed essendo disponibile a fornire sistemazioni ragionevoli per l'evento, dimostri alle persone con disabilità che il tuo evento è accessibile e inclusivo.

7. Fornire strumenti di assistenza e dispositivi di mobilità

Rendi risorse come attrezzature per la mobilità, servizi di sottotitoli in tempo reale, ausili tattili e dispositivi di ascolto assistito prontamente disponibili ai tuoi eventi. Prendi in considerazione l'offerta di opzioni come sedie a rotelle, scooter o rampe portatili per il supporto alla mobilità. Strumenti di assistenza visibili e accessibili, tra cui materiali in braille e guide visive, infondono sicurezza nei partecipanti e assicurano che si sentano inclusi. Inoltre, desk di supporto dedicati per le risorse di accessibilità possono semplificare la richiesta e la ricezione di assistenza da parte dei partecipanti quando necessario.

8. Formare il personale dell'evento sulle migliori pratiche di accessibilità

Istruisci il tuo team sui protocolli di accessibilità e sull'etichetta della disabilità per promuovere un ambiente di supporto. Assicurati che il personale segua una formazione che copra la competenza culturale, la comprensione dei diritti della disabilità e il riconoscimento delle varie esigenze di accessibilità. Equipaggia il tuo team per gestire le richieste di routine e le situazioni di emergenza in modo inclusivo, come guidare i partecipanti con disabilità visive o fornire assistenza con dispositivi di mobilità. Gli scenari di role-playing e l'inclusione di esempi di accessibilità del mondo reale nelle sessioni di formazione possono migliorare significativamente la loro capacità di rispondere in modo efficace alle diverse esigenze dei partecipanti. Il personale deve comprendere il significato della cultura della disabilità in relazione a diversi comunità, nonché cosa significhi essere visibile nella propria identità e allo stesso tempo accogliere uno spettro di disabilità.

9. Integrare le tecnologie AI per l'accessibilità degli eventi e gli strumenti adattivi

Sfrutta gli strumenti AI per trasformare l'accessibilità agli eventi. I sottotitoli automatici in tempo reale, la traduzione del linguaggio dei segni e le interfacce a controllo vocale migliorano l'inclusività. L'assistenza personalizzata basata sull'AI migliora la navigazione e l'interazione, creando un'esperienza fluida per i partecipanti con disabilità.

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10. Testare l'accessibilità dal punto di vista del partecipante

Empatizza con il tuo pubblico vivendo l'evento come un partecipante con difficoltà motorie o sensoriali. Prova a muoverti nel luogo utilizzando una sedia a rotelle o altri ausili per la mobilità per identificare potenziali barriere fisiche, come percorsi stretti o superfici irregolari. Siediti in punti diversi nel luogo, comprese le aree designate per le persone con disabilità, per valutare la visuale e la chiarezza audio. Inoltre, testa strumenti di comunicazione come dispositivi di ascolto assistito o servizi di sottotitoli per assicurarti che funzionino senza problemi. Queste azioni aiutano a scoprire barriere nascoste, consentendo una pianificazione più inclusiva e assicurando che l'evento superi gli standard di accessibilità.

III. Vantaggi della moderna tecnologia di accessibilità agli eventi

Strumenti moderni come Timelysoftware di gestione eventi semplificano l'organizzazione di eventi accessibili. Le funzionalità principali includono verificatori di conformità all'accessibilità, interfacce adattive e integrazione fluida con tecnologie assistive. Queste soluzioni rendono l'organizzazione di eventi inclusivi più gestibile ed efficace.

TimelyLe soluzioni di garantiscono l'accessibilità agli eventi tramite funzionalità innovative, aiutando gli organizzatori a soddisfare la conformità ADA per gli eventi e offrendo esperienze eccezionali. Esplora TimelyDichiarazione di accessibilità web e visitare il Timely Help Center per approfondimenti su come organizzare eventi accessibili.

IV. Perché scegliere Timely per l'accessibilità degli eventi?

Timely è leader nelle soluzioni di accessibilità per eventi, offrendo strumenti robusti progettati per soddisfare gli standard più elevati. Riconosciuto come uno dei migliori software di biglietteria da Capterra, Timely offre funzionalità pluripremiate che rendono la pianificazione degli eventi semplice e inclusiva.

I principali vantaggi includono:

• Soluzioni complete: Dai calendari degli eventi al software di biglietteria, TimelyGli strumenti garantiscono la conformità all'accessibilità.
• Caratteristiche innovative: Strumenti basati sull'intelligenza artificiale, come i sottotitoli automatici e le traduzioni in tempo reale, migliorano l'inclusività degli eventi.
• Scelto dagli esperti: Timely è stato nominato leader di categoria nei software per la prenotazione di eventi da GetApp e nominato Front Runner nei software per la gestione di eventi da Software Advice.

Per maggiori informazioni, esplora TimelySoftware per calendario eventi di o leggere il nostro casi di studio per scoprire come abbiamo supportato le organizzazioni in tutto il mondo. Contatti per saperne di più sull'accessibilità degli eventi e su come tu e il tuo pubblico potete trarne vantaggio Timely tecnologia per eventi accessibile.