イベントの完璧なメールリマインダーを書くための7つのヒント

参加者がチケットを購入したり、イベントに登録したら、それで終わりだと思っているなら、もう一度考え直してください。登録は彼らが本当に来たいと思っていることの表れですが、彼らが来られない理由、あるいは単に忘れてしまった理由はたくさんあるかもしれません。信じられないかもしれませんが、イベントのような大きなイベントに熱心に出席したいと人々が忘れてしまうことはよくあることです。イベントの完璧なメールリマインダーを書くための 7 つのヒントを使って、オーディエンスがイベントに出席するようにしてください。

メールリマインダーとは何ですか?

メール リマインダーは、イベント主催者がイベント前に参加者に送信する電子メッセージです。このメールには通常、日付、時間、イベント名、持参するもの、準備方法など、イベントに関する情報が記載されています。単純な方法のように見えるかもしれませんが、多くの参加者にイベントを思い出させ、参加を促すのに役立ちます。

メールリマインダーを書く理由は何ですか?

単に良い習慣として捉えることもできますが、イベントのリマインダーメールを書くことは非常に有利です。実際、視覚的に分かりやすく、適切なタイミングで送信されたシンプルなメールは、参加者がイベントを覚えているのに役立ちます。こうすることで、イベントを見逃す可能性が低くなります。その結果、イベント主催者はより多くの収益を上げ、イベントについてより多くの肯定的なフィードバックを得ることができます。

さらに、イベントのメールリマインダーを書くと、その日のために準備した素晴らしい楽しいプログラムをすべて共有するのに役立ちます。 

通常、イベント主催者は、登録者の出席を確実にするために、戦略的な日付で繰り返し電子メールによるリマインダーを送信します。イベントの 2 週間前、1 週間前、イベント当日の 1 日前など、さまざまな場合があります。頻度と日付は、アプローチによって決まります。

メール リマインダー プランを準備するための優れたヒントとツールをいくつかまとめました。イベントのリマインダー メールの書き方に関する 7 つのヒントについては、引き続きお読みください。

イベントの効果的なメールリマインダーを作成する方法

読者が喜んで受け取る効果的なイベント リマインダー メールを作成するには、いくつかの簡単な手順に従う必要があります。イベントの完璧なメール リマインダーを書くための 7 つのヒントのリストを以下でご覧ください。

1 あなたの聴衆を知っている

事前に聴衆の行動やイベントに期待していることがわかれば、聴衆に簡単にアプローチする方法がわかります。たとえば、プロフェッショナルなカンファレンス イベントを企画している場合、人々はより丁寧に、専門的に話しかけてくることがわかっているので、メール リマインダーでも同じようにすることができます。このヒントは、年齢、ジャンル、好みにも当てはまります。特定の聴衆のコミュニケーション方法を変える可能性があります。注意してください。

2. 注目を集める件名を作成する

件名は、メールを開いたときに最初に目にするものの 1 つです。すぐに注目を集める必要があります。件名は短くてキャッチーなものにしてください。イベントの日付が近づいていることを視聴者に思い出させるために、タイトルに「見逃さないでください」や「日付を保存してください」などの言葉を使用するのも良いヒントです。

3. イベントの詳細を記載する

もう 1 つの良いアイデアは、イベントの開催日時と場所を人々に知らせるために電子メールのリマインダーを使用することです。また、チケットの価格、準備、会場への行き方など、イベントに関するその他の詳細を提供する機会を利用することもできます。 

ウェブサイトにイベント ページへのリンクを追加し、イベントを他の人に共有するよう依頼することを忘れないでください。これらの方法はすべて、より幅広い視聴者を集め、イベントに新しい人々を呼び込むのに役立ちます。

イベント開始前にリマインダーを送信する場合は、適切な口調を使用するようにしてください。これらのメールの受信者は他のことで忙しい可能性が高いため、メッセージは短く親しみやすいものにしてください。

4. 個人的なタッチを加える

今後のイベントについて人々に知らせる場合、個人的なタッチは大いに役立ちます。知らない人へのメール リマインダーを書く場合、親密さを表現するのは難しいかもしれませんが、常に自分流に書き、自分で時間と労力をかけてリマインダーを準備したことを相手に示すことができます。これが次のヒントにつながります。

5. 効果的な行動喚起を使う

また、メールに行動喚起 (CTA) が含まれていることも確認する必要があります。これは、メッセージを読んだ後に次に何をすべきかを人々に伝える必要があることを意味します。言い換えれば、イベント ページに直接移動できるように、クリックできる何かを提供する必要があります。

イベントのリマインダーメールに適した CTA の例をいくつか示します。

• お見逃しなく
• チャンスを逃さないでください
• 最後のチャンス
• 忘れないで
• 必ず返信してください
• チケットを忘れずに購入してください

6. リマインダーをいつ送るか具体的に伝える

イベントのリマインダーメールを受け取った人は、受け取らなかった人よりも頻繁に返信したり、出席したりする傾向があります。そのため、適切なタイミングで送信するようにしてください。リマインダーを送信する最適な日付はアプローチによって異なりますが、ここでは簡単なスケジュールのアイデアを紹介します。

イベントの14日前: チケット情報や残り枚数などのイベント情報やニュース。

イベントの7日前: イベントが近づいていることを知らせるフレンドリーな電子メールリマインダーですが、人々はまだ直前にチケットを購入してイベントに備えることもできます。

イベントの3日前: イベント情報、日時を強調したメールリマインダー。会場までの道順や直前のよくある質問への回答も提供できます。参加者に明確なメッセージを送信して、 「お見逃しなく！」

イベント1日前: イベントが翌日に開催されることを知らせます。次のような言葉を使って見出しに注目を喚起します。 "それが来るの！"

イベント当日: イベントが数時間後に始まることや、交通渋滞やその他の不都合に備える方法を参加者に知らせることができます。

7. リマインダーを校正する

テキストやメッセージをもう一度読み返して、改善できる点を見つけるのは、素晴らしい練習になります。さらに、これはコンテンツ ライターや専門家の間では一般的な練習であり、日常的に取り入れることができます。イベントのリマインダー メールを書いてから 1 時間後、または 1 日後に、冷静な気持ちでもう一度読み返してください。そうすることで、タスクに集中しすぎていて完全に忘れていた、素敵なタッチや詳細を組み込むことができます。

使い方 Timely 自動イベントリマインダーテンプレート

イベントのリマインダーメールの書き方を知りたい人は、多くの場合、すべての参加者に送信できるテンプレートを作成したいと考えています。メールテンプレートを使用すると、スマートになるだけでなく、あらゆるビジネスにとってよりスケーラブルなソリューションも提供されます。

個人的なタッチを加えて視聴者と直接コミュニケーションを取りたい場合でも、各イベントや参加者ごとにリマインダーメールを1つずつ書くのは現実的ではありません。そのため、 イベント管理システム 事前に定義されたテンプレートを使用して、簡単に対象者にアプローチできます。

Timely イベント管理ソフトウェア は、イベントを企画し、思い出に残る体験を創り出すのに最適なツールです。素晴らしいイベントの公開、プロモーション、チケット発行機能に加え、イベントリマインダーメールのワークフローを自動化することもできます。 イベントメールテンプレート または独自に作成します。

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