イベント管理ソフトウェアベンダーの選択: 考慮すべき 7 つのポイント

イベント管理ソフトウェア ベンダーの選択は重要な決定です。これにより、自動化のレベルが向上し、最も重要なこと、つまり素晴らしいイベントの実施と参加者へのシームレスな体験の提供に集中できるようになります。イベント管理ソフトウェア ベンダーの選択において、以下の点が非常に重要です。

1. 製品の適合性 

イベント管理ソフトウェアのサプライヤーを選択する際に最初に考慮する必要があるのは、製品の適合性です。問題点を明確に理解し、その問題点を解決するのに最適なソフトウェア機能を把握する必要があります。

すべての関係者と協議し、必須機能を記載したスプレッドシートを作成すると、ニーズを特定しやすくなります。また、組織で RFP または SOW が必須である場合、このドキュメントは RFP または SOW の作成にも役立ちます。 

イベント管理のニーズがわかれば、適切なベンダーを探すのが簡単になります。まずは、ソフトウェアサプライヤー候補の イベント管理ソフトウェア製品の説明、希望する機能を探します。さらに、 機能リスト、または 製品のデモンストレーション システムがすべてのボックスをチェックしているかどうかを確認します。

これらのリソースが手元にあれば、ベンダーを選択し、誰を候補リストに入れるかを決めるのがはるかに簡単になります。 

2. チームの拡張性 

組織内の複数の人がイベント管理ソフトウェアを使用する場合は、支払いプランに含まれるライセンスの数を確認してください。追加料金を支払わなければならない可能性があるため、プランにサインアップする前に必ず確認してください。多くのソフトウェアプロバイダーは共有を許可していません。 loginチームメンバーと。

2 人以上のチームの場合は、ユーザーあたりの価格が手頃なプラットフォームを探すのが賢明です。一部のイベント管理ソフトウェア ベンダーはライセンスベースで、ユーザーごとに固定のサブスクリプションを請求しますが、イベント ビジネスが拡大するにつれて、この料金は高額になる可能性があります。

チームの規模に柔軟に対応し、自分に合った価格体系で必要に応じて簡単にメンバーを追加できる会社と協力しましょう。

3。 使いやすさ

ツールが使いやすいかどうかを知るには、無料トライアルをリクエストして自分でテストしてください。できれば同じ業界のクライアントのレビューを確認すると役立つかもしれません。

のリクエスト インターフェースのデモ フロントエンドの担当者にとっては、参加者が簡単に導入できるテクノロジーであることが保証されます。

プラットフォームのカスタマイズ性はどの程度ですか? 開発者や Web デザイナーの助けを借りずに、色やロゴの変更、ブランド登録ページのデザイン、見込み客へのメール ニュースレターの送信、カスタム URL の作成が簡単にできるかどうかを確認します。チケット機能は簡単にカスタマイズできますか? リアルタイム データを提供し、収益予測や出席者のチェックインを容易にするインターフェイスを探すことが重要です。

この問題を解決するには Timely イベント管理ソフトウェアワンストップソリューションである当社のイベント管理プラットフォームを利用すると、イベント管理のあらゆる側面を合理化および自動化できるため、次のイベントの成功を実感できます。

イベント企画やプロモーションのどの側面でサポートが必要であっても、 Timely すべてを持っている 機能を使用 イベント事業を成功させるために必要なサポートを提供します。 

4. 安全かつコンプライアンスに準拠

一部の組織では、情報技術のセキュリティと法令遵守も調達時の重要な考慮事項です。 イベント管理ソフトウェア確かに、これらの問題を真剣に受け止めているイベント管理ソフトウェアサプライヤーと協力することで、潜在的なリスクと責任を最小限に抑えることができます。    

通常、大規模な組織や政府機関には、ベンダーの内部ポリシーの完全なレビューを含む内部調達手順が整備されています。一般的なテーマには、ITセキュリティ、世界的なプライバシー法、アクセシビリティなどがあります。その場合は、セキュリティプロトコル、 プライバシーポリシーをご覧ください。、と ウェブアクセシビリティステートメント調達プロセスが簡単になります。

5. トレーニングとサポート

営業担当者と話すときに、どのようなトレーニングやサポートが受けられるか尋ねてください。オンボーディング プロセスはどのようなものですか? プラットフォームをセットアップするときに、どの程度のサポートを受けられますか?

プラットフォームは強力な顧客サポートサービスを提供していますか？ help center またはトレーニング ビデオから始めるのが良いでしょう。追加料金でライブ仮想トレーニングやプライベート レッスンを提供しているかどうかを確認してください。イベント テクノロジーの構成に関してチームからのサポートが限られている場合は、この点に特に注意する必要があります。 

Timely 堅牢性を提供します help center ビデオチュートリアル付き。インターフェースの使い方や設定の基本から始まり、 Timely イベント管理ソフトウェア。イベント マネージャーの達人になるための道のりを案内します。また、ユーザー向けに 1 対 1 のセッションによる高度なトレーニングも提供しています。

6. あなたのビジネスをサポートします

イベント管理プラットフォームが、業種や規模の点でお客様のイベントに似たイベントに関わっている場合、そのプラットフォームがお客様のイベントを担当するのに適していると考えられます。これは、イベント管理ソフトウェアの選択を成功させるためにベンダーを選択する際の重要な基準です。 

自分でリサーチしてみることをお勧めします。例えば、 ケーススタディ, レビューとお客様の声、他の顧客がイベント管理プラットフォームの選択に満足しているかどうかを確認します。

ソフトウェアベンダーの選択プロセスは難しい作業であることは承知しています。幸いなことに、 Timely シンプルで統合された直感的なイベント管理ソフトウェアであるため、この選択が容易になります。

Timely 民間、公共、非営利団体のイベント管理を効率化します。規模に関係なく、イベントの目標達成をお手伝いします。あらゆる種類のイベントに対応します。 イベント市場と産業。 確かに、 Timely 以上の選択肢があります 150,000団体 世界中でイベントを次のレベルに引き上げます。

7. 価格設定と請求オプション

ソフトウェア ベンダーの選択プロセスでは、ビジネスに必要な機能やアドオンに関して、どのような価格オプションが利用可能かを考慮する必要があります。

イベント管理ソフトウェアのベンダーに、使用したい機能、出席者数、または開催するイベントの数に基づいて価格が計算されるかどうかを確認してください。年間を通じて複数のイベントを開催する場合は、年間プランを検討すると良いでしょう。場合によっては、月単位のプランではなく、年間プランにサインアップした方がコスト効率が良いこともあります。

一部のソリューションでは、お客様のビジネスの特定のイベント管理要件に応じてパーソナライズされたエクスペリエンスを提供します。カスタマイズされたパッケージをお探しの場合は、 Timely 企業クライアントにカスタマイズされたイベント管理ソフトウェア ソリューションと価格を提供します。多数のイベントを作成、インポート、宣伝し、イベントをより効率的に管理します。 

適切なイベント管理ソフトウェアベンダー

まとめると、最高のイベント管理ソフトウェア ベンダーとは、ほとんどの要件を満たし、お客様とともに成長でき、使いやすい製品を提供するベンダーです。また、安全でコンプライアンスに準拠し、トレーニングとサポートを提供し、お客様のような企業と連携し、予算内に収まるベンダーです。

Timely は、世界中の 150,000 人以上のイベント クリエイターが選ぶベンダーです。当社の柔軟なイベント管理ソフトウェアは、バーチャル、対面、ハイブリッド イベントなど、あらゆる種類のイベントに最適です。当社のシステムを使用すると、すべてのイベント オファーを美しいイベント リストまたはカレンダーに一元管理し、イベント ランディング ページを簡単にカスタマイズできます。さらに、ニュースレターとして共有したり、ソーシャル メディアに自動的に公開したりすることで、イベントのプロモーションを自動化できます。仲介業者を介さずに、独自の Web サイトから登録を受け付けたり、チケットをオンラインで販売したりすることもできます。

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