イベント計画プロセスの上級ガイド

2022 年 4 月 7 日

読書時間：5分

イベントを計画するのは大変な作業ですが、イベント計画プロセスをいくつかのステップに分割すれば、多くの心配事が軽減されます。従うべきイベント計画プロセスモデルはあるでしょうか? 以下のイベント計画プロセスに関する高度なガイドをチェックして、確認してください。

ステップ1: 目標と目的を決定する

私たちはすべて私たちが欲しいイベントが成功するどのようなイベントであっても、コンサートからカジノナイト、製品発表会、市営プールでの独立記念日のお祝いまで、何でもかまいません。イベントは滞りなく進行する必要があります。

しかし、私たちがまず自問すべき質問は、「成功」を定義するものは何なのか？私たちは何を達成したいのか？ということです。

何を目指しているかがわからなければ、それをつかむのは難しいでしょう。イベントを計画するときに最初にすべきことは、腰を据えて、具体的に何をしようとしているのかを決めることです。市のプールで独立記念日のイベントを開催したいというのは、明らかなことのように思えます。しかし、それを成功させるには何が必要でしょうか。地元の人々が市の指導者に会えるようにすることでしょうか。それとも、2 年間の大規模な修復を経て、市のプールをかつての栄光に戻そうとしているのでしょうか。あるいは、退役軍人を称えたいのでしょうか。

目標はこれらすべて、あるいはそれ以上のものである可能性があります。しかし、「何を」するかを考える前に「なぜ」を決めることが、良いイベントを計画するためには不可欠です。

ステップ2：整理する

イベントプランナーがカラフルなポストイットを見ながら、イベントプランニングのプロセス手順について考えている

ここからが難しい部分です。やりたいことはわかっています。独立記念日のお祝いの目標は、プールの会員数を 25% 増やすことだとしましょう。どうすればその目標を達成できるでしょうか? そのために XNUMX つのもの、つまり人材と資金が必要になります。

イベントの予算は他の誰かから与えられたものである場合もあれば、プールの会員権で利益を得るためにどれだけのお金を費やすことができるかを正確に判断するために損益報告書を作成する必要がある場合もあります。

しかし、あなたを助けてくれる人も必要です。一緒に仕事をするよう任命された同僚や、あなたが選んだ人、あるいは関わりたいと願う地域のボランティアなどです。

誰であっても、それぞれが独自の方法で役立つ人々のチームを構築する必要があります。必要な役割には、プロジェクトマネージャー、会場マネージャー、スケジューラー、クリエイティブデザイナー、マーケティング、スポンサーおよびベンダーコーディネーターなどがあります。チームを編成して初めて、イベントを開始できます。

ステップ3: マーケティングおよびコミュニケーションキャンペーンの開発

イベントプランナーがイベント計画プロセスの一環としてテーブル上でマーケティングキャンペーンを展開している

この作業の大部分はマーケティングおよびクリエイティブチーム (存在する場合) の責任になりますが、このステップでは、独立記念日のイベントについてどのように宣伝するかを検討する必要があります。チラシを使用しますか? 看板を使用しますか? 庭の看板を使用しますか? これらはすべて効果的ですが、誰がデザインし、誰が印刷し、誰が配置しますか? これらはすべて、あなたが答えなければならない質問です。

ブランディングは、特に市営プールではなくビジネスイベントについて話している場合には、大きな意味を持ちます。しかし、重要なのは、すべてのコミュニケーションチャネルで一貫したメッセージを伝えることです。これは、類似のロゴやフォントを意味するかもしれません。スローガンを意味するかもしれません。イベントのテーマを意味するかもしれません。独立記念日のイベントには、ロデオ、開拓者、独立戦争などのテーマがあるかもしれません。それが何であれ、決断を下し、それに固執する必要があります。

ステップ4: プログラムを計画する

何がいつ行われるのか、誰が責任者なのか、すべてを把握する必要があります。これはプロジェクトマネージャーにとって最適な仕事です。独立記念日のイベントは、プールの駐車場で日の出パンケーキブレックファーストから始まるかもしれません。テーブルと椅子を準備するのは誰でしょうか。パンケーキを焼くのは誰でしょうか。ゴミは誰が処理するのでしょうか。その後、新しく改装されたプールを再開するためのセレモニーテープカットが行われるかもしれません。テープカットは誰が行うのでしょうか。マイクは必要でしょうか。電源はどうやって供給するのでしょうか。誰がどこに立つのでしょうか。群衆はどうやって制御するのでしょうか。

イベントのあらゆる部分について、誰がいつ何をするのかを把握する必要があるのです。

ステップ5: スポンサー、ベンダー、講演者の調整

おそらく、その日の後半には、プールの駐車場にフードトラックを出すのでしょうか？あるいは、市長が正面の公園で退役軍人を称える式典を開くのでしょうか？地元のラジオ局が会場で音楽を提供するのでしょうか？地元の企業がこの活動に寄付し、商品を展示するブースを構えるのでしょうか？

イベントを成功させるには、これらすべてを調整する必要があります。

ステップ6: 適切な技術ツールを見つける

Timely は、多くの悩みを解消できるフルサービスのイベント管理ソフトウェアです。 Timely イベントカレンダーソフトウェアを使用すると、イベントを簡単に公開、宣伝、配布できるため、より多くの人々にイベントを知ってもらうことができます。さらに、 Timely イベント予約とイベントチケットソフトウェアを使用すると、Web サイトから直接 RSVP を収集したり、イベントチケットを販売したりできます。

さらに、カスタムドメインとブランド化されたコミュニケーションを使用してこれらすべてを実現できるため、コミュニティイベントは市の Web サイトよりもはるかにプロフェッショナルに見えます。

ステップ7: 計画を実行する

優れたイベント計画プロセスでイベントを成功に導いた女性イベントプランナーが微笑んでいる。

7 月 4 日がやってきました。パンケーキブレックファースト、マラソン、リボンカット、パレード、愛国的な演説者、その他すべてのイベントの時期です。しかし、すべての下準備を行い、イベント計画プロセスのすべての手順を実行したので、イベントは完璧に行われるでしょう。

ステップ8: 評価と記録

それが終わっても、まだ終わりではありません。独立記念日に向けて数か月間計画してきた中で、予算、スポンサー、ボランティア、コミュニケーションなど、コミュニティの運営方法について多くのことを学びました。うまくいったこと、うまくいかなかったことを評価し、その情報を記録する必要があります。そうすれば、次に同じ立場の人がコミュニティイベントを開催するときに、あなたが得た知識をすべてもう一度学ばなくても済みます。

連絡先 Timelyの統合レポートおよび分析ツールを使用すると、イベントの ROI を評価し、将来的により良いイベントを計画できます。

会議をリクエストする今すぐあなたのイベント計画のニーズにお応えします！