ケーススタディ: 健康科学薬科大学 (UHSP)
方法を参照してください Timely セントルイスの University of Health Sciences & Pharmacy (UHSP) のイベント管理を合理化しました。当社のソリューションは、300 の予約可能なスペースと 100 人のアクティブな提出者を管理しながら、毎月 150 件のキャンパス イベントのワークフローとコミュニティ エンゲージメントを強化しました。
クライアントプロファイル
当学校区の 健康科学薬科大学(UHSP)1864 年に設立された UHSP は、ミズーリ州セントルイスにある名門私立大学です。UHSP は、薬学、健康科学、ヘルスケア リーダーシップの分野で成功するキャリアを学生に育ててきた長い歴史を持っています。
学術分野を超えて、UHSPは約 300人以上の主催者が毎月150のイベントを開催シンポジウム、就職フェア、研究会議、教育集会などのイベントには、学生、教員、卒業生、医療専門家が集まります。
大学提供 予約可能なスペースは100以上 これらの活動をサポートするために、教室、図書館、食堂、ジム、実験室、寮が学術的および課外活動の会場として機能します。
UHSPがこのダイナミックなイベント環境をどのように管理しているかを知るために、私たちは ジェシー・ザウアーヴァイン、大学イベントマネージャー。この記事では、UHSPが Timely's 会場管理ソフトウェア ワークフローを合理化し、コラボレーションを強化し、キャンパス全体でのエンゲージメントを最大化します。
ジェシー・ザウアーワイン – UHSP のイベント マエストロについて
課題
以前のシステムが廃止に近づいていたため、UHSP では、キャンパス全体でイベントのスケジュール、教室の割り当て、会場の予約を効率化できる最新のスケーラブルなソリューションを必要としていました。
大学の規模を考慮すると、新しいシステムはユーザーフレンドリーで、多数のイベント スペースを管理し、授業や特別イベントの複雑な定期予約を処理できるものでなければなりませんでした。また、システムは部屋を自動的に利用不可としてマークすることで、スケジュールの競合を防ぐ必要がありました。
大学は、スケジュール管理に加えて、カスタマイズ可能な受付フォーム、手動承認、自動メール通知などを備えた合理化されたワークフローで、全員に情報を提供したいと考えていました。予約プロセス中に AV 機器やケータリングなどのリソースやサービスをリクエストできることも重要でした。
大学の以前のイベントおよび会場システムは統合されておらず、古いシステムには見た目の魅力とユーザーフレンドリーな機能が欠けていました。そのため、教員やスタッフがイベントを提出することが難しく、フィルタリングや検索オプションがないため、参加者がイベントを見つけることも困難でした。
さらに、イベントのニュースレターは手動で作成する必要があり、チケット制のイベントは別のソフトウェアで管理されていました。このばらばらのシステムにより、大学コミュニティ内で混乱が生じ、問い合わせへの対応にかなりの時間がかかっていました。
まとめると、採用する前に Timelyのソフトウェアを導入した後、UHSP はイベントの管理において次のような数多くの課題に直面しました。
「私たちは他の選択肢もいくつか検討しましたが、 Timely 手頃な価格、洗練されたデザイン、ニュースレター、公開カレンダー、ユーザーフレンドリーなイベント提出プロセスと承認ワークフローのシームレスな統合が際立っていました。」
