Trinn-for-trinn-veiledningen for å bygge din universitetsarrangementskalender

Seriøs innsats og ressurser går til å planlegge, planlegge, organisere og administrere universitetsarrangementer. Som om event management var ikke krevende nok, det er også behov for å lage din universitetsarrangementskalender. 

I denne artikkelen skal vi snakke om hvorfor du trenger en universitetsarrangementskalender, hvordan du lager en campus-arrangementliste, og hva du skal gjøre med en når du har den. Vi vil at du skal kunne maksimere potensialet ditt med arrangementskalenderen din, og dette er de velprøvde trinnene for å få deg på rett spor til å ha en mer organisert timeplan, en mer engasjert studentmasse og være mer forberedt på arrangementene når de skje.

1. Hvorfor trenger du en universitetskalender?

Til enhver tid er det så mye som skjer i en utdanningsinstitusjon at arrangementsledelse for skoler, høyskoler og universiteter kan være en egen funksjon i seg selv! Det trenger imidlertid ikke å være det hvis du har én enkelt universitetsarrangementskalender – en unik plattform for studenter, professorer og alle relevante parter for å se etter den mest oppdaterte informasjonen knyttet til hvert arrangement på universitetet, høgskolen , eller avdeling.

1.1. Arrangementsplanlegging

Å ha en universitetskalender kan hjelpe deg med å planlegge ressurser og arenaer for arrangementet uten å planlegge konflikter. Hvis du på forhånd vet hvilke arrangementer som skjer på campus omtrent samtidig som du tenker på å arrangere arrangementet ditt, kan du unngå flere problemer med arrangementsplanlegging langs veien.

Det er så mye mer du kan oppnå med en online katalog over arrangementer. Et kritisk krav til at arrangementet ditt blir en suksess er å sikre at hendelser ikke overlapper hverandre. Og fremfor alt kan du hjelpe elevene med å planlegge og budsjettere tid og penger for arrangementer som er av interesse for dem. 

Dessuten, hvis du allerede har en online begivenhetsliste, kan den hjelpe deg med å forberede neste semesters eller neste års universitetsarrangementskalender. Når du vet nøyaktig når det forrige arrangementet ditt ble planlagt, hvordan det samhandlet med andre arrangementer på arrangementskalenderen, hvor mye planlegging og forberedelser som ble lagt ned i det (inkludert budsjett, oppsett osv.), så er du langt bedre i stand til å planlegge neste begivenhet. Alt er markedsundersøkelser.

1.2. Event Outreach

Oppsøkende er nøkkelen i enhver markedsføringstiltak for arrangementer, og vi vet alle fra hardt tilvinnet erfaring at det første trinnet i oppsøkende virksomhet er å spre ordet. For å kunne spre ordet om et universitetsarrangement, må du ha all relevant informasjon på ett sted som ikke bare er fullstendig utfylt og avgrenset, men du må ha denne informasjonen lett tilgjengelig for studentene dine. Oppsøking er meningsløst hvis markedsføringsmateriellet - i dette tilfellet universitetets arrangementskalender - er vanskelig å finne eller vanskelig å bruke.

Men det er ikke alt! Å lage en begivenhetskalender går langt i å sikre tilstrekkelig oppsøking til det tiltenkte publikummet, noe som igjen vil øke deltakelsen, enten det er for personlige eller virtuelle begivenheter.

1.3. Oppmøte på arrangementet

I tillegg til å effektivt publisere viktige datoer, spesielle arrangementer og fremhevede kurs, kan det å ha en godt bygget og oppdatert universitetskalender hjelpe deg med å øke arrangementsdeltakelse.

Du kan integrere kalenderen din med Timely's arrangementsbestillingssystem, og vet på forhånd hvem som kommer til arrangementet ditt ved å samle påmeldinger eller selge billetter på nett. I tillegg kan du sende tilpassede e-poster og varsler til deltakerne på arrangementet for å minne dem om arrangementet.

1.4. Når som helst, hvor som helst

Så det er lett å se hvorfor det å lage en universitetskalender ville være så nyttig for deg, studentene dine, fakultetet og ansatte, og for alle som er tilknyttet universitetet. Men å lage en hendelseskalender på nettet er enda viktigere - hvis den ikke er på nettet, kan den like gjerne ikke eksistere lenger. 

Faktisk lar en online arrangementskalender studentene spore kommende arrangementer 24/7 og fra hvilken som helst enhet. Det er mye mer praktisk og effektivt enn trykte versjoner.

2. Hvordan lage en universitetsarrangementskalender?

Men hvordan lager du en eventkalender på nett og hva innebærer det? Her er en trinn-for-trinn-guide for hvordan du kan bygge en universitetskalender med Timely'S programvare for hendelseshåndtering.  

Opprette en hendelseskalender online med Timely's hendelseskalenderprogramvare det er lett. Det er en ekstremt enkel og brukervennlig nettbasert applikasjon som ikke krever noen teknisk kunnskap eller ferdigheter. Den er klar til bruk med en gang. Slik kan du gå frem:

2.1. Bygg inn kalenderkode på nettstedet ditt

Alt du trenger for å ha en eventkalender på nettet er muligheten til legge inn en kalenderkode på nettstedet ditt. Det er et enkelt trinn, og vi har gjort det brukervennlig nok til at hjelp utenfra ikke skulle være nødvendig. Noen få klikk og du har laget en universitetskalender! Men hvis du trenger hjelp, kan universitetets IT-avdeling eller Timely's kundesuksessteam kan hjelpe.

2.2. Tilpass kalenderen din

Med en Timely konto, kan du enkelt lage en iøynefallende universitetskalender med begivenheter ved tilpasse kalenderdesignet. Du kan legge til logoen din, endre fonter og fargetema. Du kan til og med legge til universitetets maskot, og øke identitetsfølelsen med studentene og ansatte ytterligere.

2. 3. Legg til et innsendingsskjema for hendelser 

Med vår universitetskalenderprogramvare legger du til en innsendingsskjema for arrangement det er lett. Det vil tillate fellesskapet å sende inn alle typer arrangementer, enten det er personlig, online eller hybrid arrangement. I tillegg kan de sende inn arrangementer som er gratis eller betalte.

All godkjenningsprosessen for innsending av hendelser kan automatiseres. Følgelig kan du spare tid mens du fyller kalenderen med relevante hendelser for publikum.

2.4. Collect RSVPs og selg billetter

Du kan integrere din Timely universitetsarrangementskalender med vår hendelsesregistrering og programvare for billetter til arrangementer løsninger. Dette lar deg samle RSVP og selge billetter direkte fra online-kalenderen uten mellomledd. Derfor kan du enkelt begynne å tjene penger på arrangementene dine uten noen ekstra trinn.

2.5. Administrer brukertillatelser og alle andre aspekter 

Administrer brukertillatelser og alle andre elementer fra én enkelt programvareløsning. På denne måten kan bare de autoriserte brukerne fra hver avdeling legge til arrangementer eller gjøre endringer i universitetets arrangementskalender. 

3. Universitetskalenderen din er nå klar til bruk

Når du er ferdig med å lage din aktivitetskalender, er den klar til bruk. Du kan deretter begynne å opprette eller importere alle typer hendelser og til og med fremheve dem for maksimal synlighet.

3.1. Demo universitetskalender

Ta en titt på vår universitetsarrangementskalender demo for å se hvordan det vil se ut på nettstedet ditt.

3.2. Suksesshistorie

Hvis du er nysgjerrig, kan du sjekke a case study med University of Bristol. Casestudien viser hvordan Timely hjalp universitetet med å relansere onlinekalenderen deres, samtidig som de økte begivenheter, engasjement og oppmøte.

4. Flere hendelsesprogramvareløsninger for utdanningsinstitusjoner

Vi har diverse andre verdifulle programvareløsninger for arrangementer forum høyskoler og universiteter. For eksempel vår programvare for romplanlegging, som lar deg ta bestilling og utleie av lokale online.

Hvis du trenger hjelp til å sette opp kalenderen for universitetsarrangementer, hjelper våre ansatte deg gjerne! Planlegg et bedre arrangement med Time.ly i dag!