Utvalg av leverandør av hendelsesadministrasjonsprogramvare: 7 ting å vurdere

Å velge en programvareleverandør for hendelsesadministrasjon er en viktig beslutning. Det vil hjelpe deg med å oppnå et høyere nivå av automatisering, slik at du kan fokusere på de tingene som betyr mest – å gjennomføre flotte arrangementer og gi en sømløs opplevelse til deltakerne. Det er noen få punkter nedenfor som er ganske viktige i ditt valg av programvareleverandør for arrangementsadministrasjon:

1. Produkttilpasning 

Det første du må vurdere når du velger en programvareleverandør for arrangementsadministrasjon er produkttilpasning. Du må ha en klar forståelse av smertepunktene dine, og hvilke programvarefunksjoner som best vil løse dem.

Å rådføre seg med alle interessentene, og deretter utarbeide et regneark med funksjonene du må ha, kan hjelpe deg med å identifisere behovene dine. Dette dokumentet kan også hjelpe deg med å forberede RFP eller SOW, hvis det er et krav i organisasjonen din. 

Når du vet hva behovene dine for eventadministrasjon er, er det lettere å søke og finne den rette leverandøren. Du kan starte med å gå gjennom dine potensielle programvareleverandører produktbeskrivelse for hendelsesadministrasjonsprogramvare, på jakt etter de ønskede funksjonene. I tillegg kan du be dem om deres funksjonsliste, eller for en produktdemonstrasjon for å bekrefte om systemet sjekker alle boksene dine.

Med disse ressursene for hånden er det mye enklere å velge leverandører og bestemme hvem som skal komme inn på den korte listen din. 

2. Team skalerbarhet 

Hvis du vil at mer enn én person i organisasjonen din skal bruke programvaren for arrangementsadministrasjon, sjekk hvor mange lisenser som er inkludert i betalingsplanene deres. Sørg for at du sjekker dette før du registrerer deg for en plan, da du kan bli tvunget til å betale ekstra. Mange programvareleverandører tillater ikke deling logins med teammedlemmer.

For team på mer enn to er det fornuftig å finne en plattform med rimelige priser per bruker. Noen leverandører av programvare for eventadministrasjon er lisensbaserte og krever et fast abonnement per bruker, noe som kan bli uoverkommelig etter hvert som eventvirksomheten din vokser.

Arbeid med et selskap som er fleksibelt for teamstørrelsen din, og lar deg enkelt legge til medlemmer etter behov med en prisstruktur som gir mening for deg.

3. Brukervennlighet

For å forstå om et verktøy er enkelt å bruke, be om en gratis prøveversjon og test det på egen hånd. Det kan være fordelaktig å sjekke eventuelle kundeanmeldelser, fortrinnsvis i din bransje.

Forespørsel om en demo av grensesnittet for de på front-end, slik at du kan være sikker på at det er en enkel teknologi for deltakerne å ta i bruk.

Hvordan er tilpassbarheten til plattformen? Sjekk om det er enkelt å endre farger, logoer, designe en merkevareregistreringsside, sende nyhetsbrev på e-post til potensielle kunder, lage egendefinerte URL-er uten hjelp fra en utvikler eller webdesigner. Er billettfunksjonen lett å tilpasse? Det er viktig å se etter et grensesnitt som gir sanntidsdata, noe som gjør inntektsprognoser og deltakerinnsjekking enklere.

Løsningen på dette er å bruke Timely programvare for hendelseshåndtering. Som en one-stop-løsning, lar vår arrangementsadministrasjonsplattform deg strømlinjeforme og automatisere alle aspekter av arrangementsadministrasjon, slik at du kan sole deg over suksessen til ditt neste arrangement!

Uansett hvilket aspekt av arrangementsplanlegging eller promotering du trenger hjelp med, Timely vil ha alle egenskaper og støtte du trenger for å gjøre eventvirksomheten din til en suksess. 

4. Sikker og kompatibel

For noen organisasjoner er informasjonsteknologisikkerhet og lovoverholdelse også relevante hensyn ved anskaffelse programvare for hendelseshåndtering. Å jobbe med programvareleverandører for hendelseshåndtering som tar disse problemene på alvor kan selvsagt minimere potensielle risikoer og ansvar.    

Vanligvis har store organisasjoner og offentlige etater interne anskaffelsesprosedyrer på plass, som inkluderer en fullstendig gjennomgang av leverandørers interne retningslinjer. Vanlige temaer inkluderer IT-sikkerhet, globale personvernlover og tilgjengelighet. Hvis det er tilfelle, fokuser på leverandører som har sikkerhetsprotokoller, a personvernreglerOg erklæring om netttilgjengelighet. Det vil gjøre anskaffelsesprosessen din enklere!

5. Opplæring og støtte

Spør om hva slags opplæring og støtte som er tilgjengelig for deg når du snakker med selgeren. Hva er deres onboarding-prosess? Hvor mye støtte vil du få når du setter opp plattformen?

Tilbyr plattformen en sterk kundestøttetjeneste? Sjekker etter en help center eller treningsvideoer kan være et godt sted å begynne. Finn ut om de tilbyr live virtuell trening eller privattimer mot en ekstra kostnad. Hvis du har begrenset hjelp fra teamet ditt til å konfigurere eventteknologien din, må du være spesielt oppmerksom på dette. 

Timely tilbyr en robust help center med videoopplæringer. Det er det grunnleggende å bruke grensesnittet og sette opp Timely Programvare for hendelsesadministrasjon; leder deg gjennom reisen din for å bli en event manager-mester! De tilbyr også avansert opplæring med en-til-en økter for brukere.

6. Støtter virksomhet som din

Hvis event management-plattformen har vært involvert i arrangementer som ligner på din når det gjelder bransjetype og størrelse, så er de sannsynligvis den rette til å håndtere din. Dette er et viktig kriterium for å velge leverandører for å sikre suksess i valg av programvare for arrangementsadministrasjon. 

Vi anbefaler at du gjør din egen forskning. Oppsøk for eksempel case-studier, anmeldelser og attester, for å se om andre kunder er fornøyde med valg av plattform for arrangementsadministrasjon.

Vi forstår at valgprosessen for programvareleverandøren er en vanskelig oppgave. Heldigvis, Timely gjør dette valget enklere ved å være en enkel, integrert og intuitiv hendelsesadministrasjonsprogramvare.

Timely hjelper private, offentlige og ideelle organisasjoner med å administrere arrangementer mer effektivt. Uansett størrelse, kan vi hjelpe deg med å nå dine arrangementsmål. Vi serverer alle slags eventmarkeder og bransjer. Faktisk, Timely er valget av mer enn 150,000 organisasjoner over hele verden for å bringe arrangementene sine til neste nivå.

7. Pris- og faktureringsalternativer

I valgprosessen for programvareleverandøren må du vurdere hvilke prisalternativer som er tilgjengelige når det gjelder funksjoner eller tillegg som kreves for virksomheten din.

Spør leverandøren av programvare for arrangementsadministrasjon om prisene er beregnet basert på funksjoner du vil bruke, antall deltakere eller antall arrangementer du skal være vertskap for. Hvis du arrangerer flere arrangementer i løpet av året, kan det være fordelaktig å se nærmere på en årsplan. Noen ganger kan det være mer kostnadseffektivt å registrere seg for et helt år, i stedet for en månedlig plan.

Noen løsninger tilbyr en personlig opplevelse i henhold til bedriftens spesifikke krav til arrangementsstyring. Hvis du ser etter skreddersydde pakker, Timely tilbyr bedriftskunder tilpassede programvareløsninger og priser for arrangementsadministrasjon. Opprett, importer og promoter mange arrangementer, og administrer arrangementer mer effektivt. 

Riktig programvareleverandør for hendelsesadministrasjon

I sum er den beste programvareleverandøren for hendelsesadministrasjon den som produktet sjekker de fleste boksene dine, kan vokse med deg og er enkel å bruke. . Den som er sikker og kompatibel, tilbyr opplæring og støtte, har jobbet med virksomheter som din, og som passer innenfor budsjettet ditt.

Timely er den valgte leverandøren av mer enn 150,000 XNUMX eventskapere over hele verden. Vår fleksible hendelsesadministrasjonsprogramvare fungerer perfekt med alle slags arrangementer, inkludert virtuelle, personlige og hybride arrangementer. Med systemet vårt kan du sentralisere alle arrangementstilbudene dine til en vakker begivenhetsliste eller kalender, og enkelt tilpasse begivenhetens landingssider. I tillegg kan du automatisere arrangementskampanjen din ved å dele dem som et nyhetsbrev eller publisere dem på sosiale medier automatisk. Du kan også godta registreringer og selge billetter online fra din egen nettside, uten mellomledd.

Kontakt for å lære mer om Timelyeller Prøv gratis!