4 enkle verktøy for museumsarrangementsadministrasjon

Ledelse av museumsarrangementer er vanskelig. Å planlegge en begivenhet på et museum er faktisk en helt annen type oppgave enn å planlegge en begivenhet som en konsert, en middag eller en festival.

Museer, med få unntak, krever at ting styres tett. Det er vanligvis flere sikkerhetsproblemer på et museum enn ved for eksempel et bryllup. Og den typen begivenhet du planlegger er vanligvis for en mer sofistikert deltaker enn på en førsteårsorientering eller en parade. Å arrangere et arrangement på et museum krever at arrangementet må være presist og feilfritt. Det er lite rom for feil. Selv når vi snakker om et barnemuseum, reiser barn ofte med skoler og må holde seg til strenge tidsplaner og krangles tett slik at ingen vandrer bort. 

Men det finnes programmer for håndtering av museumsbegivenheter som vil hjelpe deg å komme deg gjennom disse vanskelighetene og gjøre hele prosessen mye smidigere. Vi har samlet fire museumsprogramvare for arrangementsplanlegging som kan hjelpe arrangementet ditt til å fungere perfekt.

# 1. Trello

Trello er en gratis programvare for prosjektering. Den bruker et veldig brukervennlig grensesnitt for å lage gjøremålslister for én person eller for en hel organisasjon. Tenk deg å starte planleggingen av et arrangement og idédugnad, skrive alt som må gjøres på en lapp, og deretter tildele hver lapp til en person i arrangementsplanleggingskomiteen. Det er det Trello er, men alt er på nettet.

Brukere vil enkelt kunne spore prosjektene som er tildelt dem, flytte dem fra ett ferdigstillelsesstadium til det neste, og se hvordan alle andre i teamet gjør det med oppgavene sine. Prosjektledere kan overvåke hele operasjonen og se når arrangementet samles.

# 2. asana

Asana er en prosjektstyringsprogramvare som er gratis å bruke (for små arrangementer) og lar deg bryte ned prosjekter i underlister og enda dypere i underlister. Det er dashbord som lar deg se hvor mye av hver del av prosjektet som er fullført. Dessuten kan du hele tiden arrangere og omorganisere museumsarrangementene for å sikre at når en ting er gjort, kan den neste begynne. 

Asana bryter ned til personnivå, og viser hver museumsansatt hva deres rolle vil være og hvilke oppgaver de trenger å fullføre når. 

# 3. Klikk opp

ClickUp er et museumsplanleggingsverktøy som er for visuelle elever. Den lar deg lage prosjekter, omtrent som Asana og Trello gjør, men den tilbyr en myriade av forskjellige visninger der du kan analysere oppgavene mens museumsarrangementet ditt nærmer seg. Det er lister, Kanban-visninger, til og med Gantt-diagrammer er tilgjengelige. Selv om de er en premium funksjon for den ellers gratis programvaren. 

Programvaren tilbyr mange visninger, med en chat-funksjon som lar medlemmer av museumsteamet snakke om de individuelle oppgavene mens de gjør hver enkelt. Den har også en Doc-funksjon, som egentlig er en wiki som kan opprettes rundt ethvert spesifikt aspekt av prosjektet. 

Den eneste ulempen er at læringskurven med ClickUp er litt bratt. Men når du først har fått taket på det, kan det hjelpe deg med planleggingen av museumsarrangementet ganske mye.

# 4. Timely

Timely er den perfekte hendelsesadministrasjonsprogramvare for museum og kunstgallerier. Det lar museer og gallerier skape en vakker online hendelseskalender på deres egen nettside. Den automatiserer også flere oppgaver som gjør det enklere å promotere arrangementer på nettet. For eksempel å legge ut arrangementer på sosiale medier og sende nyhetsbrev om kommende arrangementer på en automatisert måte. 

I tillegg Timely programvare for håndtering av museumsbegivenheter lar deg samle svar og selge billetter til arrangementer. Disse kan forhåndsreserveres eller kjøpes i døren. Og det hele holdes i samme regnskapssystem. 

Dessuten kan alt tilpasses for å se ut akkurat som museets merkevare og tonefall. Fra logoen din, merkede farger og fonter, til billetter til arrangementer og e-postvarsler.  

Ved å ha all denne arrangementsteknologien til din disposisjon, vil du garantert imponere lånetakerne og giverne dine. Det vil også gjøre det lettere for dem å delta på arrangementene dine. Til programvare for planlegging av museumsbegivenheter, Timely er et must-have. 

Kontakt for å lære mer om Timelyeller Prøv gratis!