6 Vanlige hendelsesplanleggingsproblemer og løsninger

Eventplanleggingsproblemer er et naturlig resultat av arrangementsplanlegging. Det vil alltid være problemer, noen små og noen store. Spørsmålet er å finne ut hva du kan gjøre for å dempe de store problemene og å jevne ut de små problemene, og til slutt vil du administrere hendelser som en profesjonell. 

Her er noen av de største eventplanleggingsproblemene og løsningene vi har sett ettersom vi har vært i forkant av moderne problemstillinger innen eventledelse. 

#1. Overforbruk er et stort eventplanleggingsproblem: Slik administrerer du det

Å budsjettere for et arrangement du planlegger er kanskje den største utfordringen du kommer til å møte. Det ser ut til at nesten alle arrangementer, bortsett fra de største arrangementene som er planlagt for store profesjonelle samlinger, kommer til å slite med å få pengene de trenger for å gjøre alle tingene de ønsker å gjøre. Det kommer til å bli en konstant kamp å knipe småpenger her, slik at du kan slenge ut litt der. 

Det er mange pengestyringsverktøy du kan bruke for å forhindre problemer med planlegging av arrangementer, men vi anbefaler to ting: For det første anbefaler vi at du har en person i komiteen din - helst en person og minst en eller to assistenter (eller mer avhengig av hvor stort arrangementet er) hvem som ene og alene har ansvaret for budsjettet. De forvalter pengene, de holder vesken, og alle utgifter går gjennom dem.

Den andre metoden vi anbefaler er å bruke en hendelsesadministrasjonsprogramvare som gjør det lettere for deg å akseptere penger fra deltakerne, og for det anbefaler vi Timely's Event Ticketing Software og Event Booking Software. Disse programvareplattformene synkroniseres med alle Timelysin programvare, og de vil ta stresset med billettsalg, registrering, bestilling av spillesteder og å få alle pengene dine der de skal være.

#2. Å ikke holde oversikt over planleggingstidslinjen (og dens endringer) er et problem med arrangementsplanlegging: Her er en løsning

Tidslinjen for begivenhetsplanlegging kommer til å være noe du setter (angivelig i stein) og som for alltid vil fortsette å endre seg ettersom problemer og tidsplanendringer og kriser dukker opp og du setter i gang med å slukke branner. Dette er begivenhetsplanleggingsproblemet: at planleggingstidslinjen aldri er så innfelt som du skulle ønske den var. 

Løsningen på dette er Timely's Event Calendar Software, som er ekspert på å løse problemer i hendelsesadministrasjonsbransjen gjennom rene og brukervennlige grensesnitt som vil flytte prosjektet ditt videre, og møte milepæl etter milepæl etter hvert som du kommer nærmere tidspunktet for arrangementet. Du kan angi kalendervarsler som "Siste dag for registrering!" og "Siste dag for tidlig prissetting!" å oppmuntre folk til å ta hensyn til kalenderen og sørge for at de ikke går glipp av viktige tidsfrister – slik at de ikke blir problemer med planlegging av arrangementer.

#3. Å ikke ha sikkerhetskopiplaner er et eventplanleggingsproblem: Hva du trenger å gjøre for å være forberedt

Enten problemet er at du venter på at et utendørsarrangement skal starte og så plutselig lyner, som sender alle til å søke ly, eller om problemet er at du har bestilt en ballsal som rett og slett ikke er stor nok til å romme alt. deltakerne som registrerte seg kvelden før arrangementet, må du ha backup-planer for å unngå problemer med arrangementsplanlegging. 

Å være forberedt betyr at du har tenkt gjennom enhver beredskap (og du kan være trygg på at det vil være NOE du glemmer) og at du har alternative planer for å imøtekomme endringene. Du kan kanskje ikke gjøre noe med lynet på et utendørsarrangement, men du kan være forberedt med plastponchoer for å holde folk relativt tørre under regnet. Du har kanskje ikke rett størrelse ballsal, men du kunne ha lagt det inn i kontrakten din med hotellet at du har lov til å utvide hvis behovet skulle oppstå.

#4. Å ikke ha profesjonelt personale er et eventplanleggingsproblem: Hvordan får du tak i dem?

Avhengig av hvilken type arrangement du planlegger, kan det ikke være praktisk å ha et profesjonelt personale for arrangementsplanlegging, men det kan være en nødvendighet. Hvis du jobber for et stort selskap som arrangerer arrangementer med jevne mellomrom, kan det godt være et arrangementsplanleggingsteam som gjør dette dag ut og dag inn. Men hvis du ikke gjør det, kan du være trygg på at det er fagfolk innen arrangementsplanlegging som jobber frilans som er tilgjengelige for å sørge for at arrangementet ditt går knirkefritt. 

Tenk på disse menneskene som bryllupsplanleggerne for arrangementet ditt. Du trenger kanskje aldri dem mer enn én gang, men når du trenger dem er de utrolig hjelpsomme med å få ting gjort fordi de vet mer enn deg – de gjør dette hver eneste dag.

#5. Å ikke ha en strukturert programvare for hendelsesadministrasjon er et problem med arrangementsplanlegging: Her er en løsning

Det er mange hendelsesadministrasjonsprogramvare som er utviklet for å gjøre hendelsesplanleggingsproblemer til fortiden. Men det største problemet med de fleste av dem er at de ikke er integrerte og at de bare tilbyr en løsning for ett problem. Det kan være en billettprogramvare - som fungerer veldig bra som en billettprogramvare - men som ikke integreres i kalendersystemet og bestillingssystemet ditt. Å ha en alt-i-ett-programvare for eventadministrasjon er løsningen på dine eventplanleggingsproblemer. (Tips: vi anbefaler Timely.)

#6. Å ikke tenke selv om de små tingene er et eventplanleggingsproblem: Her er hvordan du husker dem

I de tidlige arrangementsplanleggingsmøtene må du få alle i teamet ditt, fra den avtalte profesjonelle arrangementsplanleggeren til den frivillige medarbeideren, til å komme inn i et rom og tenke på alt som må gjøres. Blir det nok bord og stoler? Hvem skal sette opp disse bordene og stolene og hvor lang tid vil det ta? Vil det være tid (og plass) til mininettverksarrangementer mellom øktene? Hvordan skal de tilrettelegges? Hvordan skal alle få maten sin? Hvem skal krangle med underholderne?

Alle disse tingene er essensielle, og det å ha en ekspert på arrangementsplanlegging på laget vil hjelpe deg med å tenke på ting du ikke hadde tenkt på før, men den virkelige nøkkelen er å få alle sammen og snakke gjennom hendelsesplanleggingsproblemene, uten å la stenen stå uvendt. . Skriv alt ned, og tilordne deretter noen til hvert enkelt element. Gjør folk ansvarlige, og følg deretter opp.

konklusjonen

Dette er bare noen av hendelsesplanleggingsproblemene du kan støte på med de aktuelle problemene i arrangementer. Samtidsspørsmål innen event management er et hett tema som hashes gjennom i alle organisasjoner, store som små, og du må sørge for at arrangementet ditt lever opp til de høye standardene som gjestene dine forventer. 

Nå ut til Timely for å lære mer, og prøve Timely gratis!