Kasusstudie: Jewish Federation of Southern Arizona

Oppdag hvordan Timely hjalp den jødiske føderasjonen i Sør-Arizona med å bedre administrere kalenderressursene deres, holde samfunnet informert og engasjert. 

KLIENTPROFIL

De Den jødiske føderasjonen i Sør-Arizona (JFSA) og Jewish Community Foundation i Sør-Arizona (JCF), er to forskjellige organisasjoner som jobber mot lignende mål i byen Tucson, i den amerikanske delstaten Arizona. Det har de vært Timely kunder siden 2019.

JFSA anses å være det jødiske samfunnet i Sør-Arizonas sentrale planleggings-, innkallings-, visjons- og pengeinnsamlingsorganisasjon. De jobber for å møte samfunnets essensielle behov og bidra til å styrke den jødiske livsstilen for nåværende og kommende generasjoner.

På den annen side jobber JCF med en mangfoldig populasjon av individer og familier for å styrke dem til å omfavne saker og organisasjoner de bryr seg om. Ved å gjøre det fremmer JCF vekst i samfunnet og bidrar til å bygge den langsiktige kapasiteten til lokale veldedige byråer.

Begge organisasjonene har det jødiske samfunnet i tankene og gjennomgår for tiden en prosess med å komme sammen og bli én organisasjon. Sammen har de tre sentraliserte kalenderressurser, som alle administreres av Maya Horowitz, direktør for markedsføring, kommunikasjon og arrangementer i den jødiske føderasjonen i Sør-Arizona.

For denne casestudien vil du oppdage hvordan de to jødiske organisasjonene bruker Timely hendelsesadministrasjonsprogramvare for kirker og religiøse organisasjoner for å administrere alle deres kalendere og arrangementer mer effektivt.

UTFORDRINGER

Den første av de tre kalenderne er en ressurs for fagfolk fra jødiske byråer, synagoger og organisasjoner. "Denne kalenderen kalles planleggingskalenderen og inneholder grunnleggende informasjon om kommende arrangementer, så vel som overordnet samfunnsinformasjon, for eksempel ferier, University of Arizona sportsspill og skoleferier", la Maya til.

Planleggingskalenderen brukes til å bestemme tidspunktet for kommende arrangementer og for å lagre datoer for å unngå motstridende hendelser i fellesskapet. "Med tanke på overlappingen i vårt publikum, er det viktig at vi koordinerer", forklarte Maya.

Den andre ressursen er en offentlig annonsert fellesskapskalender som inneholder kommende arrangementer av interesse. Medlemmer av fellesskapet kan referere til denne kalenderen for å finne måter å få kontakt med det jødiske livet på.

Som den siste ressursen kan fellesskapsmedlemmer velge å motta en nyhetsflash-e-post som sendes ukentlig. Den inneholder kommende arrangementer med informasjon om hendelser som skjer i nærheten.

Å måtte administrere tre forskjellige kalendere begynte å bli en vanskelig oppgave for Maya og teamet hennes. Til tross for den betydelige overlappingen i innhold, snakket ikke ressursene deres til hverandre og resulterte i sløsing med personalets tid. Det var også vanskelig å promotere arrangementer fra alle tre kilder. "Denne ineffektiviteten bidro til tap av personaltid og hull i innholdet", sa Maya.

En annen stor utfordring for organisasjonene var innsending av arrangement prosess. JFSA og JCF pleide å motta hendelsesinnleveringer via e-post, noe som betydde mer arbeid for ledelsen. Hvis det var noen feil, eller manglende informasjon, var det organisasjonens ansvar for å rette opp feil og korrespondere med hendelsesavsenderen for å rette det.

Målene deres inkluderte:

LØSNING

RESULTATER

«I vår egen forskning hadde vi bare funnet løsninger der fellesskaps- og nyhetsflash-kalendere kunne synkroniseres. De inkluderte ikke muligheten til å inkludere planleggingskalenderen også. Vi tenkte at vi kanskje måtte ha to separate løsninger.", sa Maya. 

Med det formål å nå alle målene for eventadministrasjon, ba Maya deres nettutvikler om å søke etter en teknologiløsning, og han fant Timely. 

Timelysine løsninger ga det de trengte, og nå krever administrasjonen av tre kalendere minimalt tilsyn. For eksempel daglige administrative kontroller for hendelser overlapper planleggingskalenderen, daglige administrative kontroller for ufullstendige hendelser på fellesskapskalenderen og ukentlig programmering av nyhetsflashen.

Med Timely's Event Management Software for kirker og religiøse organisasjoner, JFSA og JCF event management team overvåker nå bare og bistår innsendere i tilfelle det er konflikter. Innsendere av arrangementer er nå ansvarlige for sitt eget innhold. De kan merke hendelser som «fellesskap», noe som vil muliggjøre synkronisering med fellesskapskalenderen

For å hjelpe samfunnet deres og skape en sømløs opplevelse for brukerne sine, introduserte de jødiske organisasjonene en trinn-for-trinn-veiledning for hvordan de sender inn og bruker kalenderne deres. De tilbyr også opplæring for organisasjoner, byråer og synagoger, som alle fikk innsenderstatus til planleggingskalenderen.

En annen Timely event management-verktøyet som har hjulpet organisasjonene med eventpromotering er det automatiserte ukentlige nyhetsbrevet. Når det gjelder JFSA og JCF, sendes nyhetsbrevet til e-postabonnenter og inneholder alle arrangementene som kommer i løpet av den neste måneden, hentet direkte fra fellesskapskalenderen. "Vi bruker det også som et sponsorfordeler, og legger til en ny sponsorlogo hver uke", fullførte Maya.

I sum, Timely har hjulpet Jewish Federation of Southern Arizona og Jewish Community Foundation of Southern Arizona på flere måter, inkludert:

Jewish Federation of Southern Arizonas fantastiske arrangementskalendere! 

"Før implementering Time.ly, våre kalenderressurser snakket ikke med hverandre, til tross for den betydelige overlappingen i innhold. Denne ineffektiviteten bidro til tap av personaltid og hull i innhold.»

Maya Horowitz, direktør for markedsføring, kommunikasjon og arrangementer ved Jewish Federation of Southern Arizona og Jewish Community Foundation of Southern Arizona, USA