Kasusstudie: Universitetet for helsevitenskap og farmasi (UHSP)

Ocuco Universitetet for helsevitenskap og farmasi (UHSP), grunnlagt i 1864, er en fremtredende privat institusjon i St. Louis, Missouri. UHSP har en lang historie med å forberede studentene på vellykkede karrierer innen farmasi, helsefag og lederskap i helsevesenet.

Utover akademikere er UHSP et dynamisk knutepunkt for ca 300 månedlige arrangementer organisert av over 150 arrangører. Disse arrangementene, inkludert symposier, karrieremesser, forskningskonferanser og utdanningssamlinger, samler studenter, fakulteter, alumner og helsepersonell.

Universitetet tilbyr mer enn 100 ledige plasser for å støtte disse aktivitetene. Klasserom, biblioteker, spisesaler, treningssentre, laboratorier og boliger fungerer som arenaer for akademiske og utenomfaglige arrangementer.

For å lære hvordan UHSP administrerer dette dynamiske arrangementslandskapet, snakket vi med Jessie Sauerwein, University Event Manager. Dette innlegget vil utforske hvordan UHSP bruker Timely's Programvare for administrasjon av lokale å strømlinjeforme arbeidsflyter, forbedre samarbeid og maksimere engasjement på tvers av campus.

Med deres tidligere system nærmer seg avvikling, trengte UHSP en moderne, skalerbar løsning for å strømlinjeforme arrangementsplanlegging, klasseromstildelinger og bestilling av lokale på tvers av campus.

Gitt universitetets størrelse, måtte det nye systemet være brukervennlig og i stand til å administrere en rekke arrangementsplasser og håndtere komplekse, tilbakevendende bestillinger for klasser og spesielle arrangementer. Systemet måtte også forhindre planleggingskonflikter ved automatisk å merke rom som utilgjengelige.

I tillegg til planlegging, ønsket universitetet en strømlinjeformet arbeidsflyt med tilpassbare inntaksskjemaer, manuelle godkjenninger og automatiserte e-postvarsler for å holde alle informert. Muligheten til å etterspørre ressurser og tjenester, som AV-utstyr og catering, under bestillingsprosessen var også viktig.

Universitetets tidligere arrangements- og arenasystemer var ikke integrert, og det gamle systemet manglet visuell appell og brukervennlige funksjoner. Dette gjorde det vanskelig for fakultetet og ansatte å sende inn arrangementer, og for deltakerne å finne dem på grunn av mangel på filtrerings- og søkealternativer.

I tillegg måtte nyhetsbrev lages manuelt, og billettbegivenheter ble administrert gjennom separat programvare. Dette usammenhengende systemet førte til forvirring i universitetssamfunnet og betydelig tid brukt på henvendelser.