Den avanserte veiledningen til arrangementsplanleggingsprosessen

Å planlegge et arrangement kan være en skremmende oppgave, men hvis du bryter arrangementsplanleggingsprosessen ned i trinn, kan det ta mye av bekymringen unna. Er det en prosessmodell for arrangementsplanlegging som skal følges? Sjekk vår avanserte guide til arrangementsplanleggingsprosessen nedenfor og finn ut.

Trinn 1: Bestem mål og mål

Vi ønsker alle våre arrangementer for å lykkes, uansett hva slags arrangement de er. Det kan være alt fra en konsert til en kasinokveld til en produktlansering til en fjerde juli-feiring ved bybassenget. De må gå uten problemer.

Men det første spørsmålet vi må stille oss selv er: hva definerer "suksess"? Hva ønsker vi å oppnå?

Hvis du ikke vet hva du strekker deg etter, vil det være vanskelig å få tak i det. Det første du må gjøre når du planlegger et arrangement, er å sette deg ned og bestemme deg for akkurat hva du prøver å gjøre. Det kan virke innlysende: du ønsker å arrangere et fjerde juli-arrangement ved bybassenget. Men hva trenger du for at det skal bli en suksess? Er poenget at lokalbefolkningen kan møte byens ledere? Eller kanskje du prøver å bringe bybassenget tilbake til sin fordums prakt etter en massiv restaurering på to år? Kanskje du vil hedre veteraner?

Målet kan være alt dette og mye mer. Men å bestemme "hvorfor" før du leter etter "hva" er avgjørende for å planlegge et godt arrangement.

Trinn 2: Bli organisert

Nå kommer den vanskelige delen. Du vet hva du vil gjøre: la oss si at målet ditt for den fjerde juli-feiringen er å øke svømmebassengmedlemskapet med 25 %. Hvordan kommer du til det punktet? Du trenger to ting for å hjelpe deg: mennesker og penger.

Budsjettet for arrangementet kan ha blitt gitt til deg av noen andre, eller du må kanskje gjøre resultatrapporten for å finne ut nøyaktig hvor mye penger som kan brukes for å få overskudd i svømmebassengmedlemskap. 

Men du trenger også folk til å hjelpe deg. De kan være kollegaer som får i oppdrag å jobbe med deg, eller personer du velger selv, eller de kan være frivillige fra samfunnet som ønsker å være involvert. 

Uansett hvem det er, må du bygge et team av mennesker som hver vil være nyttige på sin egen måte. Noen av rollene du kan trenge er prosjektleder, arenaleder, planlegger, kreativ designer, markedsføring, sponsor og leverandørkoordinator, og mer. Det er ikke før du har et team på plass at du kan få i gang et arrangement.

Trinn 3: Utvikle markedsførings- og kommunikasjonskampanje

Mesteparten av dette vil falle på skuldrene til markedsførings- og kreative teamet ditt (hvis du har det), men med dette trinnet må du finne ut hvordan du skal spre ordet om den fjerde juli-arrangementet. Vil du bruke flyers? Reklametavler? Hageskilt? Alle disse tingene er effektive, men hvem skal designe dem, hvem skal trykke dem og hvem skal plassere dem? Dette er alle spørsmål du må svare på. 

Merkevarebygging kommer inn i dette på en stor måte, spesielt hvis vi snakker om forretningsarrangementer og ikke bybassenger. Men poenget er at du vil ha et konsistent budskap på tvers av alle kommunikasjonskanalene dine. Dette kan bety lignende logoer og fonter. Det kan bety slagord. Det kan bety et tema for arrangementet – ditt fjerde juli-arrangement kan ha et rodeotema, et pionertema eller et revolusjonskrigstema. Uansett hva det er, må du ta avgjørelsen og deretter holde deg til den.

Trinn 4: Planlegg programmet

Du må vite alt som skal skje, når det skjer, og hvem som har ansvaret for det. Dette er en flott jobb for din prosjektleder. Din fjerde juli-arrangement kan starte med en pannekakefrokost ved soloppgang på parkeringsplassen ved svømmebassenget – hvem skal sette opp bordene og stolene? Hvem skal lage pannekakene? Hvem skal håndtere søppel? Da kan hendelsen din ha en seremoniell klipping av båndet for å gjenåpne det nyoppussede bassenget – hvem skal klippe båndet? Trenger du en mikrofon og hvordan får den strøm? Hvem skal stå hvor, og hvordan skal mengden kontrolleres?

Du skjønner, med hver eneste bit av arrangementet ditt må du vite hvem som gjør hva når.

Trinn 5: Koordiner sponsorene, leverandørene og foredragsholderne

Kanskje du senere på dagen tar med deg matbiler til svømmebassengets parkeringsplass? Eller skal ordføreren ha en seremoni i parken foran hvor de skal hedre veteraner? Kanskje lokale radiostasjoner vil være på stedet og levere musikk? Kanskje lokale bedrifter vil ha donert til saken og ønsker å ha en stand hvor de kan vise frem produktene sine?

Du må koordinere alt dette for at arrangementet ditt skal bli vellykket.

Trinn 6: Finn de riktige tekniske verktøyene

Timely er en fullservice programvare for hendelsesadministrasjon som kan ta mye av hodepinen unna. Med Timely Programvare for hendelseskalender, publiserer, promoterer og distribuerer du enkelt arrangementer, slik at flere vet om dem. Dessuten med Timely Eventbestilling og Arrangementskorting programvare du kan samle inn svar eller selge arrangementsbilletter direkte fra nettstedet ditt.

Og det kan gjøre alt med et tilpasset domene og merkevarekommunikasjon som vil få lokalbegivenheten din til å se langt mer profesjonell ut enn byens nettsted.

Trinn 7: Utfør på planen

Den fjerde juli har kommet. Det er tid for pannekakefrokost, maraton, båndklipping, paraden, de patriotiske foredragsholderne og alt det andre. Men fordi du har gjort alt beinarbeidet, og har fulgt alle trinnene i arrangementsplanleggingsprosessen, vil det gå feilfritt.

Trinn 8: Evaluer og ta opp

Når det er over, er du ikke ferdig! I løpet av de siste månedene med planlegging av den fjerde juli har du nettopp lært mye om hvordan samfunnet ditt fungerer - om budsjetter og sponsorer og frivillige og kommunikasjon. Du må evaluere hva som gikk riktig, hva som gikk galt, og du må registrere den informasjonen slik at neste gang noen i skoene dine trenger å arrangere et fellesskapsarrangement, slipper de å lære all kunnskapen du har fått på nytt.

Med Timelys integrerte rapporterings- og analyseverktøy, kan du evaluere arrangementets ROI og planlegge bedre arrangementer i fremtiden.

Be om et møte slik at vi kan hjelpe med dine behov for arrangementsplanlegging i dag!